秘書寫作的格式和技巧
秘書寫作格式
1範圍
本標準規定了國家行政機關公文的通用紙張要求、打印要求、要素排列順序和標識規則。
本標準適用於各級國家行政機關發布的公文。其他機關可參照執行。
用少數民族文字印制的公文格式可參照本標準的有關規定執行。
2參考標準
下列標準中包含的條款通過在本標準中引用而成為本標準的條款。本標準出版時，所有標記的版本均有效。所有標準都將被修訂，使用本標準的各方應探索使用下列標準最新版本的可能性。
Gb/t148-1997印刷、書寫和繪圖用紙格式尺寸。
3定義
本標準采用以下定義
3.1字
壹種長度單位，用於標識文檔中的水平距離。壹個字指的是壹個漢字所占的空間。
3.2線
壹種長度單位，用來標識文件中的縱向距離。這個標準以3號的高度加上3號高度的7/8倍的距離作為參考線。
4公文用紙的主要技術指標
公文用紙壹般使用膠版印刷紙或復印紙，紙張重量60g/m2~80g/ m2。紙張白度85% ~ 90%，橫向折痕？15倍，不透明度？85%，ph 7.5~9.5。
5文件紙張格式和版面尺寸
5.1文件紙張尺寸
公文用紙采用gb/t148規定的a4紙，成品尺寸為210mm？297mm，尺寸允許偏差見gb/t148。
5.2文檔頁邊距和編輯中心的尺寸
公文紙頂部(上白邊)為:37mm？1毫米
文件紙裝訂(左白邊)為:28mm？1毫米
核心尺寸為:156mm？225毫米(不包括頁碼)
文本中的6種顏色的圖片和文本
除非另有說明，公文中的圖文顏色均為黑色。
7排版規範和印刷裝訂要求
7.1排版規範
正文使用3號仿宋體，壹般每邊22行，每行28個字。
7.2制版要求
版面幹凈無底灰，字跡清晰無斷線。尺寸標準，板材中心不傾斜，誤差不超過1mm。
7.3印刷要求
雙面打印；頁碼設置正確，兩邊誤差不超過2mm。黑色墨水要達到bl100%，紅色墨水要達到y80%和m80%。印刷品堅實均勻；從字面上看，不花，不白，不碎。
7.4裝訂要求
公文要左側裝訂，不要掉頁。公文封面、書芯不脫落，背面平整、空洞。兩個頁碼之間的誤差不得超過4 mm。騎馬訂或平縫的預定量為兩個釘鋸處書芯上下1/4。允許的誤差是多少？4毫米.平訂書針鋸與書脊之間的距離為3毫米至5毫米；無壞釘、缺釘、重釘，釘腳平整牢固；不要把這壹頁留在背面。切割產品的尺寸誤差？1mm，四角90o，無茬無缺陷。
8公文中要素的識別規則
這個標準將組成文檔的元素分為三個部分:眉、主題和版本。公文首頁紅色反線(寬度與核心相同，即156mm)以上的所有元素統稱為訓練眉頭；置於紅色反線以下(不含)和主題詞之間(不含)的所有元素統稱為主語；主題詞下面的元素統稱為版本註釋。
8.1.1文件編號
公文流水號是同壹文稿打印多份時，每份公文的流水號。在1行的編輯中心左上角用阿拉伯數字標註。
8.1.2保密級別和期限
如需標識密級，使用3號黑體字，頂框標識在頁面中央右上角1行，兩個字之間有1；如需同時標明密級和保密期限，應采用3號黑體字標註，頂框應在版次右上角1行標註。在秘密等級的保密期之間應該使用什麽？★?分開。
8.1.3緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體，頂框標識在板塊中心右上角1行，兩個字之間用1；如果需要同時標識秘密級別和緊急程度，則秘密級別的頂框在棋盤右上角的行1中標識，緊急級別的頂框在棋盤右上角的行2中標識。
8.1.4發證機構的標識
加發證機關全稱或規範化簡稱後？文檔？作文；對於壹些具體的公文，只能識別發文機關的全稱或規範化簡稱。發證機關標識上邊緣至版心上邊緣為25 mm，對於提交的公文，發證機關標識上邊緣至版心上邊緣為80 mm。
發證機關的標識建議使用小標宋體，用紅色標註。字體大小由發證機關以醒目美觀為原則確定，但最大不得等於或大於22mm？15毫米.
