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如何學好PMP(四?項目範圍管理)

項目範圍管理,包括成功完成項目所需的壹系列過程,以確保項目只包含項目必須完成的工作。範圍管理應該首先定義和控制項目中包括什麽和不包括什麽。通常包括制定項目範圍管理計劃,規定如何定義、檢查、控制範圍,以及創建和定義工作分解結構(WBS);創建工作分解結構(WBS ),並準備詳細的項目範圍陳述,作為未來項目決策的基礎;將項目的主要可交付成果和工作細分為更小、更易管理的部分;其次,確認範圍,正式驗收待完成項目的範圍;最後要考慮的是控制項目範圍的變化。

項目範圍管理的主要內容包括:

1.項目範圍規劃-制定項目範圍管理計劃,以指定如何定義、檢查、控制範圍,以及創建和定義工作分解結構(WBS)。

2.項目範圍的定義-準備壹份詳細的項目範圍陳述,作為未來項目決策的基礎。

3.創建工作分解結構(WBS)——將主要的交互結果和項目工作分成更小的、更易管理的部分。

4.範圍確認-正式接受已完成的項目範圍。

5.範圍控制-控制項目範圍的變更。

壹、項目範圍規劃

在項目範圍規劃階段,需要輸出項目範圍說明書和項目範圍管理計劃。

二、項目範圍的界定

輸入項目範圍定義的主要內容:

1,項目章程

2.項目範圍管理計劃

3.組織過程資產

4.批準的變更申請

經批準的需求變更導致項目質量、範圍、成本或進度的變更。變更申請通常在項目過程中得到確認。變更申請有多種形式:口頭或書面、直接或間接、外部或內部、法律和合同要求或隨機。

範圍定義的工具和技術:

1,產品分析

每個應用領域都有壹些將項目目標轉化為課堂互動實際成果的通用方法。常見的管理方法有“頭腦風暴”和“橫向思維”。

2、替代識別

備選識別是壹種用於生成各種項目工作計劃的技術。

3、專家判斷法

每個應用領域都有壹些專家定義的項目範圍規範。

項目範圍定義的輸出內容:

1,項目範圍描述(詳細)

項目範圍規範詳細描述了項目的可交付成果以及為產生這些可交付成果必須完成的項目工作。

2.項目目標和範圍

項目範圍目標包括衡量項目成功的量化標準。壹個項目可能有各種各樣的業務、成本、進度、技術和質量目標。

3.產品範圍描述

產品範圍描述了項目承諾與之互動的產品、服務或結果的特征。

4.項目邊界

項目邊界嚴格定義了項目中包含和不包含的內容。

5.項目的可互換對象

可交付成果包括項目的產品和輔助產出。

6.產品的可接受標準

7.項目的限制

8.項目的假設

項目的假設描述並列出與範圍相關的特定假設,以及當這些假設被證明為錯誤時對項目的潛在影響。

9.初始項目組織

10,最初定義的風險

11,進度裏程碑

12,數量級成本估算

13,項目配置管理要求

14,已批準的請求

因為項目定義過程的改變會導致範圍管理計劃的改變,所以項目管理計劃也要相應地更新。項目管理計劃及其輔助計劃的必要變更(添加、修改和修訂)通過全面的變更控制來處理。

第三,創建工作分解結構(WBS)

工作分解結構(WBS)是面向可交付成果的項目元素的層次分解,它組織和定義了整個項目範圍。WBS是詳細項目範圍描述的表示,它詳細描述了要完成的工作。WBS的組成部分幫助項目幹系人檢查項目的最終產品,WBS的最底層元素可以被評估、安排和跟蹤。

工作分解結構是組織管理的主要依據,也是項目管理的基礎。工作結構分解的過程是建立項目管理框架的過程,主要包括:

1,定義工作範圍

2.定義項目組織

3.設定項目產品的質量和規格。

4、估算和控制成本

5、預估時間段和進度。

工作分解結構壹般以圖表形式表示,它是工作分解結構的具體表現,是實施項目和實現最終產品或服務必須進行的所有活動的清單,也是經度計劃、人員配置和預算計劃的依據。工作分解結構常用的表達方式主要有:層次樹形結構類似於全結構圖,表格形式類似於層次圖書目錄。

創建工作分解機制的主要工具是工作分解結構模板和分解技術。項目工作分解中通常遵循的主要步驟:

1.確定並確認項目的主要組織部分。

2.足夠詳細地分解和確認每個組件。

3.確認項目主要可交付成果的組成部分。

4.驗證分解的正確性。

工作分解結構應把握的原則;

1.保持項目各個層面的完整性,避免遺漏必要的組成部分。

2.工作單元智能地隸屬於上級單元,以避免交叉隸屬。

3.同壹級別的工作單位適用相同的工資。

4.工作單位應該能夠區分不同的負責人和不同的工作內容。

5.項目管理計劃和控制的管理要求。

6、最低水平的工作應該是可比較的、可管理的和可量化的檢查。

7、應包括項目管理工作,包括分包工作。

為了簡化WBS的信息交換過程,經常使用編碼技術與WBS交換信息。編碼設計是WBS作為項目控制系統應用手段的關鍵。在編碼設計中,我們必須仔細考慮接收到的信息和收集信息的方法,使信息通過WBS編碼自然地進入應用記錄系統。

工作分解結構(WBS)是工作範圍分解的結果,同時更新項目範圍管理計劃。WBS和WBS字典的最終輸出和項目管理計劃被創建。

四。項目範圍的確認

項目範圍的確認是項目幹系人正式接受完成的項目範圍的過程。範圍確認需要審查可交付成果和工作結果,以確保項目中的所有工作都能準確、令人滿意地完成。

項目範圍確認的輸入包括:項目範圍管理計劃、互換性、項目範圍規範和WBS及WBS字典。

項目範圍確認的輸出包括:確認的範圍、可接受的項目互操作對象和工作、變更申請和更新的WBS和WBS字典。

動詞 (verb的縮寫)範圍控制

範圍控制是壹個監控項目狀態的過程,比如項目工作範圍狀態,產品範圍狀態,也是壹個控制愚蠢的過程。不受控制的變更通常被稱為項目的“範圍蔓延”。

項目外部環境的變化、項目範圍規劃的不嚴密和不詳細、某些錯誤或遺漏、市場上出現或設計師提出的新技術、新手段或新方案、項目實施本身的變化、客戶對項目、項目產品或服務要求的變化等都會導致範圍的變化。

靶場控制的工具和技術:

1,偏差分析

2.制定新計劃

3.變更控制系統和變更控制委員會

4.配置管理系統

範圍控制還包括壹些必要的輸入和輸出,主要內容如下:

輸入:項目管理計劃(範圍限制、變更管理計劃和配置管理計劃)、工作績效數據、績效報告和批準的變更請求。

產出:變更請求、工作績效、組織流程資產更新和更新的基於項目的管理計劃(範圍基準、其他基準)。