優勢之壹：采集自動化
統壹接口歸檔平臺：通過統壹接口歸檔平臺，接收來自各個業務系統的數據，通用、安全保障業務系統數據，自動歸檔到數字檔案館中。
自動化歸檔接口：利用ERP數據自動歸檔接口、OA數據自動歸檔接口、MES數據自動歸檔接口、PDM數據自動歸檔接口、移動載體聯機歸檔接口、多媒體聯機歸檔接口自動、定時增量抽取企業ERP、OA、MES、PDM等業務系統的數據到中間服務器，在中間服務器審核、檢驗、原文批量封裝等，無誤後，目錄數據及原文自動化歸檔到檔案服務器中。
自動化輔助工具包：利用OCR識別、CAD中DWG圖紙批量解讀、原文掃描上傳等輔助工具包進行目錄信息摘取、原文的批量對應上傳，省時省力，達到事半功倍的效果。
優勢之二：存儲安全化
長久獨立保存：YGAD 6.0的數據字典以跨平臺的XML格式描述和管理系統中檔案資源庫，並與檔案資源庫存儲、備份在壹起，同生死同命運。實現檔案資源庫即使脫離系統軟件和目錄數據庫，通過數據字典，依然可以查閱和管理。檔案保存獨立長久！
網絡與客戶端監控：YGAD 6.0的客戶端管理可實現對系統中連接計算機的全方位監控。包括：監視各部門客戶端連接檔案服務器情況，即該客戶端當前的狀態（是否連接服務器、正在訪問那些模塊等）；控制各部門客戶端與服務器的連接情況，可實現斷開或啟用客戶端與服務器的連接，以及刪除和創建客戶端等操作；查看用戶或客戶端的權限及日誌情況。監管無時不在！
精細的權限控制：YGAD 6.0的權限管理可精細到文件級和數據字段級的賦權，通過角色、組和用戶的管理，實現按照全宗、部門、檔案類別、功能模塊、業務流程、操作類型、檔案資源等多方面完成權限的分配。
全方位的日誌跟蹤：YGAD 6.0的日誌痕跡管理可詳細記載系統用戶在系統中的操作痕跡，如該用戶什麽時間，用哪臺計算機，登錄了系統的哪個模塊，進行了哪些操作。操作的類型包括查看、下載、上傳、打印、添加、刪除、修改等，並可詳細記錄操作類型（查看、下載、上傳、打印、添加、刪除、修改）的內容信息，如將那條信息做了修改，修改前是什麽，修改後變為什麽。壹切操作盡在掌握！
備份恢復：YGAD 6.0的備份恢復可實現系統目錄數據庫及電子原文的硬盤增量備份和恢復，以及光盤異地增量備份和恢復；支持數據備份為數據庫文件及EXCEL文件；支持手動備份和服務器自動備份。資源保護有備無患！
格式批量封裝、數字水印：YGAD6.0格式批量封裝，在電子原文進入檔案資源庫以前按照國際標準對電子原文進行PDF封裝，並添加數字水印，對電子原文進行雙層防護。
優勢之三：管理科學化
資源庫管理：YGAD6.0將檔案資源與檔案目錄數據獨立存儲，保障電子原文即使脫離原檔案數據庫，仍可以通過元數據進行訪問。並且對檔案資源可基於本企業的業務流程進行配置管理，做到“妳有我新”的管理方式。
元數據管理：YGAD 6.0 提供元數據的全面有序管理，實現檔案不同形態（紙質形態、電子形態、備份光盤中的電子形態和原始移交的電子形態等）基本屬性集、背景屬性集、關聯屬性集等元數據的統壹管理。
版本管理：YGAD 6.0提供完整的原文管理解決方案，壹條目錄可對應幾個電子原文，壹個電子原文可具備幾個版本，不同版本間可進行追溯查詢。
光盤利用：YGAD 6.0的光盤利用主要實現檔案管理系統中各類檔案資源的光盤打包刻錄功能，系統可自動計算光盤容量及設備是否正常，並可打印光盤標簽，光盤打包刻錄完成後，用戶可異地查詢光盤內存儲的信息資源，系統控制查詢、下載、打印等操作的權限。光盤利用模塊為企業業務人員在異地使用檔案資源提供了途徑，擴大了檔案資源的使用範圍和服務方式。
借閱管理：YGAD6.0通過壹站式登錄到檔案網絡中，視圖化對當前庫房的借閱情況進行分色的展示（A色文件沒有被借閱、B色文件已經借出並且沒有可借閱的、C色文件借出，但還有可借閱的），還可以對當前借出、已歸檔、借閱歷史、使用率等進行管理，並追溯到審批單；對超期未歸檔的紙質檔案進行催還提醒，打印催還單，實時掌握檔案借閱動態。
報表管理：YGAD 6.0提供報表管理功能，實現企業檔案部門日常工作使用的各類報表的打印功能，YGAD 6.0系統中已集成各類通用報表近百種，並內嵌報表編輯工具，用以支持用戶自定義報表。
統計管理：YGAD6.0提供通用性強、準確率高，操作簡單的統計匯報，輸出打印的功能，用戶可以靈活的配置統計方案，同時提供詳細的統計，包括當前有庫存總數、總頁數、總卷數、原文數目，無原文數據、檔案的借閱率等。
優勢之四：利用便捷化
基於業務流程的分層檢索：YGAD6.0基於企業業務的管理流程，對項目資源、設備資產、財務憑證、報表臺賬、產品結構樹等業務數據進行階段性檢索。
視圖化的圖形分層檢索：YGAD6.0提供視圖化的資源展現，將資源按工程項目、階段、種類等不同的方式，圖形化地展現在檔案網絡，保障資源在第壹時間為客戶所用。
靈活方便的多功能檢索機制：YGAD6.0提供了多功能、全方位的檢索，包括全文檢索、跨檔案類檢索、模糊檢索、高級檢索、常規檢索等，資源查找快捷方便。
優勢之五：服務人性化
主動性專題推送：實現檔案信息資源專題化的主動推送服務。區別於傳統的檔案館被動借閱的模式，通過檔案館對檔案信息資源的主動打包推送的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發揮了檔案信息資源的價值。網絡化的借閱、審批：實現企業非公開檔案的信息資源的借閱利用。YGAD6.0客戶端的權限控制系統，精密、嚴謹的控制檔案資源的瀏覽、查看權限。權限內的檔案資源可以查看；對於權限範圍以外的非公開檔案資源，需按照嚴格的審批流程進行網上借閱，外加方便的上線提示功能（需審核的文件、已經通過或駁回的文件），審批通過後，保存借閱審批單，開放臨時定期檔案利用權限，到期後自動關閉。最大化的為檔案使用者提供最優、最方便的服務。
狹義的數字檔案館指其中的個體檔案館，其含義除了館藏檔案數字化的工作外，還涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統計等全過程，代表的是壹種信息環境和基礎設施的構建（包括軟、硬件系統的設計和組織實體的建立）。它包括：
1．接收應歸檔的電子文件及其元數據，並對立檔單位的電子文件工作流程實施在線監督和控制，以及時獲取電子文件，防止重要文件的流失；
2．將現有館藏檔案數字化，實現數字化檔案資源在網上的發布和傳遞；
3．支持對館藏各種檔案實體的自動化管理；
4．支持以網絡連接行業、政府信息資源庫及不同檔案館的數字化館藏，能夠提供分散於不同地區的檔案信息資源，實現檔案信息資源***享；
5．組織對數據的有效訪問和查詢，使用戶可以通過網絡對數字化檔案信息（包括目錄、索引和全文）進行查閱。