1.1 中文采用國家正式公布實施的簡化漢字，除特殊需要外，不得使用已廢除的繁體字、異體字等不規範漢字。
1.2 標點符號的用法應該以GB/T 15834—1995《標點符號用法》為準。
1.3 數字用法應該以GB/T 15835—1995《出版物上數字用法的規定》為準。
1.4 量和單位要嚴格執行GB 3100～3102—93有關量和單位的規定。
2.1.1 文章都應有大標題、正文、署名、成文日期等部分；正文內容多頁且分章節的，還要有目錄。
2.1.2 方案類文章組成：大標題、署名（單位）、成文日期、目錄、正文內容、附錄。
2.1.3 報告類文章組成：大標題、正文、署名、成文日期。
2.1.4 論文類文章組成：大標題、署名、摘要、關鍵詞、英文摘要和英文關鍵詞、目錄、正文（前言、正文內容、註釋、參考文獻、附錄、致謝）、外文翻譯。
2.1.5 書信類文章組成：稱呼、問候語、正文、祝頌語、署名和成文日期。
2.1.6 通知類文章組成：大標題、開頭語、主體、結束語、署名（發文機關）和成文日期。
2.2.1正文每個字占壹格，標點也占壹格。
2.2.2每段個落開頭需要縮進兩個漢字的位置（在輸入時不要用空格放在段前代替縮進）；段落結尾需要句號。
2.2.3 在正文中不要出現作品名稱及作者。
2.2.4 作品結尾不留“完”字等字樣。
2.3.1 文章大標題應該居中排列，字號大與正文，字體與正文有所區別。
2.3.2 大標題可以是單行標題或雙行標題。
2.3.3 大標題字數較多時，可分行排列；分行時註意前後意義的完整，分行排列時仍然要求居中排列。
2.3.4 雙行標題包括主標題和副標題；副標題字號小與主標題；副標題應緊靠主標題下書寫，中間不空行，副標題要在主標題第三個字下開始寫破折號“——”；換行後與副標題第壹個漢字對齊。
2.4.1 署名可以是個人或單位。
2.4.2 方案和論文等文章，署名放在標題下面，占壹行；署名在與標題對應居中；署名是兩個字，當中要空壹格。
2.4.3 報告、書信、通知等類型文章，署名在文章最後，成文日期之前，占壹行；署名居右排列；署名是兩個字，當中要空壹格。
2.4.1方案類文章，成文日期放在署名下面，占壹行；成文日期與署名對應居中；成文日期的字體字號與署名相同。
2.4.2 報告、書信、通知等類型文章，成文日期在文章最後，在署名之後，占壹行；與署名對應居右排列；成文日期的字體字號與署名相同。
2.4.3 成文日期年月日，壹般用小寫漢字書寫；年份用中文形式表示，如“二○○六年八月”。
註意：年份中間的“○”不能寫成阿拉伯數字的長“0”或英語全角字符“O”，而應該用圓“○”（壹般在word“插入”欄裏“特殊符號”或“幾何圖形符”中選擇，或者直接在“插入”欄內選擇“日期和時間”即可）。
2.6.1文章分條目，要用序碼，較常見的有如下幾種：
2.6.2 序碼可以加括號、方括號、圓圈等；序碼可以與編、章、節等配合；序碼可以與頓號、逗號、齊線墨點等配合。
2.6.3 與序碼配合使用的標點包括頓號、逗號、齊線墨點。
2.6.4 漢字和天幹地支序碼（壹、二、三、甲、乙、丙等）後應該用頓號，即“壹、”、“二、”、“三、”、“甲、”、“乙、”、“丙、”。
2.6.5 阿拉伯數字、羅馬數字和拉丁文字母序碼後應該用齊線墨點（實心小圓點），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。
2.6.6 序碼如加括號，如（1）（2）（3）等不再加標點符號。
2.6.7 加圓圈序碼（①、②、③等）必須在同壹自然段內使用，不再加標點符號。
2.6.8 正文中，序碼起始時，應左起空2格書寫；有標題時，在序碼後空壹字距寫標題，另起壹行寫具體內容；沒有標題時，在序碼後空壹字距再寫具體內容。
2.6.9 序碼與層次標題的配合使用規範，詳見“2.6 多層次標題書寫”。
2.6.10 用序數詞（“第壹”、“第二”、“首先”、“其次”、“壹是”、“二是”、“三是”、“壹方面”、“另壹方面”等）表示順序時，序數詞之後用逗號，也可以不用標點符號，直接連接下文。
2.7.1 正文標題包括標題序碼和標題，***同占壹行。
2.7.2 標題應準確反映文章的內容，語句通順，嚴禁出現錯別字；
