1.保障信息傳遞和溝通:公文是企業或組織內部以及與外部進行信息傳遞和溝通的重要工具。通過公文，可以傳達政策，發布通知，匯報工作進展，交流經驗。因此，有效的文檔管理可以確保信息的準確傳遞和溝通，有助於提高工作效率和組織的合作。
2.提高組織效率:公文管理涉及文件的生成、審核、批準、發布和歸檔，這些環節的順暢運行對組織的正常運轉至關重要。有效的文檔管理可以簡化業務流程，減少等待時間和不必要的重復工作，從而提高組織效率。