< >（2001年1月1日施行）、《國家行政機關公文格式）（GB/T9704—1999）就“發文字號” 的用法、格式、標準都作出了明確的規定。
但是，“發文字號”在實際應用中仍然存在壹些不規範的現象和問題，概括起來，主要有以下八個方面。 壹、搭配虛字。
如：“X政字（20023 第2號”、“x發字〔2002] 第35號”，這裏的“字”“第”均是沒有任何實際意義的多余字，應刪去。規範化的用法是：“皖政〔2002〕2號”（即安徽省人民 *** 2002年度發的第2號文件）、“皖發〔2002〕 35號”（即 *** 安徽省委2002年度發的第35號文件）。
二、要素顛倒。< >第三章第十條第四款已明確規定：“發文字號應當包括機關代字、年份、序號”，實質上等於指定了“機關代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。
但個別地方和單位在使用“發文字號”時，並沒有按以上指定順序排列，三要素位置顛倒。如：“（76）榕銀農字第85號”，這壹“發文字號”，不僅年號不全、“字”“第” 多余、“括號”用錯，而且年份前移，是錯誤的。
規範化的用法應是“榕銀農〔1976〕85號”。 三、年號不全。
如“x政發〔97〕8號”、“x政秘（86）6號”，這裏的“（97）”“〔86]”是指1997年度。1986年度。
雖然，在甘、甘壹世紀裏，“（97）”、“ [86]”可理解為1997年、1986年，如若事過幾個世紀或時間更長壹些，為什麽不可把“〔97]”理解為公元97年、997年、1697年、2097年呢？年號不全會給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應該寫全稱〔1997]〔1986]，這也是（國家行政機關公文格式）之規定：“年份應標全稱”。
四、錯用括號。如“X政辦（2002）8號”、“x政辦（2002）8號”，這裏的年份所用的括號“（）”、“（）”均是錯誤的。
規範的用法應是六角括號“[]”，如“X政辦〔2002〕8號”。 五、亂設虛位。
發文字號中的“發文序號” 常出現虛位，如“x政秘〔2002)008號”，這裏的“008號”應改為“8號”。《國家行政機關公文格式>>（GBT9704壹1999）已明確規定：“序號不編虛位（即豆不編為001）”。
六、擺放有誤。常見錯誤有三種：壹是該居中擺放而不居中；二是不該居中擺放卻居中；三是上下排放距離不當，不是過高、就是過低。
就發文字號的擺放問題，（國家行政機關公文格式）附件的（條文釋義）中講的非常明確和具體；發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，發文字號與紅色反線（即文件版頭上的壹條紅色橫線）之間間隔4mm（發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，而發文字號應標在第3行，不要緊貼紅色反線）。發文字號壹般應居中排列。
其實，發文字號的擺放有三種不同類型：①有發文機關名稱加“文件”二字組成發文機關標識（俗稱大文頭）的下行文，發文字號壹般標註在發文機關標識之下、紅色反線上方，4mm處居中擺放（如上規定）；②上行文（上報的公文）需標識簽發人姓名時，發文字號移到左邊，左空貝字（上下擺放位置，如上規定在紅色反線上方4mm處），簽發人姓名居右安排，右空1字；③“只用發文機關名稱作發文機關標識的公文，發文字號壹般標註在橫線（紅色反線）之下，公文標題之上的右側”（見2001年1月1日起施行的（安徽省行政機關公文處理實施細則）第三章公文格式第十壹條第四款）。 七、字體字號不標準。
< >規定：發文字號，用3號仿宋體字。而有的字號小於3號；字體，有的用小標來體字，有的用楷體，也有的用黑體，五花八門。
八、與“公文編號”混為壹談。這壹問題多出現在教課書中，如某函授大學編著的< >、某師範大學出版社出版的< >、近年新出版的某函授大學教材< >、某省委黨校系統幹部中專教材< >等都把“公文編號”解釋為“壹般包括機關代字、年度、順序號”，把“公文編號”混同於“發文字號”。
“公文編號”與“發文字號”是兩個不同的概念。“公文編號” 也叫文件編號，“是壹份文件總印數的次序號”《實用公文詞典>>陜酉人民教育出版社出版），< >（GB/T9704—1999）闡述更明確：“公文份數序號（公文編號）是將同壹文稿印制若幹份時每份公文的順序編號”。
而“發文字號”是“由發文機關代字，年份和序號組成”。除此之外，“公文編號”與“發文字號”還有兩大區別：①寫法上的區別。
“公文編號” 的寫法過去是“NO.00018”，現為“00018”，位置標於文件左上角。而“發文字號” 寫法是：“國發〔1991〕2號”即國務院1991年發的第2號文件。
②標註位置的區別。“公文編號（公文份數序號）用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行〔所謂版心：即公文印刷用紙除去天頭（上白邊）、訂口（左白邊）、右白邊、下白邊，余下的可排印文字的部分〕。
而“發文字號”，在發文機關標識下空2行，距紅色反線4mm處；大文頭（有發文機關名稱加“文件”二字組成發文機關標識的文頭）的下行文，居中排列；小文頭（僅以發文機關名稱作發文機關標識的文。
2. 公文寫作中介紹信標題下行所需寫到的“字號”是什麽介紹信主要有兩種形式，普通介紹信和專用介紹信。 普通介紹信壹般不帶存根，正中寫 “介紹信”。內容包括：稱呼、正文、結尾、署名和門期，並註上有效日期。
專用介紹信***有兩聯，壹聯是存根，另壹聯是介紹信的本文。兩聯正中有間縫，同時編有號碼。 壹種是固定格式，印刷好的介紹信格式，留存根，有編號，便於查詢。另壹種是公用信紙臨時書寫，不受限制。 介紹信的內容組成：
