數據字典的建立應在系統分析階段進行。
數據字典是指對數據的數據項、數據結構、數據流、數據存儲、處理邏輯等進行定義和描述，其目的是對數據流圖中的各個元素作出詳細的說明，使用數據字典為簡單的建模項目。簡而言之，數據字典是描述數據的信息集合，是對系統中使用的所有數據元素的定義的集合。
數據字典（Data dictionary）是壹種用戶可以訪問的記錄數據庫和應用程序元數據的目錄。主動數據字典是指在對數據庫或應用程序結構進行修改時，其內容可以由DBMS自動更新的數據字典。被動數據字典是指修改時必須手工進行更新內容的數據字典。
數據字典最重要的作用是作為分析階段的工具。任何字典最重要的用途都是供人查詢對不了解的條目的解釋，在結構化分析中，數據字典的作用是給數據流圖上每個成分加以定義和說明。
換句話說，數據流圖上所有的成分的定義和解釋的文字集合就是數據字典，而且在數據字典中建立的壹組嚴密壹致的定義，很有助於改進分析員和用戶的通信。
數據字典（data dictionary）是對於數據模型中的數據對象或者項目的描述的集合，這樣做有利於程序員和其他需要參考的人。分析壹個用戶交換的對象系統的第壹步就是去辨別每壹個對象，以及它與其他對象之間的關系。
這個過程稱為數據建模，結果產生壹個對象關系圖。當每個數據對象和項目都給出了壹個描述性的名字之後，它的關系再進行描述，然後再描述數據的類型，列出所有可能預先定義的數值，以及提供簡單的文字性描述。這個集合被組織成書的形式用來參考，就叫做數據字典。