撰寫公文通常有兩條最基本的要求：“上要著天，下要著地”。著天就是知上曉上；著地就是掌握信息、立足現實。公文重在實用，鮮明的實用性是公文首要和最本質的特點，也是公文的出發點和歸宿。因此，公文寫作之前，必須掌握大量的信息材料，經過鑒別、篩選、分析、綜合，將相關的材料轉化為公文的內容。在撰寫公文時，並不像不會寫作文的小學生，胡編亂寫，不是沒得寫就瞎編或者不寫，而是“奉命作文，代人立言”，不管妳有沒有準備，有沒有什麽感想，都必須按時交出所布置的公文任務。而這樣的話，如果沒有平時的積累，那麽，在遇到緊急情況時，恐怕就會誤了重要的事情。俗話說“巧婦難為無米之炊”，再巧的農婦也做不出沒有米的飯。撰寫公文也是如此，在平時必須註意積累相關資料。
1.素材的積累。公文寫作離不開素材，資料是否齊全，是否有用，關系到公文能否完成得出色。材料是進行分析的起點。徐霞客在寫遊記時，進行了長距離的跋涉，去搜集資料，他走過19個省，為了親自了解真相，進行了長期的地理考察活動，最後完成了200
多萬字的遊記，很多都是通過親自體驗搜集的材料整理而成的。寫自己單位的材料、上報信息，也要有這樣的精神，要長期積累和充分占有單位工作、活動情況等素材。
積累公文寫作材料，要從小處做起，養成善於觀察與思考的習慣，多參加會議，多閱讀上級的重要文件和領導講話，充分把握上級的相關要求，多閱讀報紙、雜誌，及時了解國家相關政策與方針，多看新聞，掌握國內外熱點消息，關註群眾的心聲，並且將自己的所見、所聞、所讀、所感都記錄下來，形成文字材料。可以準備專門的本子，在平時將妳認為有用的資料抄寫或剪輯下來，貼到或記到本子上。日積月累並且反復運用，妳的小倉庫就會積攢了越來越多的“下鍋米”啦！
2.思想的積累。思想，就是指客觀存在反映於人的意識中經過思維活動而產生的結果。對於公文材料而言，思想是靈魂。大家就需要通過閱讀文件、參加會議、參觀考察、深入調查研究、親臨現場等多種渠道，去捕捉那瞬間閃現的新想法、新見解，及時記錄下來。在看書讀報時，對重要的、好的文章要進行認真思考和分析，它好在什麽地方？怎樣立意？怎樣布局謀篇？怎樣開頭和結尾？有哪些不足？假如換我來寫篇文章又會是怎樣？這樣壹對照思考，自己也就慢慢有提高，自己的思想倉庫也會越來越“滿”！
3．語言的積累。我們都應該知道，公文寫作中非常重視語言的積累提煉。平時要從大量報紙刊物、網絡和其他材料的閱讀中提煉出壹些膾炙人口的名言警句和生動活潑的俗語，以及現代社會的壹些新鮮詞匯，並且運用到公文中，這樣便會為我們的公文增加壹些畫龍點睛似的亮色。當然，在面對不同對象時，加入的語言是不壹樣的。撰寫不同類型的講話稿，面對群眾（口語化）和面對高層人士（不落俗套）要有所區別。有時候，經典的語言並不是所有人都能聽懂的，要特別註意宣講的場合和對象，長期積累這些細節並分對象熟練運用語言文字。
二是學會“模仿秀”
模仿的意思是指有意無意的學習他人的言行，使自己的言行與對方相似。古人常說，熟讀唐詩三百首，不會作詩也會吟。巴金曾說過，讀多了，讀熟了，常常可以順口背出來，也就慢慢體會了它們的好處，也就慢慢摸到文章的調子和作法了。著名作家茅盾也認為“模仿是學習的最初形式”。我們小時候學習寫字，有專門的字帖，畫畫中也有“臨摹”壹詞，同樣的，在公文中，初期也是需要經常模仿和參考。
