眉區:此區域用於填寫簽發單位名稱、文件分類和緊急時限。
單位名稱:發行單位名稱預先印在本區，後綴“發行稿紙”；單位名稱應為全稱或規範化簡稱。
優先保密和時限:此欄用於填寫文件的保密程度和處理文件的時限。密級可根據GB7156-87《文件保密等級代碼》的規定用漢字填寫；優先級可以根據需要用漢字填寫。
描述區:此區域用於填寫文檔制作過程中各欄內容的各種標記和描述。
簽發:承辦單位負責人簽署審批意見、姓名、日期，表示文件簽發生效。
會簽由兩個以上單位聯合簽發時，各相關單位負責人應簽署批準意見、姓名和日期，表明文件簽發生效。如果聯合出版單位較多，本欄目位置不夠，可另附壹頁。主承辦單位負責人應在簽發欄簽署意見、姓名和日期。
主送:此欄用於按順序填寫主辦和回復文件的主送單位名稱。
抄送:此欄用於填寫需要了解文件內容以便協助處理的抄送單位名稱。
伊蘇諾。:此欄用於填寫發文單位統壹編制的文件字號和生效日期。
審核:本欄由負責審核上級簽發的稿件的人員簽名並註明日期。
起草人:此欄用於填寫起草稿件的單位名稱或單位內部的稿件起草部門名稱。
草稿:此欄由手稿的起草者簽名，並註明姓名和日期。
印刷:此欄由手稿印刷者簽名並註明姓名和日期。
這壹欄由校對員在稿件末尾簽名並註明日期。
份數:本欄填寫文件的打印份數。
附件:此欄用於按順序填寫公文後所附材料的標題和份數。
主題詞:此欄用於根據文檔的中心內容填寫文檔的主題詞。
標題區:該區域用於填寫文檔的標題。文件標題應當準確、簡要地概括文件的主要內容。
文本區:該區域用於根據規定書寫文檔的文本。書寫時從左向右排列(少數民族語言除外)，文字每行的長度等於圖形區域的寬度。每段的第壹行應該空兩個字開始寫。書寫時要使用符合檔案保管要求的書寫材料，字跡要清晰工整。
稿紙介紹:
稿紙是壹種帶有方格子的紙張，壹般用於文學愛好者撰寫詩歌、散文、小說等文學作品，送交出版社或編輯部出版。文字和標點符號要用正方形書寫，方便計算稿酬。還有壹種帶文件頭(公司全稱)的文具也屬於稿紙。稿紙多采用60-80克的雙面膠紙或書寫紙印刷。
印有雙線或暗線(縮進)的紙張，不受書寫限制，只要把表達的意思寫在信紙上即可。信箋紙壹般用28-60克的書寫紙或雙面膠紙印刷。
稿紙壹般是16格式，信紙有16格式和32格式。