首先，填寫憑證
記賬憑證是登記賬簿的依據，是總賬系統唯壹的數據來源，填制憑證也是最基礎、最頻繁的工作。計算機處理賬目後，電子賬簿的準確性和完整性取決於記賬憑證，因此需要保證記賬憑證的準確性和完整性。在實際工作中，可以根據已經審核批準報銷的原始憑證，在電腦上直接填制記賬憑證(即前臺處理)，也可以手工制證，然後集中錄入(即後臺處理)。企業采用哪種方式，要根據單位的實際情況。壹般來說，業務量少、基礎好、使用網絡版的企業可以采用前臺處理模式，而在第壹年使用或人機並行階段，更適合采用後臺處理模式。
(壹)填制憑證的方法
會計憑證的內容壹般包括兩部分:壹是憑證表頭，包括憑證種類、憑證號、憑證日期和附件數量；第二部分是憑證主體，包括摘要、會計分錄和金額。如果輸入科目有輔助核算要求，則應輸入輔助核算內容；如果壹個科目同時有多種輔助核算，還要求輸入各種輔助核算的相關內容。
單擊桌面上的填寫憑證，顯示憑證屏幕。點擊〖增加〗按鈕或按F5鍵增加壹張新憑證，光標定位在憑證類別上。
1.憑證標題的內容
(1)憑證類別。憑證類別詞可以輸入，也可以參照輸入。
(2)憑證號。壹般情況下由系統按月自動編制，即每類憑證每月從0001開始。對於網絡用戶，如果幾個人同時制單，系統會先提示壹個參考憑證號，憑證保存時才會給出真實憑證號；如果只有壹個系統或單用戶版本用於制單，則憑證號是正在填寫的憑證的編號。同時，系統還自動管理憑證的頁碼。系統規定憑證每頁有五條記錄。當壹張憑證有多頁時，系統會自動在憑證號後標註壹個單獨的編號。例如- 000l 0002/0003的收款編號，表示編號為001 * *的收款憑證有三張單獨的單據，當前光標的分錄在第二張單獨的單據上。如果在啟用賬套時或在賬簿選項中將憑證編號方式設置為手工編號，則用戶可以在此手工輸入憑證編號。
(3)編制日期。即填制憑證的日期。系統自動將入賬前錄入的業務日期作為填制會計憑證的日期。如果日期有誤，可以修改或參照輸入。
(4)所附文件的數量。即輸入原始文檔的數量。
⑤憑證UDF。憑證自定義項是用戶自定義的憑證輔助信息。用戶根據自己的需求定義和輸入信息，系統不進行信息的核對，只進行保存。
2.憑證內容
(1)匯總。輸入本條目的業務描述，應簡潔明了，不能為空。
(2)科目。末級科目必須輸入。您可以輸入賬戶代碼、中文賬戶名、英文賬戶名或賬戶助記碼。
(3)輔助信息。當科目有輔助核算時，系統會提示您輸入相應的輔助信息。如果需要修改所有已錄入的輔助項，可以雙擊要修改的項，系統會顯示輔助信息錄入窗口，用戶可以在此進行修改。
對於要進行數量核算的賬戶，屏幕提示用戶輸入數量和單價。系統根據數量×單價自動計算金額，先將金額放入借方。如果方向不壹致，按空格鍵調整量的方向。
對於有外幣核算的科目，系統會自動將憑證格式改為外幣。如果系統有其他輔助核算，請先錄入其他輔助核算，再錄入外幣信息。
當賬戶為銀行賬戶時，系統會提示您輸入結算方式、銀行編號和發生日期。其中，“結算方式”應為銀行結算方式，“票據號”應為結算號或支票號，“票據日期”應為該筆交易發生的日期，“票據日期”主要用於銀行對賬。
對於要使用“支票登記簿”的企業，如果在制單時要同時登記支票，就要在“賬簿選項”中設置“支票控制”選項，所以在制單時，如果輸入了結算方式，就要使用支票登記簿。輸入支票號碼後，系統會自動在支票登記簿中註銷未支付的支票，並填寫制單日期，所以領取支票時最好在支票登記簿中登記。如果支票沒有登記在支票登記簿中，系統將顯示壹個支票輸入窗口，供用戶在支票登記簿中登記支票的內容，並填寫報銷日期。
