(壹)文件內容存在問題
按照《國家行政機關公文處理辦法》(國發〔2000〕23號，以下簡稱《辦法》)，公文的起草應當符合國家法律、法規和其他有關規定。但是，有些文件與政策不符。
(二)現存問題之間的關系
1.舉報渠道不規範。
根據《辦法》關於各類公文適用範圍的規定，上行公文(請示、報告)應主要發送上級機關，而不是上級機關的內設機構。辦理上級機關內設機構可以自行辦理的事項，可以直接寫信給有關內設機構，但應當使用信函。有的報告、請示單位打印上級機關辦公廳或其他內設機構，或以本機關辦公室名義向上級機關辦公廳請示、報告本單位工作。
2.“請示”主要發給上級部門和領導個人。
根據《辦法》，“請示”壹般只由壹個主送機關撰寫。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”、“報告”。但有些單位會“請示”，發給上級部門和領導個人。
3.同時發送給上級機關，抄送內部組織。
按照公文處理的有關規定，文件發送到單位後，由接收單位的辦公廳(室)負責分發給本單位有關領導和業務部門，發送單位不得向接收單位的領導或內設機構發送多頭副本。但是，有些單位在向上級機關發送的同時，也向內部組織發送了副本。
(3)規則編寫中的問題
1.“報告”寫作規範中存在的問題
按照公文處理工作的有關規定，向上級機關報告事項，適用上述格式；必須有主送單位，註明簽發人名稱；報告不得附有說明；以下文字不應署名簽發人姓名，也不能使用以上文字的格式。但是，有些單位打印報告的格式如下:該報告沒有發送到該單元的所有者，也沒有發布者；報告中附有說明，末尾出現“請閱讀說明”字樣，混淆了“說明”的術語；以下部分文本使用大寫文本格式。
2.“請示”規則寫作中的問題
按照公文處理的有關規定，“請示”應當在附註中註明聯系人的姓名和電話；公文上有註釋的，在行文時用“仿宋體”三號字和帶括號的“左空”二字標註下壹行；在文件的最後，應使用“請指示”等標準說明。然而，壹些單位以下列格式印制說明書；有的沒有在備註中註明聯系人姓名和電話號碼；有的標有聯系人和聯系方式，但備註位置不規範；有些文件末尾沒有“請批示”等規範的說明；在“以上指示如無不妥，請求批準”這句話的結論後面寫壹段也是不對的。
(D)正式文件要素中的問題
1.正式文件數量
根據保密要求，每份文件上應標明機密級以上秘密文件的份數。如果需要識別公文的序號，在編輯中心左上角的1行用阿拉伯數字識別。在具體實施中，對報告進行了分類，但未標明份數。
2.文件號
文件號中的年度括號應使用“[]”，序號不得用空數字填寫，不得加“號”字。但在壹些文件中，文號中的年度括號使用“()”或“]”，文號中也存在位置錯誤和錯誤。
3.發行人
國家標準規定，上報公文標識的“簽發人”使用3號仿宋體，後跟全角冒號，簽發人名稱使用3號斜體。部分文件中“發行人”未使用3號仿宋體；有的將“發行人”標註為“發行”；有些沒有使用3號斜體字來識別發行人的名稱。
4.正式文件標題
《辦法》規定，公文標題應當準確、簡要概括公文的主要內容並標明公文種類，壹般應標明簽發機關。除法律法規名稱和書名外，公文標題壹般不使用標點符號。行政公文標題中的語言部分必須與國家規定的13法定語言壹致。有些單位用“報告”的語言報送業務或其他事項時，標題的語言部分經常出現“的業務調查報告”、“的專題報告”、“的專題分析報告”等提法，造成語言不規範。應統壹表述為“…… * *”調查報告和“……(特殊項目)報告”。其他文件的標題末尾，將“請求”二字寫成“申請”，將“通知”二字寫成“方案”，將“報告”二字寫成“報告”。壹些文件的標題中濫用了標點符號。
5.主要運送器官
《辦法》規定，主送機關是指公文的主受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、通用名。但有的單位把主送單位的“上級機關”寫成“國家上級機關”；有些簡報和資料是主送單位在正文前打印的，不符合簡報的寫作格式。
6.文檔正文
《辦法》規定，文本結構的層次序數為第壹級“I”，第二級“I”，“1”。第三級和第四級的“(1)”，且文章各部分同級段落標題樣式要統壹；單位名稱在公文中多次出現時，應先引用其全稱，同時標註其規範簡稱，再使用規範簡稱。
有的文件段落序號不連貫，缺少序號，序號不符合“我”、“我”、“1”的層次規範。和“(1)”，尤其是第三層的序號後面往往是“，”而不是。“；同壹文件中層次序號的使用不統壹；頁與頁之間字不連貫、斷行、缺頁；文中對同壹審計對象使用了許多不同的稱謂。
