檔案是什麽——我對檔案的認識

我８７年畢業後被分配到商丘市檔案局業務指導科工作，畢業當年擔當了中國人民大學檔案專業商丘黨校電大班的教學工作。在教學的過程中我發現自己只能勉強授業而無法勝任解惑的工作，因為教課書上的壹些學術觀點我根本弄不明白，就連最基本的檔案概念也理解不了。教科書上說：“原始記錄性是檔案的基本屬性”，“正確認識檔案的基本屬性（本質屬性）——原始記錄，對於做好檔案工作有實際的指導意義”，但教科書上又說：“檔案是文件材料有條件地轉化而來的”。“文件轉化為檔案壹般要具備三個條件”①。教科書中對檔案概念的揭示，我百思不得其解，感覺造成這壹結果的原因可能有兩個：壹是自己笨，理解能力太差；二是理論本身有問題，某些基礎理論教育已不自覺的陷入自欺欺人的惡性循環境界。如果是第壹種原因的話，尚可接受；如果是第二種原因的話，就是壹個社會的悲哀，感覺無法理解也不好接受。我帶著沈重的負罪心理完成了教學任務，但也從此走向了探討概念的基礎理論研究之路。 當年，中國人民大學檔案專業商丘黨校電大班使用的檔案管理學教科書是鄧紹興、陳智為教授編著，檔案出版社1986年出版的《新編檔案管理學》。該書講：“據粗略估計，目前國內外有關檔案的定義多達近百種”，該書還列舉壹些國內外有代表性的檔案定義。對這些檔案定義我不置可否，事實上也不知其對錯。為避免先入之見，誤入歧途，我把現實中被稱做檔案的事物看作壹個未知，壹個待解的矛盾，它由兩部分組成，壹部分是構成該事物的載體及信息記錄符號，另壹部分是載體極其信息記錄符號所具有的各種自然的以及社會的關系，用模型表示的話，現實中被稱做檔案的事物就是壹個處在其所具有的各種自然的、社會的關系為組成成分的半開放或全開放空間中的矛盾體。“為避免先入之見，誤入歧途，我把現實中被稱做檔案的事物看作壹個未知，壹個待解的矛盾，它由兩部分組成，壹部分是構成該事物的載體及信息記錄符號，另壹部分是載體極其信息記錄符號所具有的各種自然的以及社會的關系，用模型表示的話，現實中被稱做檔案的事物就是壹個以載體、信息記錄符號為核心，以載體、信息記錄符號所具有的各種自然的、社會的關系為組成成分的半開放或全開放的空間”。“壹個以載體、信息記錄符號為核心，以載體、信息記錄符號所具有的各種自然的、社會的關系為組成成分的半開放或全開放的空間”，這是我為研究檔案概念構築的壹個思維模型，它是“壹個未知，壹個待解的矛盾”。概念是反映對象本質屬性的思維形式，用已有的檔案定義對照思維模型，從中找到要研究的每壹個檔案定義對應的空間範圍，可以發現不同檔案定義對應的空間不盡相同，我認為處在各自對應空間中的檔案定義對象————既是不同檔案定義的檔案原型。不同檔案定義對應思維模型中的不同空間，檔案定義對應的空間就是檔案定義者看事物的視角。文件歸檔的過程其實就是人們對事物的認識視角轉變的過程，也就是說在歸檔的過程中人們對事物的認識由文件這壹視角轉到了檔案這壹視角，在整個過程中文件始終是文件，檔案始終是檔案，二者根本沒有任何本質變化，變化的只是人們的視角。歸檔過程中，文件轉化為檔案是假象，人們認識事物的視角發生變化是本質。 概念是反映對象本質屬性的思維形式，被稱作檔案的事物有許多屬性，列寧說：“定義可能有許多，因為對象有許多方面”（《列寧全集》第38卷，人民出版社1959年版，第255頁）。我認為列寧說的話沒錯，但也應該明白，揭示同壹對象不同方面的定義是不同概念，這些揭示同壹對象不同方面的概念代表的也是不同事物。哪些認為被稱作檔案的事物（或具有檔案本質屬性的事物）只能是檔案的想法是天真、不切實際的； 認為自己檔案定義中的定義對象是檔案，定義揭示的也是定義對象的本質屬性，自己定義的壹定是檔案的想法也是天真、不切實際的。因為被稱作檔案的事物可以是檔案，也可以是別的事物。 