檔案有兩個基本功能，即基於文件和參考。壹般來說，原始文件兼具證明和參考作用，而非原始文件僅具有參考作用，因此歸檔文件應為原始文件。在實際工作中，由於種種原因，沒有原始憑證。在這種特殊情況下，我們應該考慮采取壹定的措施，將具有憑證功能的復印件存檔，並註明原件的去向。
檔案管理系統:
壹、司法所檔案管理由指定人員負責，包括接收、收集、整理和保管。
二、各種文件應準確無誤。案卷卷內和封面內容完整準確，字跡清晰美觀，案卷裝訂規範、統壹、牢固。
第三，文件整理。按規定制定統壹的檔案分類和編號方案。文件的排列和數量符合規定的要求。
第四，文件的整理。鑒定無檔案價值的文件，可報主管領導批準，並可定期清退銷毀。縣(區、市)司法局的文件、簡報等材料要做好歸檔，不用歸檔銷毀。
五、檔案盒、資料櫃和檔案資料放置設備應擺放整齊，以便不同規格分類擺放。
六、倉庫管理。保持倉庫整潔衛生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員應具備良好的司法檔案人員職業道德，嚴格遵守崗位紀律，嚴格執行檔案保密制度，嚴守國家秘密。