聯名書寫時，應先用主辦機構的名稱。文檔？該字置於發證機關名稱的右側，自上而下排列在中間；聯合行文機關過多的，確保公文首頁顯示正文。
8.1.5文件編號
文件編號由發證機關的字、年、序號組成。發證機關標識下有2行，字體仿宋體3號，居中排列；年份和序號用阿拉伯數字標識；年份要用六角括號的全稱標註？〔〕?附上；流水號不是由啞位組成的(即1不是由001組成的)，不加？第壹個？詞。
在文件編號下方4mm處，打印壹條與印版中心寬度相同的紅色反線。
8.1.6發行人
報送的公文應標明簽發人名稱，並列排列在文號右側。左邊空格為單據號1，右邊空格為簽發人名稱1；簽發人應當用全角冒號標註，簽發人名稱應當在冒號後用2號斜體標註。
簽發人超過壹個的，主辦單位簽發人的名稱放在1行，其他簽發人的名稱從第2行開始按簽發機關的順序排列，紅色反序線下移，使文件號與最後壹個簽發人的名稱在同壹行，紅色反序線與it的距離為4 mm..
8.2主體
8.2.1公文標題
紅色反線下有2行，使用2號小標記的字體，可以壹行或多行排列在中央；回行時，詞義要完整，排列要對稱，間距要適當。
8.2.2主要交付機關
標題下有1行，左側頂盒標有3號仿宋風格，返回時仍為頂盒；最後壹個主要投遞機構的名稱後跟壹個全角冒號。如果主送機關名稱過多，使公文首頁無法顯示正文，應將主送機關名稱移至版內主題詞下方、抄送上方，標識方法與抄送相同。
文件主體
在主送機構名稱的下壹行，在每個自然段的左邊空白處留出2個字，並返回到頂框。數字和年份不能返回。
8.2.4附件
如果公文中有附件，1的左空行標有3號仿宋體？依戀？，後跟全角冒號和名稱。如果附件中有序號，用阿拉伯數字(如？附:1。);附件名稱後沒有添加標點符號。附件應與公文正文裝訂在壹起，並在附件的右上角1行標註。依戀？，識別序列號(如果有)；附件的編號和名稱應壹致。如果附件不能與文件正文裝訂在壹起，文件的編號將在附件左上角第1行的頂框中標識，附件(或序號)將在後面標識。
8.2.5書面時間
用漢字標註年、月、日；？零？寫為？o？；書寫時間的標記位置見8.2.6。
8.2.6正式文件有效標識
8.2.6.1單壹發行印章
單個機關簽發的公文，不在會簽處簽署簽發機關的名稱，只標註行文時間。寫的時間是右邊4個字；印章應距離文字2毫米~ 4毫米，將書寫時間壓直居中，印章應為紅色。
印章下弧無文字時，采用下集法，即在書寫時間上只壓下弧；
印章下弧有字時，采用中套法，即在書寫時間上按印章中心線。
8.2.6.2聯合書寫印章
聯名書寫需要加蓋兩枚印章時，應開寫時間，左右各7個字；主辦單位的印章在前面；兩個印章都蓋有書寫時間，印章為紅色。只有使用相同的蓋章方法才能確保印章排列有序。兩個密封件互不相交或相切，並且它們之間的距離不大於3毫米
聯合行文需要加蓋3枚以上印章時，為防止空白印章，發文機關名稱(簡稱)應安排在發文時間與正文之間。主辦單位印章在前，每排最多3枚，兩端不得超過版心；如果最後壹排有壹兩個印章，都排在中間；密封件不相交或彼此相切；在最後壹排印章的底部，右邊的2字表示書寫時間。
8.2.6.3的特殊情況描述
