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部門間項目詞典

跨部門溝通不僅涉及人,還涉及職位、利益、資源,情況復雜。解決跨部門溝通,不是簡單的把部門經理召集到壹起談就能做到的。而且,在職場上,任何人遇到任何涉及到責任或者利益的事情,都會本能的想,這是我的責任嗎?對我有什麽好處?如果我做這件事,是對還是錯?這影響我的利益嗎?

那麽,如何減少跨部門的溝通障礙,讓協作更有效呢?

1,用“利他心態”去識別對方的需求和興趣。

想要和個人有效溝通,最重要的是要搞清楚對方想要什麽,自己關心的核心利益是什麽,確認後再進行溝通。如果妳上來直接從自己的角度說妳想做什麽,對方聽到後肯定會抵觸,想著這件事跟他有什麽關系,對他有什麽好處。壹旦判斷對他不好,必然是懷疑觀望的態度,甚至是拒絕。

那怎麽找到對方的需求呢?

1)提前了解對方的職位、性格、過往、部門情況等等。

2)判斷此事能否通過溝通解決。如果是,繼續往前推。如果不行,那就想別的辦法。

3)明確對方的需求。如果不知道對方的需求是什麽,可以找個突破口,比如通過部門裏其他熟悉的人,或者在非正式場合,找個機會直接和對方談,確認對方真正想要的是什麽。

上述需求點確定後,我們會做出兼顧責任和利益的解決方案。比如在計劃中減少對方的後顧之憂和責任,增加對方的利益;或者和對方的利益捆綁在壹起,然後,選擇合適的時機,運用壹些溝通技巧去溝通,成功率會大大提高。

2.合作還應該關註“用戶體驗”

做事情的時候,要學會設身處地,註重用戶體驗,努力去做。別人幫妳的時候,妳只需要壹句話,壹個按鈕,壹個復制粘貼。

比如發郵件,用最簡單的話壹次性說明事情的起因、發展、障礙、需要對方協助的問題,讓對方壹鍵解決。而是妳發了好幾封郵件也沒說清楚。妳需要別人的幫助,但是要讓別人幫助妳,需要花費大量的精力和時間。這樣,誰還願意幫妳?

3.態度和情感溝通也很重要。

妳通常都懶得和對方打招呼。別人讓妳配合,妳就拖拖拉拉。當妳需要幫助的時候,妳假笑,搖搖窗戶。誰想和妳說話?或者,妳找別人辦事,頤指氣使,頤指氣使,誰給妳處理?所以找人合作,態度和禮貌很重要。

另外,平時聯系感情也是必不可少的。比如壹個八百年沒聯系的朋友突然給妳發微信,讓妳贊他的朋友圈。妳怎麽想呢?

4.用“價值”和“重要性”來給對方施壓。

有時候,對方不配合,不壹定是故意推卸責任。大概就是妳的事情對他來說意義不大,價值不大,就是優先級還沒有排到前面的位置。當然也不排除妳沒有跟對方說清楚這件事的重要性和緊迫性的結果。

所以,壹旦出現這種情況,妳要做的就是強調這件事情的價值。比如妳可以告訴他,這個東西會用在大老板的年會上,關系到公司下壹步的戰略方向。而且,老板壹直盯著這個進度。如果耽誤了,只能說對方做不到。另外,妳可以找妳的領導幫忙,跟對方領導溝通這件事情的重要性,從上到下施壓。

5.跟蹤進程,及時協調資源,調整進度。

對於需要跨部門合作的事情,需要提前約定,溝通進度。壹旦出現異常,妳要主動站出來,協調資源,向前推進。而且,如果這裏調整了這件事情的優先級,妳要及時和對方同步信息,保證對方也及時調整時間的重要級別。

另外,雖然我們把事情交給對方合作,但還是需要對整個事情的進展負責。不要認為我們對此沒有責任。不然沒人願意和這樣的人發生關系。

6.對對方的努力給予肯定。

在對方推動事情向前發展的過程中,無論是在公開場合,還是在對方老板或公司高管面前,都要給予肯定,說這個項目的順利完成很大程度上是因為同事的配合和努力,以及紮實的基本功和過硬的能力。通過這樣做,越來越多的人會願意幫助妳。

7.我不想追上別人去“討債”。我建議建立監督機制。

對於做日常工作或者協調工作的人來說,難免要和各方打交道,收集各方面的數據和信息。但是經常會出現任務下達後,時間節點到了,什麽數據都沒收集到,只好整天跟在別人後面追。甚至有時候,妳還得自己幫他們做。

遇到這種問題,需要先自我檢查壹下。妳分配的任務不清楚嗎?比如沒有說清楚所請求資料的用途和要求,導致對方無從下手。此外,建議領導人商定壹個數據或信息提交機制和監督機制,並制定對遲交或不交的懲罰和獎勵。

另外,不要總是直接幫對方滅火。我寧願花1小時幫對方做,也不願意花5分鐘自己完成。從長遠來看,這會節省我很多時間。

8、理清流程,明確崗位職責,責任必須到人。

跨部門溝通出現問題,先從流程入手,看看流程有沒有疏忽。比如有沒有“三無區”?如果有,可以設置專人管理,或者流程再造。

每個崗位的員工都要有自己明確的工作職責,如果有模糊的地方,要及時明確,做到權責明確,分工合理;需要* * *配合協作,也需要明確協作的內容是什麽,哪個部門,哪個人負責。整體梳理出壹個完整的跨部門協同工作流程,主要是避免後期互相推諉扯皮。

9.用績效考核捆綁多重利益。

在績效考核指標中,增加跨部門利益的指標,比如產品部門要背多少銷售指標,運營部門要背多少,營銷部門要背多少。幾方利益綁在壹起,促使大家聯合起來。

10,開誠布公。

誠實是壹切中的上策,欺騙、隱瞞事實、破壞信任關系是最忌諱的。部門之間壹旦缺乏信任,必然會加劇雙方的防禦心理,導致溝通中有所保留,甚至隱藏壹些重要信息。如何做到開誠布公?建議執行以下操作:

不解釋什麽是錯的;壹定不要爭論;不要打斷對方;微笑然後微笑;出現問題及時同步信息。

11.跨部門再次出現沖突怎麽辦?

