本標準采用下列定義
3.1 檔案
國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻。[DA/T1中1.1]
3.2 檔案主題
檔案具體記述的對象或問題。
3.3 主題詞
又稱敘詞（即正式主題詞）。標引與檢索檔案時，主題詞表中規定用於表達檔案主題的詞語。
3.4 非正式主題詞
又稱非敘詞。是正式主題詞的同義詞或準同義詞，主題詞表中收錄但規定不能作檔案標識，只起指引作用的詞語。
3.5 檔案主題詞表
由反映檔案內容的主題詞及其詞間關系組成的規範化詞典，是將檔案、標引人員或用戶的自然語言轉換成規範化語言的壹種術語控制工具。
3.6 主題標引
對檔案給予主題詞標識的過程。[DA/T1中5.6.2]
3.7 主題標引深度
指賦予壹個標引對象主題詞數量的多少。
4、主題分析
主題分析是主題標引的基礎，通過對檔案的內容特征進行分析，準確提煉和選定主題概念。
4.1 審讀檔案
通過審讀檔案，了解和判斷檔案所反映的中心內容和其它主題因素。
4.1.1 閱讀題名
文件和案卷的題名是對檔案內容的概括。在題名準確反映檔案中心內容的情況下，閱讀題名是分析、提煉主題的壹條捷徑，但題名不能作為提煉主題概念唯壹的依據。
4.1.2 瀏覽全文
在檔案無題名或題名不能全面、準確地反映檔案主題時應瀏覽全文。瀏覽全文應註重了解題名未能反映的主題和深層次主題，發掘隱含主題。瀏覽全文重點是閱讀全文的開頭、結束語、段落題名，必要時閱讀批語、摘要、簡介、目次、圖表、備考表等內容。
4.2 主題類型
主題的類型可以分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復合主題（即多元主題），多主題則由幾個單主題組成。
4.3 主題結構
任何主題都是由壹定的主題因素構成的。構成主題的因素壹般可以分解為：主體因素、通用因素、位置因素、時間因素、文種因素。
4.4 主題概念的選定
在審讀檔案題名或全文的基礎上，提煉選定出壹個或若幹個表達檔案主題的自然語言主題概念。選定主題概念的原則是：
a）選定的主題概念應是檔案中論述的問題；
b）選定的主題概念應具有實際檢索意義；
c）選定的主題概念應能全面、準確地表達檔案主題。
5、選詞標引
造詞標引是對檔案主題分析出的概念給予主題詞標識的過程。
5.1 在主題分析中選出的主題概念， 應轉化成檔案主題詞表中的主題詞（正式主題詞）進行標引，書寫形式應與詞表中的詞表中的詞形相壹致。非正式主題詞不能作為標引詞使用。
5.2 標引詞應選用檔案主題詞表中與檔案主題概念直接相對應的、專指的主題詞。
5.3 當詞表中沒有與檔案主題概念直接相對應的專指主題詞時，應選用兩個或兩個以上的主題詞進行組配標引。
5.3.1 組配應是概念組配。概念組配包括以下兩種類型：
a）交叉組配，即同級詞組配。 指用兩個或兩個以上具有概念交叉關系的同級主題詞組配表達其相應的下位概念。
b）方面組配，即限定組配。指由壹個表示事物的主題詞， 與另外壹個或幾個表示事物某個屬性或某個方面的主題詞組配表達相應的下位概念。
5.3.2 組配標引時，優先考慮交叉組配，然後考慮方面組配。
5.3.3 應選用與檔案主題概念關系最密切、 最臨近的主題詞進行組配，不能越級組配，即不能用其上位或下位主題詞組配。
5.3.4 組配結果所表達的概念應清楚、確切， 只能表達壹個主題概念。
5.3.5 為避免多主題虛假組配造成誤檢， 可以加聯系符號區分每個問題。其做法是：在主題詞後用數字1.2.3.……表示分組符號，數字相同的主題詞是壹組相關聯的組配概念。數字中的“0”， 稱作***同聯號，表示該主題詞可以和該檔案中標引的任何壹個主題詞進行組配。