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如何溝通會議,搭建團隊合作的平臺?

領導是會議的“舵手”。要隨時把握和駕馭會議的航船,啟發和引導大家,始終按照既定的會議議題和議程,進行充分的討論,從而如期達到預期的目的。這就需要領導者讓參與者充分理解話題。壹開始就要說明會議的議題,會議怎麽開,有什麽要求,與會人員要承擔什麽任務等諸多環節,無論哪個環節處理不好,都會影響會議的效果。有效地主持會議是領導者發言水平的壹個重要方面,也是領導者的壹項基本功。

在我們的工作過程中,會議可以說是最頻繁的工作。壹項調查顯示,大多數經理花三分之壹的時間開會,三分之壹的時間旅行。萬科總裁王石曾經說過壹句非常生動的話,因為邀請參加會議的人很多。他說:“我不是在開會,就是在去下壹個會議的路上。”“見面溝通”是壹種高成本的溝通方式,壹般需要較長的時間,常用於解決重大復雜的問題。

下列情況應采用會議溝通的方式進行:

1.需要統壹思想或行動時(如討論項目建設思路和項目計劃);

2.當各方需要明確、認可和接受時(如項目考核制度發布前的討論、項目考勤制度發布前的討論等。);

3.傳達重要信息時(如項目裏程碑總結活動和項目總結活動等。);

4.澄清壹些會對團隊造成很大影響的謠言;

5.在討論復雜問題的解決方案時(比如討論收集的復雜技術問題的解決方案等。).

雖然大家都很清楚會議帶來的資源、人力、物力的巨大消耗,但是人們不得不承認,會議是壹種非常有效的溝通手段,因為面對面的溝通可以傳遞更多的信息,尤其是對於很多需要各部門配合的任務,更需要會議的紐帶來輔助運作。妳在會議交流活動中有以下行為點嗎?您的會議溝通表現為√否×

1.會議議程總是在會議開始前三天安排好,並通知每個與會者。當與會者詢問議程時,他們總是回答:“還沒決定,等通知”。3.對會上要進行的每壹項議程都有壹個清晰的概念。會議開始前半小時,我還在猶豫要不要開展壹些話題。5.提前安排好每壹項會議任務供相關人員執行,並在會議開始前確認。6.只是會前有些會議設施沒有安排。7.提前擬好被邀請參加會議的人員名單,並在會議前兩天確認關鍵人員是否參加會議。8.不記得邀請了誰參加會議,才發現在會議開始前忘記邀請主管領導參加會議。9.會議時間安排得當,所有議題都能完成。10.會議總是被壹些題外話和空談者幹擾,很難順利進行。11.會議室布置得當,讓與會者感到舒適,便於交流。12.會議室很擁擠,這讓與會者感到不愉快。每個人都盼望著早點結束會議。以上12問題可能是妳在會議溝通活動中常見的表現。如果選擇帶單數問題的行為表現,請給自己加壹分。如果妳選擇了題數是偶數的行為,請給自己減壹分。最後看妳的總分!3 ~ 6分:妳的會議溝通能力值得稱贊。0 ~ 3分:妳的會議溝通能力還不錯,但需要進壹步提高。小於0:妳的會議溝通能力真的不怎麽樣。趕緊努力吧!

專家指導

成功舉辦會議的八個標準:

很多領導認為會議只是壹種形式,主持會議很容易。其實這是壹個誤區。真正主持好會議,充分調動與會人員的積極性,達到預期效果,並不容易。

其中,哪壹項應由與會者在會上決定;哪壹個只是需要聽取參與者的意見,以便進壹步補充;哪壹個只是信息性的問候,介紹情況,暫時不討論;哪個參與者必須和上級保持壹致,只研究如何協調行動,等等。如果與會人員想明白,那麽主持會議的領導壹定要講清楚,把會議的目的、要求、內容壹壹向大家說明,層次清晰,邏輯嚴密,表達準確,中心突出。切不可主次不分,輕重不壹,內容龐雜,讓觀眾不知所雲,無所適從。因此,要做好主持工作會議,領導要註意以下幾點:

1.會議應該準時開始

這是主審官最容易執行的原則。但是,由於各種歷史原因,很難實施。由於缺乏會議意識,有的人認為會議不重要,會通知10 9:00到;有的是為了彰顯身份,比如張天翼創造的著名模特:華威先生為了與眾不同,故意遲到。

