不屬於數據字典的作用是作為編碼階段的描述工具。
數據字典最重要的作用是作為分析階段的工具。任何字典最重要的用途都是供人查詢對不了解的條目的解釋，在結構化分析中，數據字典的作用是給數據流圖上每個成分加以定義和說明。
換句話說，數據流圖上所有的成分的定義和解釋的文字集合就是數據字典，而且在數據字典中建立的壹組嚴密壹致的定義，很有助於改進分析員和用戶的通信。
數據字典是指對數據的數據項、數據結構、數據流、數據存儲、處理邏輯等進行定義和描述，其目的是對數據流圖中的各個元素做出詳細的說明，使用數據字典為簡單的建模項目。簡而言之，數據字典是描述數據的信息集合，是對系統中使用的所有數據元素的定義的集合。
數據字典（Data dictionary）是壹種用戶可以訪問的記錄數據庫和應用程序元數據的目錄。主動數據字典是指在對數據庫或應用程序結構進行修改時，其內容可以由DBMS自動更新的數據字典。被動數據字典是指修改時必須手工進行更新內容的數據字典。