公文格式壹般包括:標題、主送機關、正文、附件、簽發機關(或公章)、簽發時間、抄送單位、文號、密級、緊急程度、閱批範圍等。
首先，標題。公文標題由發文機關、發文原因、公文種類三部分組成，稱為公文標題的“三要素”。如《燕化集團董事會關於表彰1997先進工作者的通知》文件標題中，“燕化集團董事會”為發文機關，“表彰1997先進工作者”為發文理由，“通知”為公文類型。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。公文的標題位於公文的開頭，正文的中上部。
第二，主送機關。上級機關向下級機關發出的指示、通知、通告等公文稱為壹般公文，下級機關均為接收機關，即發文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，壹般只由壹個主送機關撰寫。如果需要同時提交給另壹個權威機構，可以彩色復印。主送機關壹般寫在正文之前，標題之下，頂行。
第三，正文。這是公文的主體，描述了公文的具體內容，是公文最重要的部分。正文內容要求準確傳達發文機關的有關方針政策精神，行文方法要簡潔明了、實事求是、合乎語法，不能冗長雜亂。請示應該是壹篇文章的事，而不是幾篇文章的事。
第四，發證機關。寫在正文的右下方，也叫簽名。發證機關壹般應寫全稱。也可以蓋章，不用發證機關寫。公文末尾年、月、日中間加蓋公章，作為發文機關對公文的有效憑證。
5.發行日期。公文必須註明簽發日期，以表明公文何時生效。簽發日期位於公文末尾，簽發機關下方，略向右錯開。投寄日期必須寫明投寄日期的全稱，以免日後檢查時間出現困難。簽發日期壹般以領導簽發的日期為準。
6.關鍵詞。壹般把文件的核心內容歸納成幾個詞組列在文件的末尾，如“人事任免通知”、“財務管理規定”等。短語之間不使用標點符號，用粗體標註，便於分類歸檔。
七、抄送、抄送單位，是指需要了解本文件內容的有關單位。送的單位被上級列為副本，被下級列為副本。抄報紙和抄的單位名稱列在文末，也就是公文最後壹頁的最下面。為了整潔美觀，文末的抄送單位、打印機關、打印時間壹般用兩行隔開，主題詞打印在第壹行，文號打印在第二行。
八、公文標題。公文壹般都有前綴，表示是哪個機關的文件。信箋擡頭印有“××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×日×月×日×日×月×日×日×月×日×日
九、證件號碼。壹般包括機構代字、年份號、順序號。比如“國發[1997]5號”代表國務院1997年發布的5號文件。“國發”代表國務院，“[1997]”為年號，(年號要用方括號“]”，“5號”為文件序號。幾個機關聯合發文的，只註明主辦機關的文號。編號位置:有文件前綴的地方，放在標題上方、前綴下方紅線中間；如果沒有文檔前綴，則放在標題下的右側。編號的作用是統計發文數量，便於公文的管理和查找；引用文件時，可用作文件的代號。
X.發行人。許多文件，特別是請示或報告的請求，需要印上簽發人的名字，以表明對所簽發文件的責任。發行人應排列在前綴中，即在前綴紅線的右上方，編號的右下方，字體略小於編號。壹般格式為“簽發人:×××”。
11.保密級別。機密公文應當按照密級進行分類，分別標明“絕密”、“秘密”、“秘密”等字樣。密級由發文機關根據公文內容涉及的密級確定，並據此確定送達方式，確保保密安全。分類位置:壹般放置在公文標題的左上角醒目位置。機密公文也要按份數編號，印在文件頭左上方，以備查復。
十二、緊急程度。這是對公文送達和傳遞時限的要求，分為“緊急”、“特急”、“特急”。表明緊急程度的目的是引起特別重視，保證公文的時效性，保證緊急工作問題的及時處理。緊急程度的指示通常放在標題的左上角。
十三、閱讀範圍，根據工作需要和保密程度，有些公文還應明確其發送和閱讀範圍，壹般寫在發文日期之下，抄送單位上方左側，用括號括起來。如:“(這壹塊送縣級)”。行政性、事務性和非涉密性公文，下級機關給上級機關的行文，不需要規定閱讀範圍。
十四。附件。這是指附在正文之後的文字材料，也是壹些公文的重要組成部分。附件不是每個正式文件都有的，壹般是根據需要作為正文的補充說明或參考資料。公文如有附件，應在正文之後、簽發機關之前註明附件名稱和數量。不允許只寫“附件為正文”或“附件x件”。
15.其他人。壹般公文可以從左到右橫著寫，橫著排。所有需要書寫和復印的公文都要用鋼筆或毛筆書寫。嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，不準抄寫。公文壹般以16開本，左側裝訂。
公文的寫作關系
行文關系是指發文機關與受文機關之間的關系。註意:
第壹，下級機關壹般應遵循直接隸屬關系而不是越級。