被稱作檔案（或文件）的事物的形成，傳遞以及保存都是人類主觀能動作用的結果，人類制作形成以及保存被稱作檔案（或文件）的事物的動機應是滿足自身的需要，被稱作檔案（或文件）的事物被制作、保存也應是其能夠滿足人類的需要或具有滿足人類需要的潛能，需要和能夠滿足需要應是決定被稱作檔案（或文件）的事物的形成、存在和發展的動力，人類在控制被稱作檔案（或文件）的事物生命運動的過程中對其的視角也應始終圍繞需要和能夠滿足需要這壹關系展開。 人類制作形成被稱作檔案（或文件）的事物的最初目的是為了記錄、傳遞信息、處理事務，我認為處在人類用來記錄、傳遞信息、處理事務狀態中的被稱作檔案（或文件）的事物是文件，隨著文件的辦理完畢，人類制作形成文件的最初目的得以實現，文件的部分功能隨之消失，但在文件的制作以及辦理過程中，被稱作檔案（或文件）的事物不僅記錄了其制作者的意圖也見證了其制作者記錄、傳遞信息、處理事務的整個過程；隨著時間的推移，人們對記錄對象或自身活動的已有記憶逐步消失，被稱作檔案（或文件）的事物反映其記錄對象及其制作者已有活動的功用逐步增強，我認為被用來了解其記錄對象及其制作者已有活動的被稱作檔案（或文件）的事物是檔案。 據《新編檔案管理學》壹書介紹，根據現有材料，檔案壹詞，見於明末清初的楊賓《柳邊紀略》卷三中記載：“邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書於紙者，亦呼為牌子，檔子矣”。我認為楊賓《柳邊紀略》卷三中的這段文字對我們研究檔案概念的形成極有參考價值。 從楊賓《柳邊紀略》卷三中的這段文字中，我們可以輕松的找到被稱做檔案的事物及其構成要素。被稱做檔案的事物是書於壹定載體上的文字，其構成要素是文字和載體，由此也可以基本認定被稱做檔案的事物形成於文字誕生之後，現實中實物是檔案之說恐怕是找不到傳統支撐點的，實踐上也和文物頂牛似乎也是行不通的。 寫書的人不是命名的人，誤解人意也是常事。君不見：“往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也”，“然今文字之書於紙者，亦呼為牌子，檔子矣”。“往來傳遞者曰牌子”若是“以削木片若牌故也”，何來“然今文字之書於紙者，亦呼為牌子，檔子矣”之說。 “然今文字之書於紙者，亦呼為牌子，檔子矣”。這句話足可以說明檔案的本質屬性和“貫皮條掛壁若檔故也”沒必然聯系。“邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也”，這句話是說牌子這壹概念反映的對象以及這壹對象名稱的由來；文字書於木，往來傳遞者曰牌子，這應是早期的文件定義。“存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也”，這句話結合上文是說檔子、檔案這壹概念反映的對象以及這壹對象名稱的由來；文字書於木，存儲年久者曰檔案，曰檔子，這應是有據可查的最原始的檔案定義。這兩句話有壹個***同特點，就是以象形事物名稱來給認識對象冠名。從文中以象形事物名稱來冠名認識對象這壹方式看，用“以積累多，貫皮條掛壁若檔故也”來說明檔案這壹名稱的由來似乎不太確切，我認為檔案壹詞另有來歷。國家檔案局教育處編，檔案出版社1988年出版的《檔案管理學概要》壹說中介紹：“‘檔’，《康熙字典》解釋為，‘橫木框檔’，就是木架框格的意思。‘案’，《說文解字》解釋為‘幾屬’，就是象小桌子壹類的東西。由此引申，又把處理壹樁事件的有關文件叫做壹案，並統稱收存的官方文件為‘案’或‘案卷’。‘檔’和‘案’連用就是存入檔架的案卷”。對此觀點我基本認同，但覺著事情遠非如此簡單。