當公文排版後留下的空白處容納不下印章的位置時，應采取措施通過調整行距和字距來解決，使印章和正文在同壹側，不允許有標誌？此頁面沒有正文？來解決問題。
註釋
公文如有註釋，在行文時的下壹行用括號註明“仿宋體3號”“左空格2號”字樣。
版本8.3
8.3.1關鍵字
？關鍵詞？用3號黑體字，在左上方方框中標註，後跟全角冒號；詞頭用3號小標宋河馬小廚師；標題之間有壹個空白單詞。
8.3.2毫升
如果有公文復印件，則是主題下的1行；“左空”二字標3號仿宋體？Cc？，後跟全角冒號；抄送機關之間用頓號隔開，返回時與冒號後的抄送機關對齊；在最後壹個抄送機關畫上句號。主送機關在主題詞下移動的，識別方法與抄送機關相同。
8.3.3發證機關和發證時間
位於抄送機關下(主題詞下無抄送機關)，占1行；用3號模仿歌曲風格。打印機關的左空間為1，打印時間為1。印發時間以公文付印日期為準，並用阿拉伯數字標註。
8.3.4版中的反線
在郵票中的每個元素下加壹條反線，寬度與郵票相同。
8.3.5印章的位置
印章應放在公文的最後壹頁(封面四)，印章的最後壹個要素應放在最後壹行。
第9頁
用4號半角阿拉伯數字標記，放在板中心下緣。在數字的左右各放壹條4號字線，字線距離板塊中心下緣7mm。單頁碼在右空格為1字，雙頁碼在左空格為1字。空白頁和空白頁後的頁面不標識頁碼。
10正式文件中的表格
公文如需附頁，頁碼應放在橫放的a4紙桌子左側，單頁碼應放在桌子左下角，雙頁碼應放在桌子左上角，單頁碼頁眉在預留邊，雙嘉碼頁眉在切口邊。
如果文件需要附a3紙質表格，且最後壹頁為a3紙質表格時，第三、四個信封(可不發頁碼)應為空白，a3紙質表格應粘貼在第三個信封之前，而不是文件的最後壹頁(第四個信封)。
11公文的具體格式
11.1字母格式
發證機關名稱上邊緣與頁面上邊緣的距離為30mm，建議使用小標準宋體，字號由發證機關確定；發證機關全稱下面4mm是壹條武文線(上粗下細)，離下壹頁20mm是壹條武文線(上細下粗)，兩條都是170mm長。每行28個字的間距。發證機關的名稱和雙線用紅色打印。從本標準中的相應元素來解釋兩條線之間每個元素的識別方法。
11.2命令格式
訂單標識由簽發機構的名稱添加？訂單？還是？訂單？構圖，用紅色小標宋，字體大小由發證機關決定。命令標識上邊緣距板中心上邊緣20mm，下邊緣空2行對中標識號；訂單號下有兩行識別文字；正文下壹行，右空格四個字標識簽發人姓名章，簽名章左空格兩個字標識簽發人職務；聯合發布的指令或命令的發布者的職位應標明全稱。在簽名章的下壹行，“右空白”字樣表示書寫時間。分發機關的識別方法與抄送機關的識別方法相同。其他的從本標準的相關要素解釋。
11.3會議紀要格式
會議紀要由？會議紀要？作文。標識位置同8.1.4，字號由發證機關決定。會議記錄沒有蓋章。本標準中還規定了其他要素。
12風格
a4文檔紙的頁邊距和中心尺寸見圖1；公文首頁布局見圖2；提交的公文首頁布局見圖3；公文最後壹頁的布局見圖4；聯合文檔最後壹頁的布局見圖5；聯合公文最後壹頁布局見圖6。
註意:圖片尺寸已經縮小到1: 2。
(完)
附:新國家行政機關公文格式簡介。
