信息分析
目的是確定輸入系統的信息項的格式和內容，為建立索引做準備。初級信息檢索系統用於確定邏輯記錄的格式和關鍵字，或者記錄之間的關系；二級信息檢索系統用於濃縮原始信息，也稱為索引。這相當於編輯壹個參考書目或摘要。
信息存儲
目的是為檢索建立壹個信息庫。為了方便查找，需要合理地組織信息項，可以用文件或數據庫的形式組織。信息檢索系統常見的文件組織形式有:順序文件、索引順序文件、倒排文件和聚類文件，其中倒排文件和聚類文件使用較多。信息檢索有兩種檢索方式:離線處理和在線檢索。
系統維護
系統提供了壹套實用程序來執行壹般服務，如加載信息的格式轉換、信息文件的初始化和系統故障後的重新運行。二級信息檢索系統還提供了檢索詞典維護程序，可以對檢索詞進行添加、刪除、修改和打印。