1.保護檔案:檔案是歷史的見證，對研究歷史、了解文化具有重要價值。檔案的保護環境可以保護檔案不受損壞和腐蝕，從而保證檔案的完整性和可讀性，便於後人研究和利用。
2.延長檔案的使用壽命:檔案的保存需要幾十年甚至上百年的時間，因此需要保持檔案存放環境的穩定，以延長檔案的使用壽命。控制溫度、濕度、光線等因素，可以減緩檔案的老化和腐蝕，保護檔案不受影響，從而延長檔案的壽命。
3.提高檔案管理效率:檔案管理需要大量的時間、人力、物力，檔案經常被損壞、腐蝕，需要修復、整理，這無疑增加了檔案管理的難度和成本。保護檔案環境可以減少檔案的損壞和腐蝕，降低檔案管理的難度和成本，提高檔案管理的效率。