項目經理的“杜拉拉”——評《不懂項目管理也敢在職場上幹》
前幾年看了李柯的職場小說《杜拉拉升職記》系列，感覺還不錯。後來發現後續作品很多，壹味地把外企描述成沒踏足過這裏的同學向往的地方，然後再配上職場曖昧、辦公室政治、對話夾雜著幾句英語來顯示自己的高度，很快就失去了興趣。
這本書《不懂項目管理，敢拼職場》是我這幾年看的第壹本白領職場小說。是暢銷書《別跟我說妳懂PPT》作者李誌寫的自傳體小說。故事很簡單:壹個在美國碩士畢業的中國女孩應聘到百事泰國公司工作，然後分享了自己在那裏接到壹個大型項目任務，調動資源最終完成的故事。沒有辦公室裏的曖昧和勾心鬥角，沒有職場小說裏涉及外企的薪酬和優越感排行榜。只是平淡的成長經歷和項目管理的壹個具體例子。但是這種成長經驗的分享，簡單項目管理理念的引入，也讓我學到了很多。
首先，制定時間表，開始大項目。
很早就知道甘特圖和office組件這兩個著名的項目管理軟件，但總覺得太深奧了，有種不知所雲的感覺。從本書中具體的項目實例，我知道原來項目管理只是壹種完成項目，調配各種資源，深化分解，分工到位，最終達到既定目標的管理技巧。
書中提到了WBS的壹個概念，其實就是三個詞的分解:工作、分解、結構。具體來說，項目的分解是通過WBS標準來衡量的:
1每項任務的狀態和完成情況都可以量化。
每個任務的開始和結束都有明確的定義。
每項任務都有可交付成果。
4建設工期容易估算，在可接受的工期內。
估計成本很容易。
6每個任務都是獨立的。
可以描述7個任務。
逐級細化，具體到人，到位，明確時間表。該工具不僅適用於大型企業的重大工程項目分解，也適用於任何組織或個人的重要項目。
二、如何應對時間緊、任務重的情況
時間緊，任務重的時候，只有兩個辦法能按時完成:
首先是增加資源。這裏的資源包括增加工時或增加人力資源。但缺點是成本肯定會增加，因為無論是支付加班費，還是增加新員工，都需要人力成本。而且增加時間不壹定能保證效率，增加新人需要熟悉度和素質。
二是加快進程。(www.aiyangedu.com)這裏所謂的加速流程，壹方面是提高工作效率，加快工作進度，但另壹方面更重要的是重新設計流程，調整優化組合，從而達到加速完成的目的。
對於大多數復雜的多線程項目來說，增加資源的效果和成本低於加速進程。當然，兩者的結合是非常必要的。如何應對時間緊、任務重的情況，比較有效的辦法是更合理地估算時間。時間估算的方法有很多種，書中主要介紹了兩種:
壹種是三點估算法:基於計劃評審技術的時間計劃法。公式為:預計時間=(最悲觀時間+4*最可能時間+最樂觀時間)/6。
第二種是樂觀估計法:公式為估計時間=最樂觀時間*1.5。應對各種意外。
在我們的實際工作中，無論我們是否知道WBS的概念，當我們遇到重要的任務時，我們總是自發或被動地使用壹些項目管理工具或技巧。我們從這本書裏學到的是更清晰的概念和框架，更容易有意識地使用這個工具來提高效率。
第三，合理分工，各負其責
以前在工作的時候，尤其是多部門合作完成業務的時候，總會遇到壹些麻煩，比如分工不明確導致相互推諉，比如職責不清導致無序幹預或者事情掉出縫隙等等。記得10年前遇到壹個大型研究任務，涉及兩個省四五個市十幾個單位，幾千人的數據，因為分工不夠細化，職責不夠明確。三個部門的領導和兩個主要領導各說各的話，讓下面的人無所適從，然後壹層壹層的撤下工作。最後幾乎所有的工作都放在了我這個剛大學畢業沒經驗的傻小子身上。整整壹個星期勉強過關，只有我自己知道味道。所以看到書中有專門定義團隊職責，細分工作任務的RACI矩陣介紹也就不足為奇了！
RACI矩陣(或稱RASCI)是定義項目過程中人員職責和權限的圖表，其具體含義在英語中縮寫為RASCI。
誰負責(R = Responsible)，即負責執行任務的角色，他/她具體負責控制項目和解決問題。
誰批準(A =負責)，即全面負責任務的角色，項目只有在他/她同意或簽字後才能進行。
who supported(S = supported)，即提供信息資源協助任務的人。
咨詢誰(C =被咨詢)，擁有完成項目的信息或能力的人。
應該通知誰(I =通知)，也就是應該及時通知結果的人，但沒必要向他/她征求意見。
具體步驟如下:
1.在RACI表的左側列出整個項目的所有任務和過程節點。
2.在RACI表格的頂部確定整個項目中的所有角色。
3.區分單元中每個任務的RACI角色(誰負責這個任務，誰批準它，誰支持它，誰咨詢它，誰通知它)。
4.原則上，每條線只有壹個“R”角色(具體任務)(促進問責和減少推諉)。
5.如果壹個任務流中有兩個R角色，再次分解任務流，直到只出現壹個R。
6.如果在壹個任務流程中找不到“R”的角色，總經理會重新選擇並任命壹個人作為“R”。
作者說RACI矩陣是N個和尚挑水吃的矩陣，可以明確責任，平衡工作量，我深表贊同。
第四，風險分析的力量
有壹句日本諺語說“贏得考試”意味著“輸掉考試”。意思是“不擔心贏，先擔心輸”，中文翻譯可能是“未雨綢繆”更合適。在項目管理中，有壹個風險分析是同義的。風險管理主要分為四個部分:風險識別、風險估計、風險應對計劃和風險控制。接受任務的時候非常有必要考慮預支金額，還是狡兔三窟。
五、會議的快速增長
壹直認為會議是最低效和官僚化的產物，甚至有時認為會議的唯壹作用就是打瞌睡，而作者寫的會議卻是如此高效:
會前準備:
1，準備題目。
2.盡可能督促會議做出決議，落實到人，精準到點。
3.會後跟進不是推廣，是合作。
會議議程:
會議議程應包括時間、地點、所需參與者、歡迎參與者、會議名稱等。
高效會議的禁忌
1，避免達成大而空的決議或目標。
2.避免以後不實施。
作者在書中談到會議紀要的寫作，為內部會議紀要提供了壹個相對較好的模板。會議的目的是制定壹個行動計劃以實現* * *。會議紀要應註明批準人、通知人、主要進展和急需解決的問題。所謂審批人，就是在會議中對擬審批內容進行審批的領導或團隊。所謂通知人，就是完成工作後需要交接的人，也就是接力棒中的下壹個人。
5.成熟比成功更重要
雖然我從這本書裏學到了很多，但是平心而論，這並不是壹本特別好的項目管理教材。畢竟這是小說，不是操作指南。所以，如果從單純學習項目管理的角度來看這本書，還是有很多不足的。但是，換個角度，從培養高效率專業素養的角度來說，這是壹本非常簡單易懂的入門書，用妳自己的經歷不斷向讀者灌輸兩個觀點:
成熟比成功更重要
學習比晉升更重要。
如果妳真的理解這兩句話，這本書的價值就足夠了。