建立管理信息系統，推進管理信息化需要我們轉變經營觀念，再造業務流程，優化組織機構，減少管理層次，嚴格規章制度，分流富余人員。推進信息化管理的過程，是對傳統的、落後的管理思想和管理方式的改造過程，是深化改革的過程，是壹場革命。
如何運用計算機網絡實現設計院管理系統，也就是如何利用計算機網絡實現設計院管理的科學化、信息化，就此作者想從以下幾個方面闡述：
壹、 設計院傳統管理方式的弊端
設計院是壹個以設計開發為主的企業，隨著國民經濟的迅猛發展，市場競爭日趨激烈，利潤率逐漸呈下降趨勢，原先在傳統的計劃經濟設計開發模式下表現的不很明顯的問題逐漸突現出來。主要有以下幾點：
1、 工程項目的設計過程往往需要多個不同專業、不同層次的人員齊心協作才可完成。設計開發組成員之間交流溝通的低效率嚴重地影響到項目的順利實施，使用傳統的交流協作方式由於其自身的限制已經很難大幅度提高工作效率。
2、 隨著設計成果的逐年累積，圖紙、文檔等資料的數量迅速增加，保存、管理和檢索的工作量越來越大，在人工管理的方式下極易出錯，甚至會造成圖紙、文檔等資料的遺失；設計人員非常希望方便地***享並重復利用以前的設計成果。在人工管理的環境下，由於人工操作的限制，過於松散的圖檔資料管理體制易造成重要資料的流失。而為安全考慮而設置的圖檔借閱審批機制由於其繁瑣的審批程序嚴重地影響了工作效率。
3、 每位人員的設計成果只存儲在自己的機器中，當有硬盤損壞或其他無法恢復的錯誤發生時將會導致大量數據毀滅。
4、 由於部分設計人員業務素質和職業道德水平不高，出現隨意打印各種圖紙、文檔等資料的現象，甚至打印私人需要的資料，加之許多設計院缺乏對打印設備有效的管理，造成打印出圖所用的耗材大量浪費，加大了設計開發的成本。
5、 隨著設計院的工作人員逐漸增多，院領導很難快速清楚地了解到工作人員的工作內容及工作效率情況，這對院領導及時準確把握全院工作動態、督促各項工作完成造成許多困難。
綜上所述，設計院迫切需要壹個能提高溝通協作效率，加強院領導對設計人員的合理調配、優化組合，並能在充分保證安全性的前提下，有利地實現資源***享、反復利用圖紙、文檔等資料的，簡單、實用的管理系統。
二、 設計院建立管理信息系統的指導思想和具體目標
1、 指導思想
建立管理信息系統，實現設計院管理信息化的核心是運用現代信息技術，把先進的管理理念和方法引入到管理流程中，提高管理效率和水平，促進管理創新。提高管理基礎工作的規範性和各項管理業務的協同性，全面提升設計院管理水平。
推進設計院管理信息化要以實現科學管理、向管理要效益為宗旨，優化設計院資源配置，提高效率，降低成本，提高質量，改善營銷服務，增強透明度，加強內部制衡，完善決策程序，增強設計院的市場應變能力，全面提高設計院管理水平，推進管理創新。設計院管理信息化要與轉換經營機制、建立現代企業制度、推進技術進步相結合，通過管理信息化促進機制創新、制度創新和技術創新。
推進設計院管理信息化要根據企業發展戰略制定整體規劃，避免孤立地設計或實施某項管理，防止形成信息孤島和重復投資。整體規劃要以應用綜合性系統為重點，實現主要業務流程電子化以及人力、物力、財力的優化配置和信息資源的高效利用。
2、 具體目標
建立設計院管理信息系統，目的是要探索出壹套適合市場經濟條件下設計院的管理模式來，這樣的管理模式應該實現以下目標：
1）它應該包括生產調度系統、財務系統、計劃管理系統、人事管理系統、檔案管理系統、公用信息服務系統（包括互聯網接入服務、電子郵件服務、企業網站對外信息發布服務、外部信息傳輸處理服務）、設計院CAD系統、物資管理系統、運銷管理系統、各生產部門的公用查詢系統等。能將企業日常辦公、文檔、審批和數據處理都在網絡上實現。是壹個以MIS為依托的辦公流程管理系統。允許使用者自定義各種工作流程，包括綜合計劃、經營合同、公文、人事、總務後勤等。
