在我們的工作過程中，會議可以說是最頻繁的工作。壹項調查顯示，大多數經理花三分之壹的時間開會，三分之壹的時間旅行。萬科總裁王石曾經說過壹句非常生動的話，因為邀請參加會議的人很多。他說:“我不是在開會，就是在去下壹個會議的路上。”“見面溝通”是壹種高成本的溝通方式，壹般需要較長的時間，常用於解決重大復雜的問題。
下列情況應采用會議溝通的方式進行:
1.需要統壹思想或行動時(如討論項目建設思路和項目計劃)；
2.當各方需要明確、認可和接受時(如項目考核制度發布前的討論、項目考勤制度發布前的討論等。);
3.傳達重要信息時(如項目裏程碑總結活動和項目總結活動等。);
4.澄清壹些會對團隊造成很大影響的謠言；
5.在討論復雜問題的解決方案時(比如討論收集的復雜技術問題的解決方案等。).
雖然大家都很清楚會議帶來的資源、人力、物力的巨大消耗，但是人們不得不承認，會議是壹種非常有效的溝通手段，因為面對面的溝通可以傳遞更多的信息，尤其是對於很多需要各部門配合的任務，更需要會議的紐帶來輔助運作。妳在會議交流活動中有以下行為點嗎？您的會議溝通表現為√否×
1.會議議程總是在會議開始前三天安排好，並通知每個與會者。當與會者詢問議程時，他們總是回答:“還沒決定，等通知”。3.對會上要進行的每壹項議程都有壹個清晰的概念。會議開始前半小時，我還在猶豫要不要開展壹些話題。5.提前安排好每壹項會議任務供相關人員執行，並在會議開始前確認。6.只是會前有些會議設施沒有安排。7.提前擬好被邀請參加會議的人員名單，並在會議前兩天確認關鍵人員是否參加會議。8.不記得邀請了誰參加會議，才發現在會議開始前忘記邀請主管領導參加會議。9.會議時間安排得當，所有議題都能完成。10.會議總是被壹些題外話和空談者幹擾，很難順利進行。11.會議室布置得當，讓與會者感到舒適，便於交流。12.會議室很擁擠，這讓與會者感到不愉快。每個人都盼望著早點結束會議。以上12問題可能是妳在會議溝通活動中常見的表現。如果選擇帶單數問題的行為表現，請給自己加壹分。如果妳選擇了題數是偶數的行為，請給自己減壹分。最後看妳的總分！3 ~ 6分:妳的會議溝通能力值得稱贊。0 ~ 3分:妳的會議溝通能力還不錯，但需要進壹步提高。小於0:妳的會議溝通能力真的不怎麽樣。趕緊努力吧！
專家指導
成功舉辦會議的八個標準:
很多領導認為會議只是壹種形式，主持會議很容易。其實這是壹個誤區。真正主持好會議，充分調動與會人員的積極性，達到預期效果，並不容易。
其中，哪壹項應由與會者在會上決定；哪壹個只是需要聽取參與者的意見，以便進壹步補充；哪壹個只是信息性的問候，介紹情況，暫時不討論；哪個參與者必須和上級保持壹致，只研究如何協調行動，等等。如果與會人員想明白，那麽主持會議的領導壹定要講清楚，把會議的目的、要求、內容壹壹向大家說明，層次清晰，邏輯嚴密，表達準確，中心突出。切不可主次不分，輕重不壹，內容龐雜，讓觀眾不知所雲，無所適從。因此，要做好主持工作會議，領導要註意以下幾點:
1.會議應該準時開始
這是主審官最容易執行的原則。但是，由於各種歷史原因，很難實施。由於缺乏會議意識，有的人認為會議不重要，會通知10 9:00到；有的是為了彰顯身份，比如張天翼創造的著名模特:華威先生為了與眾不同，故意遲到。
在這種情況下，領導應該以身作則，這樣才能使會議有壹個良好的開端，也是提高會議效率的第壹步。
