1.有禮貌地詢問
布朗和萊文森在他們的禮貌原則理論中指出，請求言語行為本質上是壹種面子威脅行為。請求/需求和禮貌在本質上是相互排斥的，因為如果對方想要接受或回應請求/需求，必然要遭受壹定的“損失”。為了讓這種本質上是損害對方的行為更容易被接受，保護對方的負面面子，通常需要選擇更禮貌委婉的表達方式，這其實是壹種更禮貌的方式。例如:
(1)我們將感謝您的試訂單。
如果妳方能給我們報最優惠的實盤，我們將不勝感激。
(3)如果妳方同意將貨物分成兩等份，請告知我方，以便我方做出相應安排。
萬壹貴公司不經營電氣產品的進口，我們將非常感謝您將此信轉交給正確的公司。
以上例子都是寫信人對收信人的請求，希望達到自己有益的目的。外貿函電中常用例(1)和(2)來表示對方法的期待回復。例(1)期望對方下試單，例(2)期望對方報最優惠的實盤；在例(3)中，作者要求對方允許貨物分兩批等量裝運；在例(4)中，寫信人要求對方將信轉交給經營電器的進口公司。這些表達都是寫信人在要求對方做壹些額外的、對自己有利的事情，超出了受信人的義務範圍。接受者不必為被請求的內容承擔責任，所以寫作者采用委婉的語氣，目的是避免用直接請求來行使直接脅迫，即不把自己的意誌強加給聽話者，維護聽話者的“面子”，比用直接的語言行為更有禮貌。
禮貌拒絕
無論措辭如何，外貿信函中的“拒絕信”傳遞的是令人不快的信息，其本質是不禮貌。如拒絕對方還價、拒絕續單、拒絕修改信用證、拒絕理賠等。拒絕書信的目的是拒絕寫信人的請求，寫信人是受損方，所以書信中的“利與損”關系是不平衡的。因此，在拒絕對方的要求時，為了不使對方難堪，或者盡量減少對對方有害的表達，回復信件、電報盡量間接地表達拒絕，讓收信人在被拒絕的同時感受到尊重，減少對收信人“面子”的威脅，甚至在壹定程度上“有利於”收信人的“面子”。例如:
(5)代替15%的內衣降價，我們建議所有訂單金額在3，000美元或以上的都降價8%。
例(5)的字面意思是告知對方3000美元及以上訂單的所有產品價格均可降價8%，而不是將壹件內衣產品降價15%，而實際意思是壹種“拒絕”和“威脅”:不完全接受對方的降價要求，同時告知對方訂單總金額不能低於3000美元，否則對於訂單8中的所有產品，這句話充分體現了“利-損”的平衡關系，拒絕了對方的降價要求，提出了補救措施。壹方面有利於對方的“面子”，另壹方面，寫手也避免過分關註對方的面子，使自己遭受不必要的“損失”。
禮貌地表達妳的不滿
批評、警告、指責、責罵等言外行為的言外功能與社會功能相沖突，本質上是不禮貌的。為了使本質上不禮貌的信息被接受，達到預期的交際目的，對禮貌的要求相當高，必須采用恰當的禮貌策略。Leech(1983)在解釋“反諷原則”時說:“如果妳非要冒犯別人，至少要用壹種不公開的、違反禮貌原則的方式，通過會話含義讓聽者間接得到妳話中的真正含義。”在國際貿易實踐中，不按約定開立信用證、裝運和付款會導致對方的不滿。然而，寫信人在書信、電報中表達不滿時，往往使用間接言語行為，委婉地表達威脅面子的話語，避免直接沖突，也能達到預期的交際效果。
在催促立即裝船(外貿英文信函諸葛林，2000)中，信函的開頭部分用“我們希望提請您註意……”來提醒對方信用證即將到期，作者的實際意圖是對沒有任何裝船消息表示不滿；然後陳述銷售旺季即將來臨，買方急需貨物，並委婉地說明催貨的理由；然後用“如果妳能盡快裝運，我們將不勝感激”來要求盡快裝運，以便“使他們能在季節開始時抓住風險需求。”；最後，我們使用“我們希望告知貴方，我們訂單的任何發貨延遲都將對我們造成不小的影響。”警告對方延遲裝運的嚴重後果。因為“警告”是有損對方“面子”的，所以書信、電報客觀陳述寫信人可能面臨的困境，讓對方明白發出“警告”的原因，也在壹定程度上照顧了對方的正面面子。
催促立即裝運的信的“意思”是買方對賣方可能延遲裝運的批評或指責，目的是催促對方立即裝運。但在實際的書信寫作中，買方並不盲目地直接表達自己的不滿，而是用間接言語行為淡化指責的強硬和直接，使指責的意思表達間接化，包括敘述過程中的不滿信息，讓收信人自己明白問題的嚴重性，使發信人避免赤裸裸的指責和批評，從而減少對正面的威脅。