要提高公文寫作能力，應有意識地選讀壹些範文，以作借鑒。只有讀多了，讀熟了，也就能慢慢地摸到文章的調子和作法了。如，總結、報告、匯報材料的開頭，通常會用到“在×××的正確領導下”，“在×××的大力支持下”，“在×××的親自過問下”；在總結成績時，通常都會用，“取得良好的成效，得到幹部群眾擁護和歡迎”，或者是“各項工作呈現良好態勢”等等進行歸納；以領導為主角的新聞報道，通常會有“×××領導親自到會並發表重要講話”，“×××領導不辭辛苦（根據天氣變化可相應改為“冒著大雨”、“冒著嚴寒”、“頂著烈日”等）走訪和慰問了×××”等語句；在分析問題時，壹般都會用“在認真總結工作的同時，我們要清醒地看到，仍然存在壹些突出的矛盾和問題”必用此語來增強危機感，類似的語句還有：“機遇與挑戰並存，壓力與困難同在”；在結尾通常都會“以更加昂揚的鬥誌、更加飽滿的熱情、更加務實的作風和更加勤奮的工作，推進財政各項工作再上新臺階”來鼓舞士氣，增強信心。但我們也應認識到，讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營養，經消化後成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，依葫蘆畫瓢。
回想我自己寫東西的經歷，有時候……也有時候寫好後給領導看了，領導說還挺不錯的，挺像個樣子的。於是，我發現，原來“模仿”也是那麽重要的。只有先學會模仿，有所創新，充實新的內容，當然這樣的模仿並不是生搬硬套，而要靈活運用，所以說，“模仿”並不是件丟臉的事情，而是最開始的時候提高寫作水平的有效途徑。
三是勤練“手中筆”
清人唐彪在《讀書作文譜》壹書中說：“諺雲讀書十篇不如作壹篇”, “學人只喜多讀文章,不喜多做文章;不知多讀乃藉人之功夫，多做乃切實求己功夫；其益相去遠矣。人之不樂多做者，大抵因艱難費力之故；不知艱難費力者，由於手筆不熟也。若荒疏之後作文艱難，每日壹篇半篇亦無不可；漸演至熟，自然易矣”。文章非天成，妙手靠實踐，人們也常說“拳要打、字要寫”、“文貴於精，精在於練”， 天道酬勤，勤能補拙，熟能生巧。這些話很有道理，所以我們不僅要多讀,更要苦練,任何好文章都離不了苦練。文稿的寫作才能、技巧，也是從刻苦實踐中鍛煉出來的，只有多寫常練,堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。
當然，練習公文寫作是有壹個過程的，不可能壹蹴而就的。工作中，常常聽到壹些人說；“我們想是想寫，就是不知道從何寫起”。筆者認為，不妨從整理會議記錄、情況反映做起，做到勤寫、多寫、長期寫。
在大量閱讀、積極模仿的基礎上，我們可以經常試著向上級的報刊雜誌、網站投稿，發表壹些“豆腐塊”、“火柴盒”，我們不要小看了“豆腐塊”、“火柴盒”，它雖小但卻可以起到練筆的作用，堅持下去，會發現自己的寫作水平的提高。
此外，還可以多擬壹點通知、大事記、會議紀要、請示、報告等相對來說內容單壹、結構簡單、篇幅短小的文體做起，逐步向實施方案、工作規劃、工作匯報、工作總結等相對重大的文體拓展，也可以先從辦法、規定、條例等相對來說規範性較強、模式化程度較高的文體學起，逐步向領導講話、調查報告、經驗材料等非規範化、模式化的文體拓展，也可以先從自己熟悉的領域寫起，逐步向其他領域拓展，這樣可以發揮自己知識和業務方面的優勢，增強寫作信心。
有道是：“常看胸中有本，常寫筆下生花”。通過練筆可以鍛煉我們的思維能力，開闊知識面，只要堅持勤於練筆，不怕失敗善於總結經驗教訓，自己就會慢慢“入門”，寫作水平就壹定能在“日不見長”中逐漸得到提高。
四是細搭“骨頭架”
常言：“道得人人意中語，千回百折費尋思”，在寫文章之前，必須靜觀默察，爛熟於心，凝神結想，深思熟慮，只有這樣才能把思想、材料變成系統的語言，把系統的語言變成書面文字，尤其是要從結構入手，謀篇布局、理好思路，搭好架子，就像大廈的鋼構，壹二三四，然後填內容、潤語言。
