所謂公文，是公文的簡稱，是國家機關在行政管理過程中，為處理公務而按照規定格式制作的書面材料。公文的種類主要有:命令、議案、決定、公告、通告、通知、報告、請示、答復、意見、信函、會議紀要等。
在各類企業中，所指的公文壹般是業務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、演講稿、可行性報告、工作總結、市場調研報告、說明等公文。公文寫作的步驟和方法壹般與壹般文章相似，但由於性質、功能和寫作要求的不同，在寫作公文時也有壹些需要。
公文的起草通常遵循以下步驟:
首先，壹個明確的信息。
任何公文都是根據工作的實際需要來寫的。因此，在動筆之前，我們必須先了解楚帖的主題，即帖子的主題和目的，包括以下內容:
1.文件的中心內容是什麽？比如相關工作的改進，主要問現在的情況是怎樣的？存在哪些問題、解決方案和需要幫助的事項；如請求事項，建議請上級部門解答或解決。
2.根據文件的內容，妳打算用什麽語言？比如匯報工作，是寫專題報告還是簡報；針對下級溝通中反映的問題，是否寫具有規定性質的指示或批復或通知。
3.明確文件發送範圍和閱讀對象。比如向上級匯報，或者向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導，相關部門人員看，還是傳達給所有人員。
4、明確崗位的具體要求。比如，是要求對方理解，還是要求對方回復，讓對方執行，還是參考執行，研究參考，征求意見。
總之，要明確規定發文的方式，主要說明什麽問題，要達到什麽目的。只有清楚這些問題，才能提筆起草。
第二，收集相關資料，進行調查研究。
在明確了帖子的目的和主題之後，就可以圍繞這個主題收集素材，進行壹些調查研究。當然這也要根據具體情況而定，並不是每壹份公文都要進行這壹步。比如寫壹個簡短的通知和公告，壹般來說不需要收集材料，不需要調查研究。明確了帖子的主旨後，稍微考慮壹下就可以開始寫了。但問題比較復雜，需要具體分析總結。例如，起草長篇文件、工作計劃、工作總結、起草規章制度和工作指示，往往需要收集有關材料，進行進壹步的調查研究。
如何為擬發的公文收集材料，進行調查研究？
首先，收集和閱讀相關的書面材料；二是在實踐中收集生活素材。比如起草本部門的年度工作計劃，首先需要參考去年的工作計劃和工作總結，參考先進企業的類似工作計劃，還要研究本部門今年面臨的形勢和今年的中心任務要求。
總之，材料的收集和調查研究是壹個醞釀的過程，為了全面掌握大量的材料，了解問題的方方面面，然後通過分析思考產生認識上的飛躍。
第三，擬定提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，起草寫作提綱。提綱是要寫的文件的要點。勾畫出它的主要框架，以便妳在正式動筆之前，對整篇文章有壹個整體的安排，有壹個好的規劃，這樣寫作才能順利進行，盡量避免半途而廢。
提綱的細節可以根據文件的具體情況、個人習慣、寫作熟練程度來確定。對於壹個簡短的文檔，可以大致安排壹下文檔的結構，先寫什麽問題，再依次寫什麽問題，主要分為幾層意思。又長又重要的文件往往需要擬定壹個詳細的提綱，包括把文件分成幾個部分，每個部分又分成幾個問題，各種問題的題目和要點，用什麽具體的材料。大綱的文字不需要太多，也不需要文字推敲。當然，需要集體討論或者送領導審閱的提綱除外。
擬提綱是壹個很重要的過程。文件的基本思路可以由相關人員集體討論修改，使大綱日臻完善。兩人或多人分工寫的文件，需要多調研，多寫提綱，避免重復、脫節或矛盾。
第四，落筆起草和撰寫文本
結構安排好之後，就要按照要求所列的順序說清楚，緊扣主題，有計劃地寫正文。寫的時候註意兩點:
1，要觀點清晰，用料得當。也就是說，要用思想指揮材料，讓材料為思想服務。材料要能說明問題，做到材料和觀點壹致。
在寫作中要註意觀點明確，語言不能含糊不清、模棱兩可、模棱兩可、似是而非。如果觀點不明確，那就是無法理解。有些文件，只講觀點沒有實際材料，會讓人覺得抽象、空洞、沒有根據、沒有說服力。但只列出材料而沒有明確的觀點，會讓人弄不清要說明什麽問題，不明白下發文件的意圖，尤其是情況報告和工作報告的介紹。
2、要簡潔明了。要寫的公文不僅要盡可能地節省字數，縮短篇幅，做到簡潔流暢，還要註意所要說明問題的清晰性。
五、反復檢查，認真修改。
初稿寫好後，要認真修改。寫文章需要努力。自古以來，好的文章都要反復修改，文件也是如此，尤其是重要的文件，往往要幾易其稿才能通過。只要認真耐心，寫公文不難！