我認為“檔”和“案”連用應是指檔架中存有案卷這壹現象，檔案壹詞的本意也應如此，它表示“檔”和“案”間的壹種關系——即檔架中存有案卷。在我國人民的傳統習慣中，以象形事物名稱來冠名認識對象是壹種常見方式，從《柳邊紀略》壹文中以象形事物名稱給認識對象冠名這壹方式看，存儲年久的牌子被稱作檔案應是由於其具有相似檔架中存有案卷這壹屬性，事實上存儲年久的牌子也正如檔架中存有案卷那樣存儲了牌子制作者制作、使用牌子的有關歷史。把認識結合實際，我認為具有相似檔架中存有案卷屬性（即存儲年久的牌子中存儲了牌子制作者制作、使用牌子的有關歷史）是存儲年久的牌子被稱作檔案的由來，也是其成為檔案的根本原因。我認為現代意義的檔案概念——檔案的本質屬性是原始記錄性的理論觀點也正是這壹認識的延續和發展。 了解了楊賓《柳邊紀略》卷三中關於檔案的記載，再看近些年來從國外引進的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續體理論”，就有壹種似曾相識的感覺，真是懷疑它們是不是對“邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子”，“存儲年久者曰檔案”的改良，是“邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子”，“存儲年久者曰檔案”的出口轉內銷？希望研究檔案史的同仁不妨把此作為壹個課題研究壹下！ 我國現行的主流檔案學理論觀點認為“原始記錄性是檔案的基本屬性”，“文件轉化為檔案壹般要具備三個條件”。如果拿我國現行的主流檔案學理論觀點與國外的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續體理論”作對比，我認為我國現行的主流檔案學理論觀點比國外的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續體理論”更具理論價值，在對檔案本質屬性的認識上我國現行的主流檔案學理論觀點比國外的“文件生命周期理論”以及“文件生命連續體理論”要深刻的多 。我認為對檔案的本質屬性是原始記錄性的認識成果已達到真理的高度，被稱作檔案的事物壹經形成就具有原始記錄性，不能正確揭示“存儲年久者曰檔案”這壹客觀現實是我國現行的主流檔案學理論觀點不被普遍認可的癥結所在。我認為檔案的本質屬性是原始記錄性，但並不是具有原始記錄性的事物必定是檔案，只有原始記錄性為其本質屬性的事物才是檔案。邊外文字，多書於木，往來傳遞者雖然也具有原始記錄性，但整體上講原始記錄性這時不是往來傳遞者的本質屬性；存儲年久者曰檔案，因為此時原始記錄性上升為了事物的本質屬性，也可以理解為此時人們對事物的認識視角已由往來傳遞轉移到原始記錄性上來，故往來傳遞者曰牌子，存儲年久者曰檔案。“邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也”。這句話告訴我們，牌子和檔案都是書於木的文字，牌子和檔案的關系應該有兩種可能：壹是同壹事物（書於木的文字）的不同方面，二是同壹事物（書於木的文字）的不同階段。單純從“邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也”這句話來理解，牌子和檔案的關系應是同壹事物（書於木的文字）的不同階段，但運用辯證邏輯知識並結合實踐來判斷，牌子和檔案的關系只能是同壹事物（書於木的文字）的不同方面。 具有原始記錄性的文獻和具有備以查考性的文獻就如不穿馬甲的和穿馬甲的，壹些人習慣於用穿沒穿馬甲區分它們，並自以為憑此就能把它們區分開來，這些人似乎欠缺“穿上馬甲我也認識妳”的本領。二者看似轉化和被轉化的關系，其實不盡然，穿馬甲的也是沒穿馬甲的。