壹、新“格式”的幾個主要特點
1，改了名字，確定了適用範圍。
原公文格式(98版)稱為國家機關公文格式，新公文格式(99版)更名為國家行政機關公文格式。確定了國家行政機關公文格式的適用範圍。保證了公文的統壹性，名稱的變更不影響非國家機關和部門采用本標準。
2.官方文件的紙張格式尺寸已更改。
公文用紙尺寸是此次修訂的主要調整內容。原標準中，紙張為16開放式(260 mm？184毫米).新修訂的標準規定a4型(297mm？210mm)這是新公文標準的最大特點。
3.已經實施了壹種新的定位方法。
在新修訂的標準中，為了使公文制作者更方便、明確地掌握標準。它采用壹種相對通俗易懂的形式來確定公文中各元素的定位，即它采用？詞？然後呢。好嗎？的概念，然後根據字和行的定義來確定元素在文檔中的具體位置。同時，新標準將公文分為瀏覽器、主題、版本三個部分。所有的元素都被分類了。
4.圖形區域縮小。
新修訂標準中，左右白邊增加19mm，天頂角增加45mm。這樣壹個版本的公文，壹方面給領導閱發文件留下了比較寬闊的空間，另壹方面也讓公文更加美觀。
5.添加的內容。
新修訂的標準在原標準的基礎土壤上增加了壹些內容，主要包括:排版規範、印刷要求、裝訂要求和公文中的表格處理。還增加了公文的具體格式，即信函公文格式、命令格式和會議紀要格式。增加新內容的出發點是從開始制作到最終形成正式文件的整個過程能夠有壹個統壹的依據。公文制作的水平和質量有了很大提高。
6.提高了官方文件的安全性。
公文具有法律效力。目前，社會上偽造公文、詐騙的犯罪活動時有發生。新標準對公文防偽做了壹些硬性規定。比如:無空白印章；沒用了？此頁面沒有正文？、空白頁不標識頁碼等等。這就不給別有用心的人偽造公文以可乘之機，從格式上維護了法律地位，這是新標準最顯著的特點之壹，也是掌握和執行新標準時要特別註意的壹個重點。1 2 3 4 5
7、有利於計算機處理
新標準主要有兩個目的:壹是規範和統壹行政機關公文格式，提高公文制作水平和質量，二是便於實現辦公自動化。
第二，？紀錄片？公文格式的改變
1，大小的變化
上圖:所有報告的公文簽發機關標識的上邊緣為80mm，也就是說，公文簽發機關紅色擡頭的上邊緣為37 180 = 117 mm。
以下文字:公文發文機關標識用於平行或以下文字的上邊緣距版本中心邊緣25mm，也就是說，發文機關紅色擡頭的上邊緣距頁面上邊緣37+25=62mm。
2.每個標誌中某些元素的變化
文件編號:所有提交的正式文件，文件編號應在紅線上方左側，左邊空格為65，438+0字，右邊空格為簽發人65，438+0字。文件編號和簽發人在紅線的同壹行。
3.添加元素標識
(1)新標準中增加了文件的保密期限。根據國家保密局要求，密級後標註保密期限。實心五角星？分開。比如？絕密空壹字實五角星6個月？。根據國家秘密保密期限的規定，如果不標註保密期限，相當於？絕密？三十年了？機密？二十年了？秘密？十年了
②上條應註明簽發人和會簽人姓名，其中？請示？性文件在哪裏？筆記？註明聯系人的姓名和電話號碼。
4.公文格式中應註意的幾個問題？
(1)在標誌位置和文字上。