2.7.3 標題文字要簡練，長度盡量不超過20個字；標題盡量省略標點符號；涉及地名、單位名稱等應避免使用簡稱；標題盡可能不使用英文，但可以使用英文簡稱或物品名稱，如SOA、GIS、Oracle。
2.7.4 正文標題序碼有兩種體例，人文類文章層次序碼和科技類文章層次序碼。
2.7.5 第壹種，人文類文章（報告、書信、通知等類型文章）層次序碼的編排如下：
2.7.6 人文類文章層次序碼應左起空2格書寫或居中對齊。
2.7.7 第二種，科技類文章（方案、論文等類型文章）層次序碼壹律用阿拉伯數字連續編號，不同層次的數字之間加下圓點相隔（即圓點加在數字的右下角），最後數字後面不加標點，如“1”、“1.1”、“1.1.1”……，科技類文章的層次不宜過多，通常不應超過5級，即：
2.7.7科技類文章層次序碼應左側頂格書寫；在序碼後空壹字距寫標題。
註意：日常使用過程中，要麽不匹配（如“1”“2”“3”後面加頓號“、”），要麽使用錯位（如不用“壹、”“二、”“三、”而直接使用“（壹）”“（二）”“（三）”，或者格式有誤（如層次序碼前面空2個字格），或者體例雜糅（如“1”“1.1”“1.1.1”與“壹”“（壹）”“1.”兩種層次序碼混用），這些都是不規範的用法，應該避免。
2.7.7 壹級標題標題末尾不能用標點符號。
2.7.8 人文類文章層次序碼，二、三級標題的末尾，如果是居中對齊，壹般不加標點符號；如果二、三級標題是縮兩格標題的可以加句號。
2.8.1 段首題即用自然段落的第壹個句子所作的標題, 段首題常用“第壹”、“第二”或“首先”、“其次”等序數詞進行開頭。
2.8.2 序數詞可以與句子分割，也可以連續；分割時應該用逗號，即“第壹，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。
2.8.2 段首題末尾可以加句號；如果不加句號，可以在段首題與其後的公文內容之間空壹格。
2.9.1 目錄書寫內容包括目錄題目和標題索引。
2.9.2 目錄題目為“目錄”二字，位於頁面上方居中排列；“目錄”二字中間可以空壹格。
2.9.3 目錄內容與正文標題對應，形成正文標題索引；每行目錄對應正文壹個標題，每級目錄對應壹級正文標題，最多對應到三級標題。
2.9.4每行目錄包括目錄標題和頁碼；目錄標題與對應正文標題的文字和序碼書寫壹致，左側頂格書寫；頁碼壹律使用阿拉伯數字，靠頁面右邊對齊，並與目錄標題以圓點“………”連接，兩端對齊。
1987年1月1日國家語言文字工作委員會等七單位聯合發布《關於出版物上數字用法的試行規定》，要求使用漢字和阿拉伯數字時體例統壹。總的原則是：“凡 是可以使用阿拉伯數字而又很得體的地方，均應使用阿拉伯數字。遇到特殊情形，可以靈活變通，但應力求保持相對統壹。”1993年11月21日國務院辦公廳 發布修訂的《國家行政機關公文處理辦法》規定：“公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼”。兩相對照就可以明了數字使用規範和在公文中的特殊要求。
3.1.1 公歷世紀、年代、年、月、日和時刻，應當使用阿拉伯數字，如，20世紀80年代，1987年1月1日7時30分；中華民國紀年和日本年號紀年也使用阿拉伯數字，如，民國38年（1949年），昭和20年（1945年）等。
註意：年份不能簡寫，如1980年不能寫作80年。夏歷和中國清代以前歷史紀年用漢字，如，正月初五，秦文公四十四年（公元前722年）。
3.1.2 成文日期的年月日，壹般用小寫漢字書寫。
3.1.3 關於“月日”在專項名詞中的用法。月、日之間，如果涉及壹月、十壹月、十二月，應加“·”（間隔號），再外加引號，以避免歧義，如“壹二·九”運動、“壹·壹七”批示。如涉及十月，也可用"壹〇"，如"壹〇壹二"，可不加"·"。事件或文件等現象的月日簡稱，已經定型的詞組，可不加引號和“·”，如：五四青年節、九壹三事件、十壹國慶節等。
3.1.4? 用阿拉伯字母表示月日時，中間加“·”（間隔號），不用“．”（齊線墨點），如1999·10·1。
3.2.1? 記數與計量（包括正負整數、分數、小數、百分比、約數等），用阿拉伯數字。例如，415230，-25，l/16，4．5倍，34%，18萬公裏，4000克，200億，45.5萬元，50歲，12個月，125種，等。