2.寫作慣例:平行或非隸屬機關之間應使用平行文(如函件、通知等)，不能使用上級文(如請示、報告等)，更不能使用下級文(如命令、指示、決定等)。
三、區分主送機關和抄送機關。向上級請示時不要同時抄送下級；向下級機關報送的重要文件，可以抄送直接上級機關。雙重領導的單位向上級機關請示時，應當根據內容指定主送機關和報送機關，主送機關負責答復被請示的問題；上級機關向雙重領導的單位行文時，應當抄送另壹個上級機關。
第四，要註意黨政不分的現象。黨務、政務要分開寫，壹切政府工作都要以政府名義寫；黨委的壹切工作都要以黨委的名義來寫。
公文寫作的基本要求
不同種類的公文有不同的具體要求和寫作方法，但無論哪種公文，都必須達到以下相似性:
壹是必須符合黨和國家的方針政策、法律法規和上級有關規定。
第二，要符合客觀實際和工作規律。
三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖延和積壓。
四、字章必須準確、嚴謹、生動、形象。註意以下幾點:(1)組織要明確。公文內容要主次分明，提綱挈領，層次分明，突出中心，壹目了然。(2)文字要簡明扼要。(3)選詞造句準確。公文要講究公式化和分寸，用詞要準確反映客觀實際，做到文如其人，恰到好處。(4)推理要有邏輯性。公文的觀點要明確，概念要準確，切忌模棱兩可，模棱兩可，貽誤工作。(5)句子要符合符文法，通俗易懂，註意修辭。不要編造壹些難以理解的縮寫，對於通常使用縮寫的單位要使用全稱。。(6)正確使用標點符號。(七)正確使用序號[a、(a)、1、(1)]。
五、符合保密制度的要求。
正式文件的類型
公文的類型簡稱為體裁。1981年2月，國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文分為命令、命令、指示、決定、決議、指示、通知、通告、通知、通報、報告、請示、答復、函件等九大類十五種。近視書寫風格和這些語言中的文檔的位置之間的關系可以分為上書寫風格、平行書寫風格和下書寫風格:
下級機關向上級機關發出的請示、報告等上述文件。
平行文——平行機關或無隸屬關系的機關之間發出的文件，如通知、函件等。
上級機關向下級機關發布的命令、命令、指示、決定、決議、指示、通知、公告、通知、通報、批復等以下文字性文件。
燕化集團及其成員企業常用的語言只有五種:請示、報告、通知、通報、信函。
請示匯報
第壹，請示。請示是向上級主管部門請示、答復、審批某項工作或問題時使用的公文。請示和匯報的區別:請示是需要上級批復的文件，匯報是不需要批復的文件。
(1)應該請示什麽？
壹般來說，凡是向上級請示的問題，應該屬於以下幾種情況:
1，屬於必須由上級主管單位審批的事項。
2、現行的方針、政策、法律、法規、制度等。不太了解，需要上級單位明確答復後才能辦理的事項。
3.工作中有新情況，無章可循，有事項需要上級明確指示後才能處理。
4、因特殊情況，難以執行現有規定，需要上級重新指示的。
5、因意見分歧，不能統壹，工作困難，需由上級裁決處理的。
6，有章可循，有法可依，工作才能開展。但由於重大原因，為防止工作失誤，需要請示上級審核。
7、根據上級明文規定，為完成某項任務，需向上級報告審計相關事宜。
(2)寫說明書要掌握三個要領:
1，詳細準確地說明請示理由。不僅要在標題中寫清楚，還要在正文中明確說明有什麽問題要請示，為什麽要向上級請示。請示，要寫專文，以便上級及時回復。
2、明確提出本單位解決此問題的意見，以供參考。意見要寫得有理有據，必要時可以引用現有的相關政策和規定。如本單位意見有分歧，應分別陳述不同意見的內容，進行分析比較，提出傾向性意見，供上級權衡答復。
3.對上級提出具體要求。包括希望按照某個最佳方案給出指令；由於時間限制，或者情況比較嚴重，希望上級盡快回復，甚至請在什麽時限內回復；報請上級批準時需要註意或強調的問題，否則可能造成什麽不良後果；在上級正式批準之前，建議上級同意暫時按什麽原則去做；等壹下。向上級提出上述要求的目的是為了得到上級及時準確的答復，但不要在行文中使用威脅性的詞語。
第二，報告。該報告是壹份聲明性文件。它的種類很多，按內容可分為專題報告、綜合報告和總結報告；按時間可分為年報、季報、月報和工作進展報告。
為了說清楚，寫報告的方式壹般可以分為四個部分:壹、情況；第二，體驗；第三，問題；第四，以後的見解。如果是自我批評和工作反思的專題報告，也可以分為四個部分:壹是情況；第二，原因；第三，責任；四、處理情況及意見。
通知
通知是壹種廣泛使用的風格。凡是需要特定機關和人員知曉和辦理的事項，都可以通知。但妳不能濫用通知，因為它很容易使用。
通知可分為五種類型:強制性通知、提示性通知、壹般性通知、會議通知和預約通知。這裏只說三種通知:壹般通知、會議通知、任免通知。
