檔案從起源到今天,經過了幾千年歷史,但“檔案”壹詞使用的歷史卻並不久遠。
關於“檔案”壹詞，明朝以前還未見到，各朝的稱謂也不相同。商代稱“冊”、周代稱“中”、秦代稱“典籍”、漢魏以後稱“文書”、“文案”、“案牘”、“簿書”等。
根據現有史料，“檔案”壹詞，最早見於清代。現存清代檔案康熙十九年（1680年）的《起居註》中出現了“檔案”壹詞。有關它的文字表達最早見於楊賓所著的《柳邊記略》（約成書於清康熙四十六年）中。該書載：“邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字書於紙者，也呼為牌子、檔子矣。”“檔”字，《康熙字典》解釋為“橫木框檔”，就是木架框格的意思；“案”字，《說文解字》解釋為“幾屬”就是象小桌子壹類的東西。由此引申，又把處理壹樁事件的有關文件叫做壹案，並統稱收存的官方文件為“案”或“案卷”。“檔”和“案”連用，就是存入檔架的案卷，檔案壹詞，歷經三百多年，壹直延續使用，現已成為壹個科學概念，它的定義仍是原義的深化和發展。
國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是有史以來最早產生的文獻之壹，也是現代社會信息的重要門類。
詞源 中國明代以前對檔案的稱呼與文書不加區分，有典、冊、策、中(冊字的省形)、簡牘、文書、簿書、案卷、文案、案牘等稱謂。“檔案”壹詞始見於清代，康熙十九年(1680)《起居註》中記載，康熙帝在披閱秋審眾犯冊時問：“馬哈喇之父與叔皆沒於陣，本人亦有功牌，其罪如何?”大學士奏曰：“部中無檔案， 故控告時部議不準。”大約成書於康熙四十六年的楊賓《柳邊紀略》則對檔案有所解釋：“邊外文字多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。”清入關後改用紙張書寫，但習慣相因，仍將保存起來的文書稱作“檔案”、“檔子”。在其後的律令條例中，對於“文書”和“檔案”的用法，更有較為明確的區分，多處使用“繕寫文書，收貯檔案”，“錄存檔案”，“檔案副本”等等。按漢字本義，“檔”為橫木框格，系指存放東西的閣架；“案”即小桌子壹類的東西，引伸為處理某壹事件的案卷。“檔案”即存入檔架的案卷，沿用至今仍有其形象的和內在的意義，並賦予了新的科學含義。
檔案的外文詞，歐美諸語言均源於希臘文αρχειον和拉丁文archivum，文字和發音都很相近。其原意為行政機關所在地，後指保存公務案卷或其他文件的處所，進而兼指保存在這些地方的檔案。它是壹個多義詞，可解為檔案庫、檔案室、檔案館、檔案等等，因而使用時往往需要加以限定或說明。如俄文архив，在30年代多指檔案館，對檔案則稱архивныйматериал(檔案材料)；近年蘇聯國家標準文件規定以архивныйдокумент(檔案文件)為特指檔案的通用術語。在日文的壹般詞匯中無檔案壹詞，常用ぶんしよ(文書)或こぅぶんしよ(公文書)，日本國家檔案館稱為こぅぶんしよかん(公文書館)；而在漢文日譯時使用とぅぁん(檔案)或とぅし(檔子)。
起源 檔案最早產生於怎樣的歷史背景和什麽歷史時期，歷來眾說紛紜。其中較有代表性的觀點，是階級社會產物說和原始社會產物說，後者又被稱為社會產物論。階級社會產物說的主要見解有兩種：①認為隨著階級的出現和國家的形成，為了管理國家和大規模的生產，進行國與國之間的交往或戰爭，國家需要文字記錄作為管理和交際的工具，因而發明了文字。國家機關利用文字記載和傳達各種事務，於是產生了文書，它被保存起來便形成了檔案。②認為在國家產生之前雖已出現了文字，但在原始社會人們並無保存和利用檔案的社會需要，只有當階級產生和國家形成之後，國家為了進行管理，需要以文字記錄事務和表達統治階級的意誌，才產生了文書並貯存檔案。這兩種見解***同的論點是，都認為文字和國家機關的出現，成為產生檔案必須兼備的條件；不同點主要在於文字產生的時期及其對形成檔案的關系各持異議。原始社會產物說的主要見解也有兩種：①認為國家形成之前，在原始社會後期，隨著生產的發展、社會交往的擴大和文字的發明，人們便開始應用文字記錄，即產生了最早的文書，保存起來則成為檔案。②認為早在原始社會較長的時期內，人類已有利用並保存檔案的需要和可能，在文字發明之前人們即以結繩、刻契等原始的方法記事，這些繩結和刻契就是歷史上最早產生的檔案。兩種見解的***同論點是都認為檔案產生於國家形成之前的原始社會時期；不同點主要在於結繩刻契檔案說認為這些載體已有記錄、憑證等檔案屬性，而文字檔案說則認為繩結刻契不能獨立地比較系統地體現記錄和傳遞的功能，自有文字記錄才首開檔案歷史之先河。