註意：壹個數值書寫時要照顧上下文，不是出現在壹組表示科學計量和具有統計意義數字中的壹位數，可以用漢字。如，壹個人，三本書，六條建議，讀了九遍。
3.2.2?四位及四位以上數字，采取國際通用的三位分節法，節與節空半個阿拉伯數字，非科技專業書可以不分節，用“，”號分節不符合國際標準和國家標準，應廢止。
3.2.3?壹個用阿拉伯數字書寫的多位數，不能移行。
3.2.3?人文類文章中的分數，壹般用漢字。
3.3.1 引文標註中的版次、卷次、頁碼，除古籍要與所據版本壹致外，應使用阿拉伯數字。如，*馬克思、恩格斯：《***產黨宣言》，《馬克思恩格斯全集》第4卷人民出版社1958年第1版第493頁。
3.3.2?數字作詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的語句，用漢字書寫。例如，壹律，十滴水，三葉蟲，八國聯軍，十月革命，二萬五千裏長征，五四運動，二商局，第壹書記，相差十萬八千裏。
3.4.1 鄰近的兩個數字（壹、二……九）並列連用，表示概數，要用漢字書寫，兩數字之間不要用頓號隔開。如：二三裏，四五家，六七十噸，四十五六歲，七八十種，壹千七八百元，十之八九。
3.4.2?相鄰兩個數字連用，有時不是表示概數，而是壹種縮略形式，中間要頓號。如：初中壹、二年級，國棉六、七廠，八、九兩個月，退居二、三線。
3.4.3?避免交代不清的時間概念。如“上月以前”“明年以後”等。
3.5.1?增加為過去的二倍，即過去是壹，現在為二；增加到過去的二倍，即過去為壹，現在為二；增加二倍，即過去為壹，現在為三，增加了二倍，即過去為壹，現在為三。
3.5.2?超額80％，即原來是100，實際達到180；降低到80％，即原為100，現在只達到80；降低了80％，即原來為100，現在是20，
3.5.3?不可用“降低×倍”“減少×倍”的提法，只能用“降低百分之幾”或“減少百分之幾”。
標點符號是輔助文字記錄語言的符號，是書面語的有機組成部分，用來表示停頓、語氣以及詞語的性質和作用。標點符號使用應嚴格按照GB/T 15834—1995《標點符號用法》 。
常用的標點符號有16種，分點號和標號兩大類。
點號的作用在於點斷，主要表示說話時的停頓和語氣。點號又分為句末點號和句內點號——句末點號用在句末，有句號、問號、嘆號3種，表示句末的停頓，同時表示句子的語氣；句內點號用在句內，有逗號、頓號、分號、冒號4種，表示句內的各種不同性質的停頓。
標號的作用在於標明，主要標明語句的性質和作用。常用的標號有9種，即：引號、括號、破折號、省略號、著重號、連接號、間隔號、書名號和專名號。
4.2.1 年號要求完整。如： “1997”，不能省略為“97”。
4.2.2 括弧要求。《國家機關公文格式》規定發文年度用六角括弧“〔〕”括入，而不應該用小括號“（）”、方括號“[ ] ” 、方頭括弧“”。
4.2.3 發文年度位置要求正確。如：××字〔1997〕第×號。
標點符號輸入時應該使用全角輸入標準標點符號,而不是半角符號。全角是指標點所占的地方，是壹個漢字的大小。
4.4.1 連接號應該使用“～”，而不使用“——”或“—”。
4.4.2 破折號應該使用占兩個空格的連線“——”，而不是用“～”或只占壹個空格的短線“—”或兩個短線“——”表示。
4.5.1 標明引用別人說的話或文章的內容，如：
4.5.2 需要強調的專有名稱，如：
5.1.1 量和單位要嚴格執行GB 3100～3102—93有關量和單位的規定。
5.1.2 量的符號壹般為單個拉丁字母或希臘字母，為區別不同情況，可在量符號上附加角標。
5.1.3 在表達量值時，壹律使用單位的國際符號，常用的單位符號用法如：米m，千米km，厘米cm，毫米mm，赫茲Hz，度分秒（°′″），秒s（不用sec），分鐘min，小時h（不用hr，hrs），天d（不用day）。
5.1.4 數值與單位符號之間留壹空格，如20 min；
5.1.5 表達量值的單位符號統壹用正體。
5.2.1 公式應另起壹行，左起空兩個字編排，較長的公式盡可能在等號後換行，或者在“+”、“-”等符號後換行。公式中分數線的橫線，長短要分清，主要的橫線應與等號取平。
5.2.2? 公式後應註明編號，公式號應置於小括號中，如（3.2）。寫在右邊行末，中間不加虛線。