寫文章必須要提高謀篇布局的能力，更重要的是要認真鍛煉思路，加強思維活動的邏輯性、條理性的訓練。毛澤東曾說：“寫文章要講邏輯，就是要註意整篇文章、整篇講話的結構，開頭、中間、尾巴要有壹種關系，要有壹種內在聯系，不要互相沖突。”只有對內容經過精心思考，對文章的謀篇布局做到胸有成竹，再動筆寫作，才能寫出結構嚴謹，邏輯性、條理性強的文章。要列好提綱，或打腹稿。前面有哪些問題，後面就有對應的解決辦法，要前後呼應。要寫總結，那麽壹般必須要對經驗進行壹二三四的匯總，再合理的凝練提升。
搭好架子是起草公文的壹道重要工序。按提綱寫稿子，有許多好處：可以幫妳組織材料；可以使妳想問題更周到；免得壹面寫壹面想，寫時吃力不討好。列提綱，壹定要在掌握領導意圖的基礎上進行。提綱列的越細致越好，不要光列大題目，還要列小題目，就連每個小題目裏各寫幾層意思，哪壹層意思放在哪壹個題目裏面，也要考慮清楚。
比較簡短的公文，可以不列提綱，但壹定要打好腹稿。打腹稿，雖然不壹定形成文字，但對文稿的謀篇布局也要想明白。有了好的提綱或好的腹稿，文章等於完成了壹半，起草公文就會得心應手。
五是經常“拆東道”
拆東道是永修俗話，就是了解掌握實際情況，然後可以做到百戰不殆。學習公文寫作，需要根據行文意圖去琢磨下筆的具體方向、材料的寫作目的，需要達到的效果，尤其是要辨析好文體，準確使用公文文種，正確辦文擬稿，這也是掌握公文寫作的重要途徑。
怎樣辨識運用的文種呢？首先能夠區分行文的方向，依據隸屬關系來確定適用文種。例如，“請示”和“函”都有請求批準的功能，但由於行文方向不同，則要使用不同的文種。向具有隸屬關系的上級機關行文，應該用“請示”；向無隸屬關系的機關行文，應該用“函”。如，關於購置**設備的請示，**公司關於申請專項資金情況承諾的函。其次能夠區分公文功能的相同點和相異點，依據公文的具體事由來確定適用文種。例如我們常使用的“通知”文體，在向下印發、告知某些事項和要求時，我們多使用它。而“函”則是上行、下行和平行都可以運用。如果是我局向省政府報告情況、說明困難，那就只能使用函，不能使用請示文體。只有下級機關才能向上級機關使用請示或報告。
關於報告與請示，我們必須拿出來說壹說。報告與請示兩種文件，因為同是上行文，人們往往分辯不清，在工作中常常混用、錯用。我們通過比較，是完全可以將兩者區別開來，區別是：第壹，從性質上看，報告是陳述性公文，是閱件；請示卻是請求性公文，是批件、辦件；第二，從內容上看，報告是匯報工作、反映情況、提出建議和答復上級詢問用的，不能寫請示事項；請示重在請求，要寫清請示事項，壹事壹請，每個請示只寫壹個請示事項，要求上級批復。第三，從時限上看，報告是事後說明，請求是事前陳文，請示的發出機關，要等上級批復之後才能把請示事項付諸實施，決不能“先斬後奏”。如，關於2011年土地收入情況分析報告，關於要求解決我縣某鎮集鎮建設資金缺口的請示，這樣壹比較，請示與報告的不同也就壹目了然了。
六是雞蛋裏“挑骨頭”。“雞蛋裏挑骨頭”比喻故意挑毛病，壹般用在報復別人時，故意挑對方的毛病。而在這公文寫作中，蛋裏“挑骨頭”是必不可少的，它可以使公文更加完善。所謂公文，都是“三分寫，七分改”。多修改自己的文章，使其更加全面，更加完美，也是壹種責任心強的體現，更是提高寫作能力的壹個重要環節。
列寧寫文章時，向來喜歡把稿紙折成兩半壹半起草，壹半修改，再看時，發現什麽不足，想到什麽，便立刻記在右邊。如此反復修改，文章就很難不完美了。曹雪芹撰寫《紅樓夢》也是“增刪五次，披閱十載”，可以說勤改、善改是名篇佳作凝聚在誕生之前，也是許多偉人的寫作利器。