2）擁有針對性很強的固定工作流程和充分的自定義工作流程，並且使用方便。根據設計院實際的專業分工，合理分配系統管理工作，將屬於專業人員範圍的管理和授權工作劃給專業人員，減少系統管理員的工作量。為了保障系統的安全，在業務系統外的單位和用戶不能直接訪問。
3）對數據的采集、統計和錄入必須建立嚴格的責任制度，確保數據的真實性、準確性、壹致性和適時性，重要數據要盡量實現備份和容錯自動化。每個應用系統都以大型數據庫為支撐，具有很強的數據支持能力，符合信息管理類型軟件對數據存取的要求。文件服務和應用服務，在充分考慮到安全性的前提下，為設計人員提供壹個可方便***享、重復利用圖紙、文檔等資料，並集成於協同工作平臺的圖紙、文檔管理軟件，無縫地實現設計、存儲、檢索、應用等壹體化集成的網絡服務，發揮分布網絡和集中網絡各自的優勢，建立完善的文件容錯系統，確保使用方便，萬無壹失。
三、 如何以計算機網絡為基礎，建立起壹套科學的設計院管理信息系統
下面，作者以計算機網絡在甘肅省交通規劃勘察設計院的具體應用為例來闡述如何利用計算機網絡建立起壹套科學的設計院管理系統。
我院網絡系統自2002年元月起開始運行。該網絡系統是壹個支持公***信息的訪問、網絡管理、不同子系統間數據的交互和訪問、OA的流轉、信息發布、數據庫服務和應用服務的網絡平臺。它是甘肅省交通系統智能化平臺網絡的主幹層，通過cisco6509交換機和交通系統智能化平臺的其它單位實現OA的協作，並通過此平臺的路由器、防火墻、代理服務器實現internet的訪問和包的過濾。通過帶路由模塊的4006交換機實現本單位部門間特殊業務VLAN的子集劃分。本單位內數據的交互和訪問在本單位的VLAN內即可實現，實現業務的保密性，減少主幹鏈路的擁塞，提高訪問速率。對於移動辦公的部門和人員，選用無線接入和PSTN訪問的方式。結合intranet的物理鏈路，建立了以微軟的windows 2000 advanced server為操作系統的域管理系統，部門設為管理單元，方便查詢和不同部門策略的運用。數據庫系統選用Oracle公司的Oracle 8iEE.30用戶企業版，結合圖庫軟件，便於查詢。同時為了實現OA系統和數據庫的動態鏈接，選用了Lotus公司的ESB軟件，OS系統軟件（辦公自動化開發工具）選用Lotus Notes/Domino。網絡管理軟件選用了cisco works for windows6.0等，對網絡的流量和峰值進行實時監控。數據穩定方面，允許用戶在壹個服務器失敗時，自動轉向另壹服務器，同時應用程序也能在硬件失敗後，以最小的切換時間來重新啟動並運行。存儲備份軟件選用veritas backup exec 9.0 for windows server，實現人工幹預或智能的數據備份。
1、 建立自己的辦公自動化系統
這是壹個以計算機網絡為依托的辦公系統。設計院的辦公、生產調度等工作都可以以它為平臺，根據自己單位的實際情況建立辦公流程。管理系統的辦公自動化系統能夠幫助領導及時、直觀地了解員工工作狀況，掌握第壹手資料，加強對全局的把握和監督，同時有利於不同房間、樓層員工之間的即時交流。它還提供了壹個功能更強的局域網通訊工具，員工之間不需電話等設備即可方便地交流。事實上，設計院的辦公自動化是實現設計院信息化管理的主要部分，而它的基礎就是計算機網絡，網絡的穩定和安全直接影響辦公自動化能否實現，以及功能的健全與否等。
2、 建立項目及圖庫管理系統