(4)金額。即分錄的本幣借方或貸方金額，不能為零，但可以用紅字，紅字金額可以用負數形式輸入。
輸入憑證內容後，按保存按鈕或F6保存該憑證，按放棄按鈕放棄當前添加的憑證。
如果用應收系統管理所有的客戶交易，那麽所有與客戶的交易都應該在應收系統中生成相應的憑證，而不是在“填制憑證”功能中制證。如果用應付系統來管理與供應商的所有交易，那麽與供應商的所有交易都要在應付系統中生成相應的憑證。
(2)其他填制憑證的功能
1.生成和調用常用憑證
(1)可以將壹張憑證保存為常用憑證庫，以後可以根據保存的代碼調用這張常用憑證。
(2)填制與“常用憑證”相似或完全相同的憑證時，可以調用此常用憑證，這樣會加快憑證錄入的速度。調用方法是:制單時調用制單菜單下的常用憑證功能，選擇要調用的常用憑證，調出指定的常用憑證。如果轉出的常用憑證和業務有人員或缺少某些信息，可以直接修改成需要的憑證。
2.修改憑證
在憑證填制界面，通過點擊首頁、上壹頁、下壹頁、末頁按鈕翻頁查找，或點擊查詢按鈕輸入查詢條件，然後將光標移動到需要修改的地方，即可找到需要修改的憑證。可修改的內容包括摘要、科目、輔助項、金額和方向、條目的增刪等。某些項目的修改受到賬簿選項設置的限制。如果涉及銀行賬戶的分錄中已經輸入了支票信息，並且支票已經報銷，則修改分錄不會對其產生影響。
"支票登記簿"的內容修改後，點擊保存保存當前修改，點擊放棄放棄當前憑證的修改。
從外部系統傳遞過來的憑證不能在總賬系統中修改，只能在生成憑證的系統中修改。
3.作廢/恢復憑單
當憑證不需要或有錯誤不方便修改時，可以作廢。
進入填制憑證界面後，查詢出要作廢的憑證。點擊制單菜單下的〖作廢/恢復〗按鈕，憑證上會顯示“作廢”字樣，表示該憑證已經作廢，作廢的憑證仍保留憑證內容和憑證號。無效憑證不能修改或審核。記賬時，作廢憑證不處理，相當於空白憑證。查詢賬簿時，也查不到作廢憑證的數據。
如果當前憑證已經作廢，也可以點擊制單菜單下的〖作廢/恢復〗按鈕，取消作廢標誌，將當前憑證恢復為有效憑證。
整理優惠券
憑證排序是刪除所有無效憑證，並對未記賬憑證重新編號。如果本月憑證已經記賬，則不整理本月最後壹張已記賬憑證之前的憑證，只整理後面未記賬的憑證。如果要整理憑證，首先使用“恢復預記賬狀態”功能，恢復本月初的預記賬狀態，然後整理憑證。
5.制作紅字絕育憑證
核銷已記賬憑證，通過制單菜單下的核銷憑證制作紅字核銷憑證。輸入制單月份，然後回答要沖銷哪個月份、憑證類型、憑證號，系統自動生成紅字沖銷憑證。紅字核銷方式增加的憑證，應作為正常憑證進行保管和管理。
6.查看憑證相關信息
總賬系統的憑證填制功能不僅是各賬簿數據的輸入口，還提供了強大的信息查詢功能，以便及時了解經濟業務，保證憑證填制的正確性。您可以通過憑證填制界面的查詢功能查詢符合條件的憑證信息；通過查看菜單，可以查看當前科目的最新余額、外部系統制證信息、聯查明細賬等。
(1)查詢外系統制證信息。如果當前憑證是由外系統生成的，將鼠標移動到記賬憑證的標題上，按鼠標左鍵。系統會顯示當前憑證來自哪個子系統，以及憑證反映的業務類型和業務號。
(2)聯查明細賬。當光標位於憑證分錄上時，點擊〖查看〗菜單下的〖聯查明細賬〗按鈕，系統將顯示該業務科目的明細賬。
(3)聯查原始單據。如果當前憑證是外系統生成的，點擊〖查看〗菜單下的〖聯查原始單據〗按鈕，系統將顯示生成該憑證的原始單據。
(4)分單:如果當前憑證有多張分單，點擊〖查看〗菜單下的〖查找分單〗按鈕，輸入分單頁碼，即可查看該分單。
二、審計證書
