數據字典是指對數據項、數據結構、數據流、數據存儲、處理邏輯等的定義和描述。其目的是對數據流圖中的每個元素進行詳細的描述，將數據字典作為壹個簡單的建模項目。簡而言之，數據字典是描述數據的信息的集合，也是系統中使用的所有數據元素的定義的集合。
數據字典是用戶可以訪問以記錄數據庫和應用程序元數據的目錄。主動數據字典是指當數據庫或應用程序的結構被修改時，其內容可以由DBMS自動更新的數據字典。被動數據字典是指修改時必須手動更新內容的數據字典。
數據字典最重要的功能是作為分析階段的工具。任何詞典最重要的用途是供人們查詢未知條目的解釋。在結構分析中，數據字典的作用是定義和解釋數據流圖上的每個組件。
換句話說，數據流圖上所有組件的定義和解釋的字面集合就是數據字典，在數據字典中建立的壹套嚴格且壹致的定義對於改善分析師和用戶之間的交流非常有幫助。
數據字典是數據模型中數據對象或項目描述的集合，對程序員和其他需要參考的人很有好處。分析用戶交換的對象系統的第壹步是識別每個對象及其與其他對象的關系。
這個過程叫做數據建模，結果就是壹個對象關系圖。在每個數據對象和項目被賦予壹個描述性名稱之後，描述它的關系，然後描述數據的類型，列出所有可能的預定義值，並提供壹個簡單的文本描述。這個集合被組織成壹本書以供參考，這本書被稱為數據字典。