從已知的歷史事實和研究成果來看，檔案並非是自有人類伊始就同時產生的壹種社會現象和物質實體，而是人類社會發展到壹定階段的文明產物。迄今世界各地發現的比較系統地以文字記錄人們實踐活動最早的檔案多屬於國家出現之後的歷史遺物，如中國的甲骨檔案、兩河流域的泥板檔案、埃及的紙草檔案等。但承載諸如甲骨文這樣較為完善的文字系統的檔案，不可能是歷史上最早的檔案。這涉及文字發明和應用於記錄的最早時期，以及與產生檔案的關系，文字發明之前非文字的原始記事形式是否已具有檔案性質及程度如何等問題，尚待進壹步考察和研究。
探索檔案的起源，有助於加深對檔案的性質以及檔案和檔案工作發展規律的了解，因而成為具有學術價值和實際意義的課題。
長期以來，國內外學者對檔案定義有種種不同見解，在有關的法律、法規和標準文件中也有反映。從檔案概念內涵的構成要素而論，基本上分為兩種類型：①限制型。強調具有永久保存價值的，並保存在檔案館等特定場所的歷史文件才是檔案。如國際檔案理事會主持編纂的《檔案術語詞典》(1984)將檔案定義為“由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當的檔案館因其檔案價值，而保存的經過挑選或未經挑選的非現行文件”。②寬舒型。不限定永久保存價值和保存地點等因素，保存在任何地方的、具有壹定保存價值的歷史文件，均為檔案。如《法蘭西***和國檔案法》(1979)規定：“任何自然人或法人，任何國家機關或組織，或任何私人機構或部門，在自身活動中產生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案。”中國鑒於全國擁有各級各類檔案館和大量機關單位檔案室組成的網絡體系，並對檔案實行集中統壹分級管理的體制，因而規定無論保存在機關檔案室或國家檔案館的，還是保存在個人手中的，需要短期、長期或永久保存的各種歷史文件，都屬於檔案。
從檔案概念的屬種關系而論，大致有3種主要模式的檔案定義：①以“歷史記錄”或“原始記錄”為屬概念。如吳寶康主編的《檔案學概論》的表述為“檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄”。②以“文件”為屬概念。如美國謝倫伯格，T.R.著《現代檔案——原則與技術》(1956)的檔案定義為“經鑒定值得永久保存以供查考和研究之用，業已藏入或者業已選出準備藏入某壹檔案機構的任何公私機構的文件”。③以“信息”或“信息資料”、“信息載體”為屬概念。如認為檔案是人類社會實踐活動中直接形成的、貯存備查的有序的信息載體。以“文件”為屬概念的檔案定義在國際範圍內比較通行，從“信息”角度研究檔案定義的趨勢近年來有所發展。1987年《中華人民***和國檔案法》第二條規定：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這壹條款並非壹般的檔案定義，而是明確國家管理檔案的範圍，限定於“對國家和社會有保存價值的”，但它揭示了檔案的本質屬性，具備檔案定義的基本要素，富有檔案定義的理論意義，因而在中國以此為基礎進行表述的檔案定義較為通用。
特點和範圍 ①檔案是由文件轉化而來的歷史記錄。文件被使用和辦理完畢之後，壹部分隨著記述、辦事等現行功能的結束，失去其社會價值而被淘汰；另壹部分由於對日後仍有查考價值，則被選擇保存下來成為檔案。因此，檔案與文件既有聯系又有區別： 文件是檔案的前身， 檔案是文件的歸宿和精華。這也決定了檔案的本質屬性及與其他文獻資料的不同。檔案是原始的歷史記錄，不是事後編寫的材料，檔案以其記錄性和原始性集於壹體的特點區別於壹般的歷史遺物。②檔案是各種機關、 組織和個人在其特定的社會活動中積累而成的文件組合體。其產生與存在，始終淵源於專門的形成單位及其職能活動，並由此構成檔案材料之間的內在聯系。這壹定向積累性和歷史聯系性的特點，使得檔案存在和運動的形態與其他資料有所不同，它要求尊重檔案來源與內容等方面固有的聯系，維護檔案文件體系的歷史面貌，才能有效地發揮檔案信息系統特有的作用。③由於檔案是歷史的原始記錄物，而非復制品，故更具可靠性，並多具有單壹性和稀有性。檔案以其原始和孤本而珍貴的特點區別於其他出版物，其保護和利用也有特殊的要求。④檔案的種類和形式豐富多彩，範圍廣泛(見檔案分類)。壹些歷史悠久、性質或載體比較特殊的檔案，往往與文物、圖書資料等有壹定的轉化關系或部分重合關系，即具有雙重性或幾重性。因此，在博物館、圖書館和檔案館均有所收藏。有的國家對此有法律規定，如《中華人民***和國檔案法》規定： “博物館、圖書館、 紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理。”“檔案館與上述單位應當在檔案的利用方面互相協作。”