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秘書公文的寫作技巧

辦公室每天都會收到各種各樣的公文,數量多,情況多。如何高效處理,直接關系到辦公廳能否發揮好參謀助手和運轉樞紐的作用,關系到黨委和* * *工作能否高效運轉。做好文檔處理工作,要掌握“穩、熟、問、準、快、巧”六字公式。

穩,就是穩,不慌。

公文處理部門作為各類公文的總出入口,經常會遇到重要文件、緊急文件、領導交辦文件和家裏部門找來的文件需要同時處理的情況。要想有序地辦理這些證件,就必須“穩”。保持清醒的頭腦,理清思路,把繁雜的文件分清主次,妥善處理。壹般來說,重要和緊急的文件應該首先處理,然後是緊急但不太重要的文件,然後是重要文件,最後是壹般的常規文件。

熟悉,即熟練而不陌生

要明確黨委工作規則、* * *、領導工作分工和閱文習慣、各部門職能、公文受理範圍和辦理程序,這是正確辦理公文的基礎。收到公文後,先判斷是否在收文範圍內,超出範圍的及時與發文單位對接並退回。其次是判斷是否需要進入公文處理程序,社會培訓邀請之類的壹般不允許作為公文處理。再次,判斷應該采取什麽樣的處理方式。壹些只需領導知曉的通信,要按閱文程序辦理;如果需要執行或決定某些通信,則應按照處理這些通信的程序進行處理。最後,判斷文件該給誰看,該給誰辦理,怎麽給,怎麽轉,避免因誤判而返工。

問,就是多問問題

隨著經濟社會的快速發展,對領導者有許多新情況、新要求。只有不斷加強學習,才能跟上形勢發展的需要,更好地為領導和公眾服務。作為辦公室的負責人,妳應該向妳的下屬了解更多的信息,因為沒有調查,妳就沒有發言權。只有全面掌握了情況,妳才能做出正確的決定。否則,妳胡說八道,對妳的工作沒有指導作用,也有損妳的形象。作為工作人員,要多向領導和其他同事請教經驗和做法。當然,也要積極學習新知識,結合領導的新要求,對現有的程序和做法進行大膽創新。

準確,即準確無誤

準確性是文檔處理的質量要求和生命。壹個會議通知,如果時間、地點或其他要素有誤,會對工作造成很大的被動,對部門造成不好的影響;壹份機密文件,如果發錯範圍,會造成政策傳達不當甚至泄露國家機密,給黨和國家造成損失;壹個請示,如果沒有恰當地結案或者錯誤地向領導匯報,會耽誤工作進度,甚至引起領導之間的誤會。

快,就是快而不拖沓。

壹般來說,文件處理部門是辦公文件入口的第壹個環節,也是出口的最後壹個環節,起著承上啟下的樞紐作用。作為第壹個環節,如果加工慢了,會直接影響後續環節的處理,使扁平件“急”;作為最後壹個環節,如果耽誤了,就會造成公文擁堵,長時間出不去,甚至形成“中梗阻”。因此,作為領導身邊的工作人員,在工作中要更加積極主動,杜絕懶、慢、拖的不良現象,牢固樹立“馬上就辦”的雷厲風行作風。

巧妙,即靈活而不死板

公文處理高度程序化甚至程式化,具有紀律性和嚴肅性的特點。如果按照壹個人壹個想法壹套標準來處理公文,就會導致政令不壹。當然,堅持原則並不排斥靈活性。因為節目是死的,情境是活的,人是掌握節目和情境的統壹體。因此,我們應該使用足夠的程序來適應新的情況,但我們不能用相同的程序來處理不斷變化的新情況。比如有的領導工作很忙,不能把文件放在他辦公室讓他閱批。而是要在下班離開單位前,主動掌握領導活動規律,抓住領導開會的間隙或業余時間找領導簽文件。