總經理助理(Secretary to General Manager)，有的酒店又稱之為行政秘書(Executive Secretary)、行政助理(Administrative Assistant)等，這個職位的含義是什麽呢?根據《現代漢語詞典》對秘書的定義掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員，總經理秘書應是掌管酒店企業文書或者檔案並協助總經理完成日常工作的人員。那麽，在酒店企業中，總經理秘書的工作職責包括哪些具體內容呢?
1、協助總經理起草酒店綜合性的業務報告、工作計劃、備忘錄、規章制度等；
2、參加由總經理組織召開的行政例會(有的酒店也稱之為早會或例會)、財務會議以及其它會議，做好會議記錄，了解各項決定的執行。
3、協助總經理做好日常來訪接待、來函等情況處理，
4、負責總經理的日常電話轉接，盡可能地減少外界對總經理工作不必要的打擾，
5、負責各種會議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發、歸檔、保管等工作；負責酒店內其它部門或者外界報送總經理的各種會議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作；
6、負責酒店介紹信、印章的保管和監督使用,負責與外單位聯系，辦理各類許可證件和歸檔保管工作；
7、負責搞好總經理的日常工作安排，如會議、工作約會、宴請等；
8、負責總經理辦公室設備保管、維護正常運行等：
負責總經理出差前以及出差後的工作處理(借款、日程安排、酒店預定、車輛接送、禮品準備、電話聯系、車旅費報銷等)；
9、完成總經理臨時交給的其它工作。
總經理助理工作職責，需要具備的知識、技能和素質
1、應具備較高的文化程度，因為良好的教育背景使人在看待問題、處理問題時會更加理性和全面，同時具有較強的學習新知識的能力；
熟悉酒店各部門及其運作程序，掌握酒店的各項規章制度
2、對酒店的經營(如客房數量、房價、餐廳營業時間和電腦信息系統等)以及軟件(酒店的目標、經營思想、服務理念等)情況要了如指掌，以便更好地協助總經理完成各部門的協調管理以及對外聯絡溝通的工作，使工作更有效率；
3、熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動化設備，如計算機、打印機、傳真機、復印機等；
4、具備較強的對內、對外的溝通能力，使總經理的各項指示、計劃、意願得以貫徹和執行；
5、能嚴守機密、克盡職守、吃苦耐勞，具有團隊精神，忠實於自己所服務的組織，與各部門的管理人員以及酒店相關的企業、團體和政府職能部門保持良好的合作關系
6、總經理助理的工作任務非常繁多而且要求細節化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低壹些，就不僅會影響自己的秘書工作，而且會影響總經理的工作，甚至影響酒店企業的形象與運營等等。那麽如何做好總經理秘書的工作並提高其效率呢?專家指出有五種方法，值得借鑒：
工作標準化，即把工作慣例化或日常化。也就是說，如果沒有特殊情況，盡量在每個工作日的同壹時間段內，做同樣或同樣性質的工作。如果秘書能把自己更多的工作任務標準化，就能在有限的時間內完成更多的工作，或者有更多的剩余時間完成其它臨時性工作。
7、重新分配工作。如緊急和重要的工作，先辦理緊急的事情；重要和不緊急的工作，先做重要的工作；不重要和不緊急的工作，可以另找時間做，或者找他人做；自己不擅長的工作，而且該工作也不保密，可以與別人交換工作來做等。