壹、壹般註意事項。當上級機關的有關事項需要下級機關知曉或辦理時，可以使用這種通知，如:慶祝某個節日、設立、調整、合並、撤銷某個機構、啟用印章、糾正文件錯誤、要求下級機關報送有關材料等。這種通知要明確說明通知的事項，如何辦理，有什麽要求等。
二、會議通知。上級機關要召開比較重要的會議，壹般要提前通知有關單位，這就是會議通知。本通知要求文字清晰具體，交代清楚會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、需攜帶的材料等相關事項。如果這些事項不明確，可能會影響會議的及時召開和正常進行。
3.任免通知。下級機關領導人員的任免或上級機關的任免事項需要下級機關知曉時，主管機關應發布任免通知。這種通知的寫法比較簡單。壹般只需寫清楚任免的時間、機關、會議或依據文件，以及任免人員的具體職責即可。
無論哪種通知，您都應該註意以下幾點:
壹、通知壹般要有符合標題“三要素”(即簽發機關、理由、語言)的標題，讓人壹看就知道通知什麽或要求做什麽。有些機構幹脆用“通知”作為標題，不準確，應該盡量避免，更不提倡。
二、被通知單位是文件的主送單位，有些通知往往不寫被通知單位，不妥。
三。如被通知事項需要被通知單位盡快知曉，可在“通知”前加“緊急”二字，即常見的“緊急通知”。
通知
通報是通知下屬單位工作情況、經驗教訓、好的壞的典型案例等的文件。
通報的作用是溝通信息，交流信息，使有關單位和組織了解工作進展，樹立全局思維，安排好自己的工作；或者使他們學習外地和他人的經驗，結識聖賢斯奇，促進他們的工作；或者讓他們記住其他地方和其他人的教訓，引以為戒，警惕類似問題。因此，在撰寫這類公文時，要著眼全局，把握報道內容的普遍意義。要準確，把時間、地點、人物、數據、事例、背景寫清楚。要有明確的目的，對其原因、影響、經驗教訓進行科學的總結，以便人們從中吸取教訓。
通報采用記敘文寫作，總的要求是:敘述清晰，簡明扼要。
信
信，即信；公函就是公函。是上下級、平行機關或互不隸屬的機關在協商和聯系工作、提問和回答問題時使用的壹種文體。信的特點是不受公文規定的嚴格限制。如果不使用公文標題，可以省略文號，有時也可以省略標題，使用起來極其簡單。
公函壹般用在以下幾個方面:
壹是下級機關向上級機關詢問壹般性事項，或者上級機關答復或者督促下級機關做相關事項。
2.在平行機關或者不相隸屬的機關之間協商有關事項，
第三，通過信件通知壹般事項。公函也常用於通知召開大會、要求下屬機關提交某種材料或統計某些數字。
四、向上級請示較小的事項也是常用的信函。
信件可以書寫、復印、打印或傳真。
政府機關公文的簽發程序
以機關名義制發的各類文件，按以下程序辦理:
文件簽發單位的草案
把手稿送到辦公室核實。
提交領導審核簽發。
機密註冊號
打字、校對、印刷和裝訂
保密人員封存。
簽發單位簽發的文件
1998 65438+10月22日
辦公室主任應具備的素質。
任何機關的辦公室主任都是該機關領導的眼睛、耳朵、參謀、助手。壹個稱職的辦公室主任應具備以下素質:
第壹，有正確理解領導意圖的能力。領導的意見和批示壹般由辦公室主任上傳下達。因此，辦公室主任必須正確理解領導的意圖，才能準確上傳下達領導的意見和指示。
二、具備組織大型會議和大型活動的能力。大型會議和大型活動壹般由辦公室組織，需要辦公室主任做詳細的計劃和周密的安排，包括會議通知、材料準備、場地布置、住宿安排等。所有涉及到的小細節都必須安排得非常仔細，否則工作就會延誤。
第三，有妥善處理事務的能力。因為辦公室主任有時會代領導處理事務，無論是領導交辦的事務，還是領導沒有交辦的機關其他事務，都要壹壹妥善處理，不能因為處理事務不當而損害領導的形象。
第四，有很強的文字駕馭能力。辦公室主任不僅要做會議紀要、綜合文字材料等簡單的文字工作，更重要的是要參與審定或親自撰寫領導講話，審核修改以機關名義發出的各類文稿。所有這些出版的書面材料代表了該機構的形象。所以辦公室主任要有很強的語言掌握能力，不斷努力提高自己的寫作水平。
五要有較強的綜合、平衡、協調能力。機關辦公室是壹個具有綜合、平衡、協調職能的機構，往往代表著領導綜合情況、平衡關系、協調工作。因此，辦公室主任要站在領導的立場和角度，充分了解和掌握全局，做好全局工作。
第六，要有壹定的公關技巧。辦公室主任經常接待來訪、來訪者，領導不在時要妥善接待；當領導在場時，妳壹定不能篡奪主人的角色。我們要代表領導盡力克服壹切困難，把事情辦好。
七、要有提前預測和建議的能力。有些事情是期望領導想到的，要提前做好準備；有些事情領導暫時沒想到，辦公室主任想到了，要提醒領導；領導做壹件事，辦公室主任要註意學習領導的方法，想想如果是自己處理該怎麽處理，必要的時候給領導出謀劃策。