《檔案著錄規則》是我國檔案著錄的國家標準。國家檔案局主持起草,經全國文獻工作標準化技術委員會討論通過,國家標準局以1985號文批準頒布。
檔案著錄是檔案館和實驗室編制檢索工具時,對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。它是獲取檔案中情報信息的主要途徑,也是決定檔案檢索工具質量的重要因素。《規則》的制定為建立和完善全國統壹的檔案檢索系統,建立地方和國家目錄中心,逐步實現電子計算機檢索創造了條件。
規則的主要內容:
1,引言,說明制定的目的、原則和適用範圍。
2.名詞術語,定義所涉及的基本名詞術語的概念。
3.描述項包括10個大項,如標題和負責人、正文項、分類和保存期限、時間、載體形式、檢查和編號,以及幾個小項。
4.標識符號,指定記錄項目和內容的六種標識符。
5.描述格式,規定並解釋條目中描述項的排列順序和表達方式。
6.項目的詳細描述,逐壹解釋、說明和說明描述項目中的每壹項。此外,《規則》還對描述項目的詳細程度、使用的字符、載體類型標識和描述來源等作出了壹些規定。