1.標題 在第壹行正中寫“介紹信”或“**單位介紹信”，字體壹般用黑體，較大。
2. 字號 在第二行偏右，由單位規範代字、文種代字（“介字”）和該介紹信的順序號構成。
3.稱謂 前往聯系單位的名稱，頂格寫，後加冒號。
4.正文 包括持介紹信者姓名、人數，接洽的具體事項。壹般用“茲有”“現有”等詞語開頭，用“請接洽”、“請協助”等詞語結尾。人數要大寫
3. 公文的字體和字號具體規定是什麽根據《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》（GB/T1997-2012），公文字體和字號為：
1、發文機關標誌：紅色小標宋，字號的大小應根據發文機關名稱字數的多少，在壹行內排列，以美觀大方為宜，原則上字號應小於或等於本單位上級機關發文標誌。如縣 *** 的標誌字號應不大於市 *** 的標誌字號。
2、發文字號：仿宋GB-2312字三號，其中數字用Times New Roman三號。
3、簽發人：“簽發人”三個字用仿宋GB-2312字三號，簽發人姓名用楷體GB-2312字三號。
4、公文標題：小標宋二號。
5、公文正文（含附件說明、發文機關署名、成文日期、附註）：除壹、二、三級標題外，漢字使用仿宋GB-2312字三號，數字用Times New Roman三號。
6、公文壹級標題：黑體字三號。
7、公文二級標題：楷體GB-2312字三號加粗。
8、公文三級標題：仿宋GB-2312字三號加粗。
9、公文版記（含抄送機關、印發機關、印發日期）：漢字使用仿宋GB-2312字三號，數字用Times New Roman三號。
10、公文頁碼：宋體字四號，左右各加壹條“壹字線”，奇數頁在右側左空壹字，偶數頁在左側左空壹字。
11、公文份號、密級和保密期限、緊急程度：黑體字三號。
4. 公文寫作的格式及要求有哪些標題：小標宋體， 二號字
正文：仿宋，三號字
行間距：我們單位壹般設置“固定值”28磅
字間距：壹般不作要求
*** 公文格式及公文字體字號標準
公文紙壹般采用國內通用的16開型，推薦采用國際標準A4型，供張貼的公文用紙幅度面尺寸，可根據實際需要確定。
保密等級字體：壹般用3號或4號黑體
緊急程度字體：字體和字號與保密等級相同（3號或4號黑體）
文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（壹般為紅）
發文字號的字體：壹般采用3號或4號仿宋體
簽發人的字體：字體字號與發文字號相同（3號或4號仿宋體）
標題的字體：字體壹般宋體、黑體，字號要大於正文的字號。
主送機關的字體：壹般采用3號或4號仿宋體
正文的字體：常用3號或4號仿宋體
附件的字體：常用3號或4號仿宋體
作者的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）
日期的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體）
註釋的字體：小於正文的的4號或小4號仿宋體
主題詞的字體：常用3號或4號黑體 [公文寫作]公文格式排版中的字體要求[公文寫作]
抄送機關的字體：與正文的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小壹號的文字
印發說明的字體：與抄送機關的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小壹號的文
主標題（又稱壹級標題）為二號宋體（加粗）
二級標題為三號黑體
三級標題為三號仿宋加粗。
正文均為三號仿宋。
以上為 *** 公文規定。且主標題以外的部份的標題和正文可采用小三號字體，但以三號為最正規。
5. 公文文件格式,特別是字體與字號字體和字號：如無特殊說明，公文格式各要素壹般用3號仿宋體字。32313133353236313431303231363533e4b893e5b19e31333433623133特定情況可以作適當調整。
行數和字數：壹般每面排22行，每行排28個字，並撐滿版心。特定情況可以作適當調整。
文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
就拿檢察機關的文書來說，發文字號中年份的括號是用六角號“〔〕”，而不是“”或“[ ]”，而法院則是用常見的括號“（）”，這些都應該是常識，所有公務員都應該學學這些規範，免得鬧笑話。
提高黨政機關公文的規範化、標準化水平，2012年6月29日，國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發布了《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-2012）。該標準於2012年7月1日起正式實施。
擴展資料
根據 *** 中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《黨政機關公文處理工作條例》的有關規定對GB/T 9704—1999《國家行政機關公文格式》進行修訂。本標準相對GB/T 9704—1999主要作如下修訂：
a）標準名稱改為《黨政機關公文格式》，標準英文名稱也作相應修改；
b）適用範圍擴展到各級黨政機關制發的公文；
c）對標準結構進行適當調整；
d）對公文裝訂要求進行適當調整；
e）增加發文機關署名和頁碼兩個公文格式要素，刪除主題詞格式要素，並對公文格式各要素的編排進行較大調整；
f）進壹步細化特定格式公文的編排要求；
g）新增聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）格式首頁版式等式樣。