在這種情況下,領導應該以身作則,這樣才能使會議有壹個良好的開端,也是提高會議效率的第壹步。

2.聲音洪亮,語調多變

領導在會議上發言,讓他說的每壹句話、每壹個字都能傳到與會者的耳朵裏,這是最基本的要求。我們說話聲音大,不僅是音量,還有力度,吐字清晰,節奏感強。能在聲音中表現出領導的自信和奮鬥的力量。如果領導聲音微弱,語氣直白,就會缺乏活力。領導可以通過語調的變化表達豐富的思想感情和觀點,使與會者在思想感情中產生壹種* * *音,使講話更具感染力和震撼力。莊重嚴肅的會議,需要溫和穩重的語氣;愉快輕松的會議需要輕松隨意的語氣。

3.壹定要讓每個參與者發言。

壹定要讓大家參與討論和決策。如果妳知道某個與會者喜歡在會後發表評論,試著讓他在會上發言,並明確表態。這樣,會後他再也不能說不了。這需要其他參與者的合作。這是壹種領導藝術,可以節省很多開會時間。在會議中私下交談只會導致沖突和不和。主持人不允許任何人將會議分成小組。所有參與者都應該聽到每個人的聲音。如果竊竊私語繼續存在,妳可以把大家的註意力吸引到他身上,好心地請他告訴大家他說了什麽。

處理意見分歧

不要對差異視而不見,也不要試圖回避。承認差異並引起參與者的註意。將不同的意見公之於眾,讓參與者做出明智的選擇。妳可以問爭論的雙方,“妳站在哪壹邊?”然後問:“妳為什麽要擔任那個職位?”最後壹個問題:“妳建議我們怎麽做?”這樣,他們堅持自己觀點的強度就會減弱。

5.防止“結冰”

壹旦發現“沈默”,我們會立即通過評論、提問或解釋來鼓勵大家繼續討論。妳要知道,參與者表達的意見在逐漸減少,也就意味著他們的緊迫感和處理問題的能力也在降低。

6.總是總結提醒

開會經常會這樣:有時候大家的意見比較集中,但主持人不能及時總結,要求大家轉到另壹個話題,導致壹片沈默,耽誤了時間;有的人在征求妳的意見時壹句話不說,有的人輾轉反側,說不到點子上,越走越遠;有時人們無休止地爭論,彼此意見不壹致。

歸納是壹種向大家匯報會議進展的技巧。主持人也可以總結不同的意見,以引起與會者的註意。否則,不同的意見在討論中會被忽略。如果妳直到會議結束才露面,這會使每個人感到沮喪。

7.註意說話的分量和分寸。

語言的分量由兩個主要因素構成:意義和態度。詞義是指語言的原意,態度是指表達時所持的表情和情緒。比如主持會議的領導要批評下屬的工作失誤或者重大失誤,這裏就有壹個輕重的問題。如果是個別的、壹般性的錯誤,批評過重,可能就小題大做了。我不服氣,大家也不滿意。如果是大錯,批評太輕,既達不到教育自己的目的,又給大家壹種袒護當事人、洗白錯誤的感覺,以免讓聽者引以為戒。這也是“度”的要求。

當然,不具體分析以理服人,而是無限期的去上課,胡說八道,是不會有好效果的。所以,根據問題的性質和程度,在談論的時候,就有壹個如何計算輕重之間適當比例的問題。

Measure是語言權重的度量。把握分寸感,首先要註意詞義的細微差別,尤其是同義詞和近義詞的細微差別。第二,註意態度和語調的區別,這也會影響分量。我們的目的不僅是找出問題,而且是教育同誌。指出問題的嚴重性,進行嚴肅的批評,不壹定要聲音大,有表現力。尖銳的語言,粗暴的態度,甚至傷人的言語,以譏諷、諷刺、嘲笑為樂,壹定會引起對方的反感和抵觸,不利於解決問題和團結。

8.會議應該在適當的時候結束。

會議議程壹旦下發,不要更改,不要超過規定時間。如果會議程序被延遲,立即采取行動。明確告訴大家,我們要在規定時間內開完會。這壹招最受歡迎。