5.2.3 公式下面的“式中：”空兩個字起排，單獨占壹行。公式中所要解釋的符號按先左後右，先上後下順序分行空兩個字排，再用破折號與釋文連接，回行時與上壹行釋文對齊。上下行的破折號對齊。
5.2.4 公式中各物理量及量綱均按國際標準（SI）及國家規定的法定符號和法定計量單位標註，禁止使用已廢棄的符號和計量單位。
5.2.5 在公式表達中，矢量、矩陣符號用黑斜體，壹般變量用斜體，π、min、max等壹律用正體，矩陣的轉置符號上角標T用正體。針對上、下角標，是數字的用正體，英文變量用斜體，英文縮寫用正體，如：f1,Δi，XICLS，次級下標同此規則。
6.1.1 圖在文中的布局要合理，壹般隨文編排，放置在離正文中參考處最近的位置，先見文字後見圖；圖對象格式水平居中。
6.1.2 圖序與圖名：圖名應簡明。圖序壹律采用阿拉伯數字分章編號，第3章第2個圖的圖序為“圖3.2”；圖序和圖名間空1個字距，居中排於圖的下方。例如：
6.1.3 推薦畫圖工具為Visio和Word，如果用Word畫圖，應將各部分組合到壹起。
6.1.4 圖中的符號根據相應畫圖工具（Visio或Word等）中定義的標準用途使用。
6.1.5 圖表達的符號文字要精選，要具有自明性，切忌與表及文字表述重復。
6.1.6 在圖中，應對各個符號均勻地分配空間，連線應保持合理長度，盡量少使用長線。
6.1.7 圖中的術語、符號、單位等要求與正文表述中所用壹致。
6.1.8 把理解某個抽象符號的功能所需要的最低限度的說明性文字置於符號內；形象符號的說明性文字置於符號正下方；文字內容應顯示完整，不被遮蓋。
6.1.9 流程圖不要改變角度和其它影響符號形狀的因素，盡可能統壹各種符號的大小。
6.1.10 流程標準流向是從左到右和自上而下，在流線上使用箭頭指示流向，應當盡量避免流線的交叉。
6.2.1 表在文中的布局要合理，壹般隨文編排，先見相應文字後見表；表格應水平居中。
6.2.2 表序與表題：表題應簡明。表序壹律采用阿拉伯數字分章編號，第3章第2個表的圖序為“表3.2”；表序和表題間空1個字距，居中排於表的上方。
6.2.3 表格應該有表頭；表格較大不能在壹頁寫完的而進行跨頁時，每頁重復顯示表頭。
6.2.4 表中數量值應標明量和單位的符號。
6.2.5 表格可采取網格型或三線制，編制時根據具體情況設置格式，力求清晰、簡潔、便於閱讀。
7.1.1 句子的首字母大寫；詩行的首字母大寫；專有名詞每個詞首字母大寫；標題、標語可以全部大寫。
7.1.2 分連寫：詞內連寫，詞間分寫。
縮略語是壹種書面詞或短語的縮短形式，用來代替整體，達到簡化效果。在文檔編制過程中使用縮略語，需遵循以下原則：
（1）若在文檔中有專門定義縮略語的部分，則以後的正文中可直接使用縮略語表達原義。
（2）若在文檔中沒有專門定義縮略語的部分，則在文中第壹次使用時需用“<原詞語>（<英文全稱>，以下簡稱<縮略語>）”的形式作定義，例“配置管理（Configuration Management，以下簡稱CM）”；以後再次使用時即可直接用縮略語表達。
1、 排版：段落縮進是否統壹，正文字體字號是否壹致；
2、 標題結構逐級縮進（最多5級），標題字體逐級縮進；
3、 圖表是否題註，圖表、題註是否居中，題註是否編號統壹標題；
4、 封面是否整齊美觀，封面是否多了頁眉頁腳；
5、 目錄是否規範（三級就夠了）目錄頁碼是否獨立；
6、 正文各節頁眉頁腳是否統壹，位置是否合理，正文頁碼是否規範（註意不要用“***X頁”），正文頁腳是否獨立計數（從1開始），位置是否統壹（特別註意縱向和橫向排版的壹致）；
7 、標點符號，中文統壹用全角符號，常見問題包括逗號、分號、句號、引號、小括號等；
8? 、術語、專用語用詞是否規範，是否有不規範的簡稱；
9 、前後的內容統壹（特別註意有概述和結構圖、詳細內容之間的子系統、模塊名稱不壹致）、前後專用詞的統壹（註意平臺名稱、系統名稱等）；
10 、語句是否通順、沒有歧義；
11 、數字編號是否規範（註意沒有半括號的級別），是否連貫；
12 、是否存在超出本文檔描述範圍的其他行政區、單位、其他行業的用詞；
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