“精確定義”各方的要求。人們之所以吵架,通常是因為計劃不符合部門利益。要解決利益問題,首先要明確各方利益的具體需求。

比如財務部門要求性價比高,那麽什麽是性價比高呢?毛利是不是要達到壹定的目標?還是整體預算不能超過某個數字?如果市場部要求提高品牌知名度,如何提高品牌知名度?搜索量要增加壹定比例嗎?還是客戶評價要提高幾分?同樣,業務部門對訂單的具體要求是什麽?是303還是500?

總而言之,要把部門的需求做到具體、精準。只有準確了解各部門的利益,才能找到解決辦法。

12.添加“選項”以保持靈活性。

當妳跨部門談判時,不要拘泥於單壹的做法,而要制定多種方案,比如壹次提出3 ~ 5個方案,讓對方有更多的選擇空間。

選項的多樣化可以讓選擇不再“非黑即白”,給予合作者更大的靈活性來調整支持,同時也更容易在不丟面子的情況下改變立場,從而減少溝通中的人際沖突。

13,小細節:善於使用通訊工具。

溝通工具包括內部溝通軟件、電話、面對面會議、郵件、短信、微信等。我們應該善於在適當的時候使用這些工具。快點,如果壹直用電話“轟炸”對方,很容易讓人討厭。分清事情的輕重緩急。有時候壹條微信消息可能比壹個電話效果更好。

14,凡事不要找領導。

對於有些人來說,在跨部門溝通中打領導牌會起到壹定的作用。但是,找領導往往是最後的手段。如果大事小事都找領導,不管找哪個部門,不僅會讓領導覺得妳不務正業,還會降低領導的權威。所以建議在找領導之前,先做好衡量。除非出現資源協調的問題,其他時候,建議自己想辦法解決。

15,找對人。

這壹點,管理者尤其需要考慮。跨部門合作需要找到合適的人,比如他願意嘗試新的機會,服從安排和調動,在這些折騰中找到拓展自己能力的邊界。同時他壹方面要有很強的能力,然後才能用在這份工作上,心態要端正:不怕困難,要面對困難,想辦法解決問題。

16.如何開好跨部門“溝通會”?

很多人忽略跨部門溝通會。其實這壹塊處理不好,會影響整個公司的運營。從前期目標的明確,到溝通效率,再到後期的執行,部門間的溝通會非常重要。

溝通會前做好充分準備。因為,每壹次跨部門會議,要談的事情和要解決的問題都不壹樣。所以首先要有壹個明確的目標,列出所有要解決的問題。會前把這些問題分發給與會人員,讓大家準備好解決方案,然後拿到會上討論,會更有效。

通常有兩種問題:壹種是開放式問題,比如這是什麽,做什麽,等等;另壹種是封閉式問題,拋出問題後給出幾個選項,然後根據各部門對這些選項的態度選出最佳方案。當然也可以從備選答案引出新的解決方案。

會議結束前幾分鐘,組織者要再次強調會議的主要內容,明確下壹步的計劃是什麽,需要解決哪些問題,要做哪些溝通準備等等。

會後做好會議簡報,通過郵件發給與會人員,確保會議確認的落實。

17,合夥人擔心增加工作量,輸出不被重視。

合作者在收到合作邀請時,最擔心的是工作量增加,產出沒有得到重視;換句話說,他們擔心額外的資源得不到他們關心的領導的賞識。

怎麽解決?首先,項目前期要爭取領導的支持,至少要爭取合作部門上級領導的支持,如果能爭取高層領導的支持就更好了。然後,盡量規範合作部門的流程,讓他們在心理上不矛盾,不覺得合作的事情太麻煩。最後,準備並召開項目啟動會,邀請領導參加,給協作部門壹種儀式感,讓協作項目成為共同目標。

18,負責不擅長的領域,價值無法發揮。

在項目過程中,由於時間和人數的限制,很容易很多同事A忙不過來,同事B臨時調過來幫忙,但B可能不在部門。這種情況下,B很容易和工作發生沖突,效率低下。

怎麽解決?建議在項目開展前,詳細研究制定崗位職責,確保有專人專精,使之與責任部門擅長的領域相匹配;另外,如果確實需要協助,由項目負責人牽頭,盡可能把事情切成小塊,安排多人協助完成。

19.擔心核心技術外流,降低部門競爭力。

跨部門協作,如果工作邊界不明確,會造成協作部門的職責與其他部門的職責交替,會造成協作部門擔心技術核心外流,從而造成內部對抗。因此,在項目前期,需要明確各合作部門的工作邊界,確保沒有職責重疊。

20.要有自我保護意識。

最後強調壹點。跨部門溝通難免會扯皮。畢竟公司長大了什麽樣的人都有。所以最好是書面溝通,盡量偏好郵件、微信,少語音等等。電子郵件似乎拯救了整個故事。上級找問題,就能發現矛盾,及時有效地溝通,就能避免壹系列的工作誤解和項目進度。不要期待問題,但要做好準備。

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