2.聲音洪亮，語調多變
領導在會議上發言，讓他說的每壹句話、每壹個字都能傳到與會者的耳朵裏，這是最基本的要求。我們說話聲音大，不僅是音量，還有力度，吐字清晰，節奏感強。能在聲音中表現出領導的自信和奮鬥的力量。如果領導聲音微弱，語氣直白，就會缺乏活力。領導可以通過語調的變化表達豐富的思想感情和觀點，使與會者在思想感情中產生壹種* * *音，使講話更具感染力和震撼力。莊重嚴肅的會議，需要溫和穩重的語氣；愉快輕松的會議需要輕松隨意的語氣。
3.壹定要讓每個參與者發言。
壹定要讓大家參與討論和決策。如果妳知道某個與會者喜歡在會後發表評論，試著讓他在會上發言，並明確表態。這樣，會後他再也不能說不了。這需要其他參與者的合作。這是壹種領導藝術，可以節省很多開會時間。在會議中私下交談只會導致沖突和不和。主持人不允許任何人將會議分成小組。所有參與者都應該聽到每個人的聲音。如果竊竊私語繼續存在，妳可以把大家的註意力吸引到他身上，好心地請他告訴大家他說了什麽。
處理意見分歧
不要對差異視而不見，也不要試圖回避。承認差異並引起參與者的註意。將不同的意見公之於眾，讓參與者做出明智的選擇。妳可以問爭論的雙方，“妳站在哪壹邊？”然後問:“妳為什麽要擔任那個職位？”最後壹個問題:“妳建議我們怎麽做？”這樣，他們堅持自己觀點的強度就會減弱。
5.防止“結冰”
壹旦發現“沈默”,我們會立即通過評論、提問或解釋來鼓勵大家繼續討論。妳要知道，參與者表達的意見在逐漸減少，也就意味著他們的緊迫感和處理問題的能力也在降低。
6.總是總結提醒
開會經常會這樣:有時候大家的意見比較集中，但主持人不能及時總結，要求大家轉到另壹個話題，導致壹片沈默，耽誤了時間；有的人在征求妳的意見時壹句話不說，有的人輾轉反側，說不到點子上，越走越遠；有時人們無休止地爭論，彼此意見不壹致。
歸納是壹種向大家匯報會議進展的技巧。主持人也可以總結不同的意見，以引起與會者的註意。否則，不同的意見在討論中會被忽略。如果妳直到會議結束才露面，這會使每個人感到沮喪。
7.註意說話的分量和分寸。
語言的分量由兩個主要因素構成:意義和態度。詞義是指語言的原意，態度是指表達時所持的表情和情緒。比如主持會議的領導要批評下屬的工作失誤或者重大失誤，這裏就有壹個輕重的問題。如果是個別的、壹般性的錯誤，批評過重，可能就小題大做了。我不服氣，大家也不滿意。如果是大錯，批評太輕，既達不到教育自己的目的，又給大家壹種袒護當事人、洗白錯誤的感覺，以免讓聽者引以為戒。這也是“度”的要求。
當然，不具體分析以理服人，而是無限期的去上課，胡說八道，是不會有好效果的。所以，根據問題的性質和程度，在談論的時候，就有壹個如何計算輕重之間適當比例的問題。
Measure是語言權重的度量。把握分寸感，首先要註意詞義的細微差別，尤其是同義詞和近義詞的細微差別。第二，註意態度和語調的區別，這也會影響分量。我們的目的不僅是找出問題，而且是教育同誌。指出問題的嚴重性，進行嚴肅的批評，不壹定要聲音大，有表現力。尖銳的語言，粗暴的態度，甚至傷人的言語，以譏諷、諷刺、嘲笑為樂，壹定會引起對方的反感和抵觸，不利於解決問題和團結。
8.會議應該在適當的時候結束。
會議議程壹旦下發，不要更改，不要超過規定時間。如果會議程序被延遲，立即采取行動。明確告訴大家，我們要在規定時間內開完會。這壹招最受歡迎。