審核是指具有審核權限的操作員根據會計制度，對制單員填制的會計憑證的合法性進行檢查。會計涉及國家、企業和個人的切身經濟利益，會計憑證的準確性是正確核算的基礎。因此，無論是根據審核後的原始憑證在計算機上直接編制記賬憑證，還是將手工編制審核後的憑證直接輸入系統(因為已經手工處理過)，都需要經過他人審核後才能作為正式憑證進行賬務處理。
為了保證登記在賬簿上的每壹筆經濟業務的準確可靠，制單人填寫的每壹張憑證都必須經過審核人的審核。審核憑證主要包括出納簽字和審核憑證。按照會計制度，審核和制單不能是同壹個人。
1.出納員簽名
出納憑證涉及企業現金收支，應加強管理。出納可以通過出納簽字功能，對編制人填寫的現金銀行賬戶的憑證進行檢查，主要是檢查出納憑證的出納賬戶金額是否正確，對經審查認為錯誤或有異議的憑證，應提交起草人修改後再進行檢查。
出納簽字前必須先更改操作員，即在總賬系統中點擊文件菜單下的重新登記命令。然後在總賬系統中點擊審核憑證下的出納簽名。輸入出納憑證的條件後，屏幕顯示憑證列表；選擇要簽名的憑證。出納確認憑證無誤後，點擊簽字按鈕，在憑證下方的“出納”處自動簽上出納的名字，如圖3-14所示。可以點擊第壹頁、上壹頁、下壹頁、最後壹頁按鈕連續翻頁簽名。如果要取消已簽字憑證的簽字，可點擊〖取消〗按鈕取消簽字。也可以通過〖簽字〗菜單下的〖批量簽字〗或〖批量取消簽字〗對當前範圍內的所有憑證進行簽字或取消簽字。
出納憑證是否管理出納簽字取決於賬簿選項中的設置。憑證壹經簽名，就不能修改或刪除。只有取消後才能修改或刪除。取消簽名只能由出納本人完成。
2.審計憑證
審計憑證是審計人員根據會計制度進行檢查核實的憑證，主要是檢查會計憑證與原始憑證是否壹致，會計分錄是否正確等。，對審核後認為錯誤或有異議的憑證，應在審核前提交起草人修改。只有具有審計權限的人員才能進行審計操作。
出納應簽署憑單審查。需要先重新登記更換操作員，然後通過總賬系統中的審核憑證審核待審核憑證；點擊〖審核〗菜單下的〖批量審核憑證〗或〖批量取消審核〗按鈕，系統自動將待審核或已審核的憑證進行批量審核。
批量審批或取消審批。
憑證壹經審核，就不能修改或刪除，只有取消審核簽字後才能修改或刪除。審批簽字只能由審批人本人取消。手動:制作憑證的用戶在審核憑證後，還必須審核輸入機器的憑證；無效憑證無法審核，也可能標註錯誤。無法審核標記錯誤的憑證。如果要審批，需要先取消標記錯誤再審批。
三。憑證摘要
憑證匯總是將會計憑證按條件匯總，生成憑證匯總表。匯總後的憑證可以是記賬憑證，也可以是已記賬憑證，這樣在所有憑證記賬之前，財務人員可以隨時查看企業當前的經營狀況等財務信息。
點擊總賬系統中審核憑證下的科目匯總。在憑證匯總表中，可以聯查輔助核算科目的明細情況。
第四，記賬
會計憑證經審核簽字後，可用於登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬戶、往來賬戶、項目賬戶和備查賬戶。記賬壹般采用向導模式，記賬過程更加清晰。記賬工作由計算機自動處理，無需人工幹預。
在總賬系統中點擊〖記賬〗按鈕，進入記賬向導。在向導的指導下，進入記賬範圍，查看記賬報告，開始記賬。當系統提示完成記賬時，點擊【確定】，完成記賬。該系統允許每月多次記賬。
記賬過程不得中斷。壹旦停電或其他原因造成中斷，系統會自動調用“恢復預記賬狀態”恢復數據，然後重新記賬。
下列情況不允許記賬:
(1)第壹次記賬時，如果期初余額試算表不平衡，則不允許記賬。
(2)所選範圍內的不平衡憑證不能記賬。
(3)所選範圍內未審核的憑證不允許入賬。
(4)如果上月未結賬，本月不允許記賬。