大中型事業單位壹般都有檔案機構對本單位形成的檔案進行管理，只是機構名稱不同。歐美壹些國家稱登記室，如德國早期檔案刊物J.von Ramingen著的《登記室及其組織與管理》(1571)，美國人T.R. shellenberger著的《檔案學與登記室學》(1806)和《現代檔案學-原理與技術》(1806)。國際檔案理事會(1984)編纂的《檔案術語詞典》中有“登記處”的詞條，定義為“機關、團體、組織中負責形成、管理和保存現行檔案、文件和半現行文件的部門。”蘇聯在各部和其他主管部門、團體、企業、中央和地方蘇維埃和工會委員會、合作聯合組織和其他社會組織中都建立了檔案，統稱為機關檔案。在中國，到了宋代，各級國家機關普遍設立了書架圖書館。金、元、明、清都沿襲了宋制，也設置了架庫，具有機關檔案的性質。民國時期，管理本機構檔案的機構叫檔案室。在當代中國，大多數機關、團體、企事業單位都有檔案館。
檔案室的本質特征是統壹管理本單位的檔案，主要為本單位服務。是單位檔案信息存儲、加工、傳遞的服務部門，與單位領導和組織聯系，為領導決策、處理工作、組織生產、進行科研等活動提供依據和參考資料。辦公室檔案工作是辦公室工作的組成部分，是提高行政效率的必要條件。企事業單位檔案工作是生產管理、技術管理和科研管理中不可缺少的環節。檔案館是國家檔案組織體系中的基層組織，是檔案工作的基礎。檔案室保存的檔案，不僅對本單位的工作、生產、科研具有實際參考價值，而且具有長期保存價值，是國家檔案財富，具有歷史文化價值。因此，檔案室具有為國家檔案館積累和傳遞檔案文化財富的功能。移交檔案的完整性、價值、整理質量和保管狀況將直接影響檔案的收集質量。檔案的兩重性支配著檔案的全部工作活動。
檔案室的職責是:①指導和監督本單位文件材料的歸檔工作，保證歸檔文件材料的完整和系統，按時向檔案室移交；(二)負責管理本單位的全部檔案，對檔案進行整理、鑒定、保管和統計，編制必要的檢索工具、文獻匯編和參考資料，並積極提供利用，為本單位的工作、生產和科研服務；③為國家積累檔案財富，將具有長期保存價值的檔案移交給國家檔案館；(4)壹些中央和地方的專業主管部門和大型企事業單位檔案館，不僅管理本單位的檔案，而且對所屬單位的檔案工作進行指導、監督和檢查。
在我國，檔案數量多、分布廣、種類多。可以概括為:①機關檔案。指中央、省、地、縣、鄉各級機關和人民團體建立的檔案，負責管理本機關形成的各種門類和載體形式的檔案。機關檔案館受機關辦公廳(室)的領導，在業務上受同級和上級檔案行政管理機關的指導、監督和檢查。②科技檔案。③綜合檔案室。指企事業單位設立的負責本單位形成的各類檔案的綜合檔案保管機構。綜合檔案室是企事業單位建立檔案機構的壹種發展趨勢，有利於加強本單位檔案工作的統壹管理，有利於檔案信息資源的綜合開發利用，也符合精簡機構的原則。④檔案信息中心。壹些大型企事業單位建立的對檔案、圖書、信息、資料進行統壹管理的機構，對信息資源實施集成管理，為本單位提供綜合信息服務。⑤聲像檔案。專門管理電影、電視電影、錄音帶、錄像帶、唱片和照片的檔案館。在電影制片廠、電視制作中心、新聞攝影部門、圖片社、唱片公司、廣播電臺等部門，壹般都有管理某些或某壹類聲像檔案的檔案室。⑥人事檔案。政府機關人事部門設立的檔案，專門管理員工的簡歷、自傳、考核、獎懲、任免、職稱、學位、工資、等級、退休、辭職等個人材料。至於人事部門工作活動中形成的壹般性人事文件材料，由檔案室管理。⑦聯合檔案館。