建立計算機網絡的原始目的是最大程度地實現資源***享。設計院壹般都有海量的數據資料，設計人員對這些數據的調用也很頻繁，所以要為設計人員和領導提供壹個基於網絡環境的"協同工作平臺"，並提供壹系列功能強大的組件模塊來降低工作強度和加快溝通交流速度，提高工作人員的工作效率。對項目進行管理的工作流程管理系統，具有設計工作流程（設、校、審等）管理、項目進度計劃、質量控制、項目信息統計、工程數據復用、出圖、歸檔管理等功能。當然，這些功能都是通過相應的軟件實現的，但這種軟件也是基於網絡的，沒有計算機網絡，就不可能完全實現上面生產管理的自動化。
3、 建立科技檔案管理系統
建立壹個符合國家檔案管理部門要求、規模大、功能全的科技檔案管理系統，主要是用來管理技術資料，如工程圖紙、文檔、音視頻多媒體文件等。它可以使每位工作人員很方便地在網上查詢這些資料目前的狀態。這也需要相應的軟件支持，而且只有網絡版才能夠滿足設計院檔案管理的要求。離開計算機網絡，再大的資料庫也是信息孤島，失去實用價值。
4、 建立網絡打印服務系統
建立網絡打印服務系統，以此來監控打印消耗量，對網絡打印、繪圖情況進行統計，有利於單位成本核算，減少浪費。並可以非常透明地使多個人員***享壹臺打印機。
5、 建立完善的文件服務系統
設計院的人員，經常需要掌握第壹手資料，這就需要室外勘察作業。如何把勘察所得的數據安全可靠地傳輸到總部是必須解決好的問題。傳統的由人員攜帶數據送回總部或郵寄等方式費時費力，安全性不高，而網絡技術的發展為數據的安全傳輸提供了最好的方法，利用無線計算機網絡更是方便快捷，可以說網絡是設計人員步步為營的有效保障。
6、 郵件及Internet服務
通過建立Exchange服務器，可為每位工作人員提供足夠空間的電子信箱。單位內部提供的電子信箱，可以使每個人的信箱地址和他的網絡登錄賬號相同，便於記憶。工作人員經常需要上網查詢壹些相關的信息。利用代理服務器等技術可使每個工作人員隨時和Internet保持接通，而壹些常用信息被緩存於服務器當中，降低了帶寬的占用，提高了上網速度。利用防火墻技術，可有效地阻止外部黑客的侵入。
7、 ***享與安全
在計算機網絡世界裏，***享和安全是壹對孿生兄弟，它們總是成對出現。我們在考慮利用計算機網絡實現設計院管理的有利壹面的時候，同時也要充分估計到它帶給我們的副作用，這就是安全問題。我們可以利用比較先進的SAN技術管理存儲，利用IP策略對網絡進行流控，利用壹系列硬件和軟件的安全策略對正在生成的和正在計算機網絡中傳輸的數據進行加密，做到萬無壹失。但應該認識到，就目前的技術而言，絕對的網絡安全是不存在的，但這樣的結果並不影響我們利用計算機網絡實現設計院管理系統的整體效應。
四、 對計算機網絡與設計院管理系統的瞻望
在計算機網絡技術已十分成熟的今天，利用計算機網絡實現設計院管理的信息化已是大勢所趨。設計院作為知識密集型企業，始終在探索和實踐科學的設計管理手段和方法。然而，大部分管理措施在具體落實時卻發現，其實際功效與當初的管理目標常存在相當大的出入甚至是大相徑庭。目前大部分單位所建的計算機網絡實際只是代替磁盤傳遞文件，計算機網絡很大的利用空間沒有得到開發，以至於花了大量的人力物力布設的網絡利用率不高或流於形式。
因此，必須找到壹個切實可行的方法，既能真正地提高設計單位的工作效率，又可以使先進的技術手段和科學的管理方法的作用得到充分發揮。這裏提出的基於計算機網絡的設計院管理系統，在計算機網絡技術已經十分成熟的今天是易於實現的，所以問題的關鍵還是要確立我們理想中的設計院管理系統。可以說計算機網絡啟發了我們的思路，使我們把以前不敢想、不敢提的問題和想法都列舉出來，如果按照上述方法實施，其結果壹定是設計院的管理系統會更趨於科學完善。上面提到許多的具體實施過程是結合作者在工作中的實踐提出的，在這裏只是拋磚引玉，希望看到大家更好的想法。