數據字典最重要的作用是作為分析階段的工具。任何字典最重要的用途都是供人查詢對不了解的條目的解釋，在結構化分析中，數據字典的作用是給數據流圖上每個成分加以定義和說明。
換句話說，數據流圖上所有的成分的定義和解釋的文字集合就是數據字典，而且在數據字典中建立的壹組嚴密壹致的定義很有助於改進分析員和用戶的通信。
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