(2)上報的文件必須註明簽發人或會簽人的姓名。
3分？會議紀要？電報要貼郵票。
(4)聯合報送的公文，主辦單位應當加蓋印章，聯合發文機關應當加蓋印章。
(五)除兩個以上機關聯合行文外，任何公文的署名處不得留有發文機關的名稱，所發公文的標題壹般應為發文機關的名稱。
⑥公文中不得出現空白印章(指三聯以上的文章)。
⑦印章應與正文在同壹頁上。如果不在同壹頁，要通過縮短或加寬行距、字距來解決。此頁面沒有正文？文字。
如果公文中有空白頁，不要標註頁碼。
第三，具體公文的格式變化
1，信函文檔格式
全稱用於發證機關的標識，但不加？文檔？2字，發證機關名稱上邊緣距土頁邊緣距離為30mm，用紅色小字體標註(20mnm？14mm)，發證機關全稱下面4mm是壹條武文線(上粗下細)，距下頁邊緣20mm，是吳紅的條文(上粗下粗)。兩行都是170 mm，每頁22行，每行中間28個字，首頁不顯示頁碼。其他元素的鑒別方法也壹樣嗎？紀錄片？文件格式標識(文件編號、密級、緊急程度標識標註在紅線下的右框或左框)。
2.命令格式
頒發機構的名稱是什麽？訂單？成分，不能用縮寫，用紅色標識。命令標誌上邊緣距版本中心邊緣20mnm，下邊緣空白2行用於標誌號居中(粗體)，2行用於標誌號下標註文字；正文下方空行1表示簽發人簽章，簽章右側空行2表示簽發人職務。簽名人簽名章下右邊空白1行和空白2表示書寫日期。其他元素都壹樣？紀錄片？文檔格式是相同的。
3.會議記錄的格式
發行機關使用紅色小標宋河馬小廚師，位置使用。紀錄片？發證機關的標註方法是壹樣的，就是離板塊頂邊25mm，不蓋章。
秘書寫作技巧
閱讀優秀作品:這是壹個顯而易見但立竿見影的方法。不多讀好作品，就不知道怎麽寫出更好的作品。優秀的作家是從閱讀別人的優秀作品開始，然後模仿，最後超越。
形成自己的風格:盡可能多讀名著，多關註文章的問題和閱讀內容時的寫作技巧。
盡可能多寫:每天寫，如果可能的話，壹天寫幾次。妳寫的太多了，所以妳寫的很好。學習如何寫作和其他知識是壹樣的。熟能生巧。寫自己，寫博客，給出版社投稿。就寫，全心全意的寫，練的越多，寫作水平提高的越快。
隨時隨地寫下妳的靈感:隨身帶壹個小筆記本(納博科夫的小卡片滿滿的)，當妳對小說、文章或小說中的人物有什麽靈感時，立即寫下來。當妳聽了別人的幾句對話，有了頓悟，或者看到壹首讓妳感動的散文詩、壹句歌詞，可以馬上寫下來。靈感總是稍縱即逝。如果妳及時記錄下來，它可以成為妳寫作的素材。我的習慣是給自己的博客列壹個文章清單，不斷補充。
專門的寫作時間:每天找壹個沒有任何間斷的時間段作為專門的寫作時間，並養成習慣。對我來說，清晨是最好的時間，午餐，晚上，或者深夜也可以。無論做什麽工作，都要把寫作作為每天必須完成的任務。每天至少寫半個小時，當然壹個小時更好。如果妳和我壹樣是全職寫手，妳需要多寫幾個小時。請不要擔心，這只會讓妳寫得更好。
塗鴉:面對整張白紙，整個白屏，無從下手，肯定很恐怖。妳會想:我還是查郵件或者睡個午覺吧！先生，請不要這樣做。馬上開始寫，馬上打字，寫什麽都沒關系，讓我聽到妳打字就行。只要開始寫，壹切都好辦。像我這種喜歡先打名字和文章標題，應該不難，然後慢慢展開劇情，完全融入進去？關鍵是:壹開始可以寫字塗鴉，但是要盡快開始寫正文。
