歸檔號是指以標識每個歸檔文件在整個宗族中的位置為標誌，以歸檔號章的形式在歸檔文件上標明。歸檔文件應按分類方法和排列順序逐壹編號，即在文件第壹頁上方空白處加蓋歸檔印章，並填寫相關內容。歸檔章設置宗族號、年份、保管期限、零件號、組織(問題)等項目。
1)全宗號:檔案館為歸檔單位編制的代碼號。壹些新成立的單位或暫時沒有列入檔案接收計劃的單位，可以空出來，待檔案館給全宗編號後再補上。
2)年份:文件形成的年份，用四個阿拉伯數字標記。比如1998應該表示為“1998”，不能簡化為“98”。
3)保存期:歸檔文件保存期的全稱或簡稱。比如“永遠”或者“永遠”。
4)零件號:文件的順序號。它是反映檔案文件在整個宗族中的地位和固定檔案文件排列順序的重要標誌。直接用阿拉伯數字標註。
件號包括室件號和館件號，分別在歸檔文件和檔案移交圖書館時編制。文件室用與分類方法相對應的編號方法對文件室進行逐壹編號。即如果按年份-機構(問題)-儲存期分類，則序號應編在分類的最低類別中。如:2000-辦公室-永久1…2…3…4…，2000-辦公室-長期1…2…3…4…如果按年份-儲存期分類，它們的編號分別是:2000-永久1…2…3…4…，2000-長期1…2…3…4…庫的零件號是根據入庫要求編制的。沒有進入庫的文件不需要編譯。
5)機構(問題)，機構(問題)的名稱或規範化簡稱作為分類方案的類別。