7.強占
根據國家標準，公文如有附件，應在正文後標註“附件”；如果附件有序號，用阿拉伯數字；附件名稱後沒有標點符號；附件應與公文正文裝訂在壹起，頁碼應連續排列；附件的編號和名稱應壹致；如果公文的附件是表格，仍標記為附件，但附件不能標記為附表或表格。
有的文件有附件，但文末沒有附件說明；部分附件描述與附件實際排序和標題內容不符；有些文件的附錄比較混亂，有的寫成“附件”，有的寫成“附表”；附件標識的序號由阿拉伯數字和漢字混合而成。
部分附件與正文同頁打印，不符合附件與正文分頁打印的規範；有些附件沒有與正文壹起編號；有些表格排版裝訂時方向不規則；有些文件只有左上角有壹個釘子；有些文件附件與正文分離，正文中沒有附件說明。
8.書面時間
書寫日期應當用漢字標明年、月、日。錯把“○”寫成了“零”，英文“o”或者數字“0”。
9.海豹
《辦法》規定，公文除“會議紀要”和電報外，壹律加蓋印章。聯合報送的公文應當加蓋主辦機關印章；聯合下發的公文，應當加蓋發文機關印章。實際應用中，有聯合上報的公文，有發文機關蓋章。
根據公文排版規定，印章必須與正文排列在同壹頁面，印章所在頁面不得出現“本頁無正文”字樣；印章上緣與文字末行之間的間距不得超過壹行。如果印章和正文不能排在同壹頁上，則應增加或減少正文最後壹兩頁的字距和行距，使印章和正文在同壹頁上，即在這種情況下，正文最後壹兩頁不受每頁22行、每行28字的排版規範的限制。
9.圖章應放在文檔的封底，最後壹個元素應放在版式的最後壹行。有些文件沒有圖章，有些圖章不在封底上。
(5)排版規範和印刷裝訂方面的問題。
1.排版規範
國家標準規定，公文用紙規格為A4紙，壹份公文用紙規格應壹致(部分表格除外)。正文使用3號仿宋體，壹般每邊22行，每行28個字。但有些單位A4型文件與16開紙混在壹起，文件封面與正文紙規格不壹樣。有的排版每邊20行或21行，每行26或29個漢字。其他線太大或太小。
2.印刷和裝訂
按照國家標準，公文要雙面打印，頁碼設置正確，左側裝訂不掉頁。頁碼用半角為4號的阿拉伯數字標識，放在版心下沿，數字左右各放壹條4號字線，字線距版心下沿7mm。單頁碼在右空格為1字，雙頁碼在左空格為1字。空白頁和空白頁後的頁面不標識頁碼。文件應按照統壹的順序編號。
有些單位的公文印在壹面，有些還裝訂在左上角；有的公文頁碼位置不對，有的沒有字線或字線大小不規範；有的公文有空白頁，空白頁後的頁標識頁碼；轉發幾個文件的通知中，全文並沒有統壹的順序編號，而是轉發文件的頁碼自成壹格。
3.標題字體大小
按照國家標準，公文標題為2號小標簽樣式，置於紅色反線下，有兩行，可分壹行或多行，居中排列；回行時，詞義要完整，排列要對稱，間距要適當。公文壹級字幕字體使用宋體或黑體的長城字幕。
有的單位公文標題仿宋體或黑體；使用二號或三號；字體加粗；線和紅色反射線之間沒有兩個空格。公文的壹級字幕字體不使用宋體或黑體的長城字幕，而是像正文其他部分壹樣使用仿宋體或仿宋體黑體。
(6)數字和標點符號的問題。
1.數字。《辦法》規定，公文中的數詞，除書寫日期、部分結構層次的序數和詞、詞組、成語、縮略語、修辭語句中用作語素的數詞外，應當使用阿拉伯數字。但在使用阿拉伯數字卻使用漢字的過程中存在壹些現象，數字書寫不規範。
當數字精確到單位的壹位數時，小數點後的數字省略時，應在單位字後加“余”字。此外，在同壹文件中，同壹事項的阿拉伯數字的小數位應當統壹。
數字和年份不能返回。
2.標點符號。國家標準規定了出版物中標點符號和數字的用法:句子中並列詞語之間使用停頓；兩個數字並排使用表示壹個大概的數字，數字之間不允許有停頓。
有的文件在對有關部委所屬二、三級單位進行審計時，寫成“二、三級單位”，“二、三級單位”之間缺少停頓，混淆了兩個預算級次和概算的概念；“二三十”是指兩個相鄰的數字並排使用，表示大概的數字，不應該用停頓來分隔。
如果用了書名，就要寫全稱。比如:會計法，如果用書名，就寫《中華人民共和國會計法》全稱。如果用會計法，就不要加書名。
波浪號的長度應該是兩個漢字寬，但有些文檔只有壹個漢字寬，容易與“壹”字混淆。
(7)寫作中的問題。
在寫作中，存在著詞語重復、概念重疊、詞語不匹配等現象。有的單位使用口頭語言，導致公文中概念不準確或不規範；有的有錯別字，其他字，用詞不當。