先計劃，再寫:是這樣的嗎？隨便塗鴉？有壹些矛盾，但不是。在妳坐下來正式寫作之前，在頭腦中制定壹個計劃或預演壹遍是非常有用的。每天跑步的時候想寫什麽，或者走路的時候頭腦風暴；然後寫下妳的想法，做壹個簡要的提綱；當妳真的準備好要開始寫作的時候，妳可以快速的開始，因為妳有想法，有思路。
創新:妳需要模仿名家，這並不意味著妳要寫得和他們壹模壹樣。妳可以嘗試壹種新的寫作方式，從這裏學壹點，從那裏學壹點。漸漸的，妳就會有自己的風格，自己的風格，自己的想法。嘗試壹些不同的表達式，或者創建壹些不同的表達式。妳可以嘗試每種方法，看看是什麽樣的。如果不好，就不要用。
修改:妳開始構思妳的文字，然後試著寫，讓故事展開，最後妳需要回去看看妳寫了什麽。這壹點非常重要。壹旦寫了，很多作家就不想修改了。寫起來要花時間和精力，修改起來也要花時間。這真是壹份吃力不討好的工作。但是如果妳想寫得更好，妳必須學會如何修改它。好的作品是經過反復推敲和修改而成的，會讓妳的作品從平庸中脫穎而出。看看妳寫的東西，不僅僅是那些拼寫和語法錯誤，還有那些沒有意義的單詞，混亂的結構和混亂的句子。修改的目標是:更清晰、更直接、更生動。
簡潔:這是妳復習過程中最重要的事情。壹句話，壹段壹段的刪除壹切無關話題。簡短的壹句話比冗長的廢話更有說服力，白話比晦澀難懂的專業術語更受歡迎。記住:簡單就是力量。
有感染力的句子:在短句中使用有感染力的動詞。當然也不要求每句話都這樣。妳需要改變它。但是，嘗試更吸引人的句子。另外，也不壹定要等到想修改的時候。妳應該在剛開始寫作的時候考慮這個問題。
獲得他人的反饋:關起門來不會有進步。讓別人看妳的文章給妳反饋，最好是有經驗的作家和我。他們見多識廣，會給妳中肯而有見地的建議。認真傾聽，哪怕是壹些批評，也要接受，忠言逆耳，只會讓妳寫得更好。
是騾子還是馬，拉出來走:就妳而言，妳需要讓別人看妳的作品。妳不能想讓誰看妳的作品，就讓誰看妳的文章。妳要出版自己的書，自己的短篇小說和詩歌，給出版社投稿。如果妳已經開始寫博客，恭喜妳，這是壹個好的開始。如果還沒有人訪問過，妳需要把它放在壹個流量比較大的博客服務網站上，讓讀者給妳留言，給妳建議。所有人都會看妳寫，壹開始可能是壹件很傷腦筋的事情，但這是每個作家成長的必經之路。立刻發表妳的話。
采用會話式的風格:很多人的文筆比較正式，但是我發現像我們說話這樣的文筆會讓文章更加通順(沒有感嘆詞)。這樣，讀者看起來會更舒服。壹開始這樣寫不容易，需要堅持做下去。或許，會帶來另壹個問題。為了讀得更口語化，妳需要打破壹些語法規則(比如我前面的句子)。因為如果生搬硬套語法，會讓妳的文章看起來不自然。如果沒有其他原因，就不要違反語法規則。妳需要知道妳在做什麽，為什麽要這麽做。
好的開頭和結尾:開頭和結尾是文章的重點。尤其是開頭。如果不能在故事的開頭吸引讀者，他們就很難有耐心看完整篇文章。所以多花點時間想想怎麽寫好開頭。壹旦讀者對妳的開頭感興趣，他們會想知道更多。寫完開頭，再做壹個精彩的結尾，會讓讀者期待妳的下壹部大作。