檔案需要存在合法有效，有存檔資質的機構。由於保管不善丟失也可以進行補辦的。
檔案員是檔案部門業務人員的通稱。其範圍在各國略有不同。按國際檔案理事會所編《檔案術語詞典》，指專門從事檔案管理和檔案館管理工作的人員。在中國，泛指檔案行政管理部門、檔案館和機關、團體、企業事業單位檔案室以及檔案教學、科研機構的業務人員。