首先，用空洞的詞。如“X證字(20023年第2號)”和“X發字[2002]35號”，其中“字”、“地”是多余的詞，沒有實際意義，應予刪除。規範用法為“皖政辦發[2002]2號”(安徽省人民政府2002年2號文件)和“皖政辦發[2002]35號”(安徽省委2002年35號文件)。
第二，元素顛倒。& lt& lt國家行政機關公文處理辦法> & gt第三章第十條第四款已經明確規定“文件編號應當包括機關代字、年份、序號”，實質上相當於規定了機關代字、年份、序號三要素的排列順序。但個別地方和單位在使用“文號”時，並沒有按照上面規定的順序排列，三要素的位置是顛倒的。比如:“(76)融銀農字第85號”，這個“文號”不僅年數不全，字數多余，括號有誤，而且年份前移，是錯誤的。規範用法應為“融銀農[1976]85號”。
第三，年號不全。如X法正[97]8號、X正密(86)6號，其中“(97)”和[86]”指的是1997年。1986.雖然“(97)”和“[86]”在甘肅壹世紀可以理解為1997和1986，但如果需要幾個世紀甚至更久，為什麽“[97]”不能理解為97、997和65438？年號不全，會給今後文獻檔案的查找和利用帶來很大的麻煩。所以年號要寫全稱[1997] [1986]，這也是規定(國家行政機關公文格式):“年份要用全稱標註”。
第四，括號的錯誤使用。比如“X政辦(2002)8號”“X政辦(2002)8號”，這裏用的括號“()”和“()”都是錯的。規範的用法應為六角括號“]”，如“X政辦〔2002〕8號”。
第五，亂設虛倉。文號中常出現空位，如“X證秘[2002]008號”，其中“008號”應改為“8號”。國家行政機關公文格式>:& gt(GBT9704-1999)有明確規定:“序號不得填啞位(即豆不得填001)”。
第六，擺放位置不對。常見的錯誤有三:第壹，應該放在正中央，而不是正中央；第二，不應該放在中間而是中間；三是上下排距不當，不是過高就是過低。關於文號的位置，在附件(條文解釋)中說得非常清楚具體。對於發文字號的位置，本標準規定發文字號標識下有2行，發文字號與紅色反襯線(即文件頭上的壹條紅色橫線)的間距為4mm(發文字號標識與紅色反襯線的距離為3行，發文字號應標註在第三行，不要靠近紅色反襯線)。文件編號壹般應安排在中間。實際上，文號擺放有三種不同的類型:①下面有發文機關名稱加“文件”字樣構成發文機關標識(俗稱大文頭)，文號壹般標註在發文機關標識之下，紅色反線之上，居中4mm(如上規定)；(2)以上(上報文件)需標識簽發人姓名，文件號左移，左空殼字(上下放置，按上述規定紅色反襯線以上4mm)，右邊排列簽發人姓名，右空殼字1；(3)“僅使用發文機關名稱作為發文機關標識的公文，壹般在橫線(紅色反線)下方、公文標題右側標註文號”(見1年10月生效的《安徽省行政機關公文處理實施細則》第三章第十壹條第四款)。
七、字體大小不標準。& lt& lt國家行政機關公文格式>:& gt規定:文件字體大小應為3號，模仿宋體。而且有的字號比3號還小；字體，有的寫小記號，有的寫楷體，有的寫黑體，五花八門。
八、與“文號”混淆。這個問題經常出現在教學書籍中，比如
“文號”和“文號”是兩個不同的概念。“文號”也叫文號，“是壹個文件總打印數的二級數”。& gt陜西由人民教育出版社出版):& gt(GB/T 9704—1999)表述得更為明確:“文件號(document number)是同壹原稿打印多份時，每份文件的順序號”。“文號”是“由發文機關的字樣、年份和序號組成”。另外，“文號”和“文號”有兩大區別:①寫法上的區別。“文件編號”的寫法以前是“00018號”，現在是“00018”，位置標註在文件的左上角。“文號”的寫法是“國發[1991]2號”，也就是國務院1991發的2號文件。(2)標記位置的區別。“文件號(文件份數)在1行的版心左上角用阿拉伯數字標註[所謂版心:即文件打印紙去掉頂部(上白邊)、裝訂(左白邊)、右白邊和下白邊，剩下的可以打印]。“文號”在發證機關標識下空2行，距紅色反線4mm大前綴(帶有發證機關名稱的前綴加“文件”字樣構成發證機關標誌)以下文字居中排列；小文頭以下或平行文字(僅由發證機關名稱標註的前綴)移至紅色反轉線下右側；以上，需要識別簽發人名稱時，應將文件編號左移，留1(紅色反線以上4mm)。
& lt& lt國家行政機關公文處理辦法> & gt多次修改完善，制定了國家實施標準(GB/T 9704-1999)。在編寫教材和公文的實際應用中，我們應該嚴格遵循& gt和貫徹國家執行標準，促進國家行政機關公文處理標準化、規範化。