日該國立國會圖書館1959年6月進行機構調整時,成立了藏書構成審議會。1971年依據藏書構成審議會答復館長咨詢的報告,該館制定了國立國會圖書館圖書收集的指導方針(昭和四六年館長決定第二號)。
隨著時代的發展,科學技術的進步,圖書館的社會功能也在變化。在這巨大的變化之中,國會館重新認識自身應起的作用,研討既定的圖書收集方針。1992年5月,該館成立了收集企畫委員會,取代了持續近33年的藏書構成審議會。通過研討,收集企畫委員會就圖書收集的指導方針提出委員會報告,經館長主持的會議討論,1993年6月1日該館制定了新的資料收集的指針(平成五年館長決定第二號),對1971年的收集方針進行了全面的修訂,即確定了新的指導方針。
壹、收集的目的和基本方針
為謀求適應時代發展的藏書構築,有助於達到國立國會圖書館法第二條所規定的國立國會圖書館之目的,進行圖書及其它圖書館資料(以下稱資料)的收集。國內的資料,作為日本的文化遺產和信息資源,廣泛地收集。國外的資料,選擇性地收集。
二、國內的資料
新出版的國內資料,除了出版者的贈與、遺贈或依法第二十四條至第二十五條之規定繳送的外,用於使用和保存所必需的復本,依靠購入及其它方法收集。未收入的國內資料,努力通過購入、贈與、調撥和縮微化及其它方法收集。
三、國外的資料
國外的資料,通過購入、國際交換、贈與及其它方法選擇性地收集。特別註意收集下列各類:
1. 法令、議會資料
2. 與日本有關的資料
3. 參考圖書
4. 科學技術及相關資料
5. 國際機構與外國政府的有關資料
四、電子出版物等
國內出版的電子出版物或館外制作者做成的數據庫,不拘第2項之規定,進行選擇性地收集。在收集國內出版的電子出版物時,通過與發行者及有關機構、團體的協作獲得。
五、立法及相關資料
除了第2項至第4項所規定收集的資料之外,為幫助國會議員履行職務所需的資料或情報,不限於其形態、種類,力求盡可能迅速地收集、利用。
六、由復制而成的藏書維護
收集到的國內資料,在有必要作為藏書的原始資料保存或提供適當的利用時,通過縮微化、電子化及其它方法進行復制。
七、與圖書館等單位的協作
進行資料收集時,力求與全國各類圖書館或資料收藏機構交換必要的情報,建立收集的協作體制。
八、資料收集方針書的作成
以本指導方針為依據,對應當收集的資料形態、種類、範圍、語種、主題和優先次序以及在進行其它資料收集時必要的事項,在資料收集方針書中另行規定。
九、指導方針的修正
對應利用者的需求、出版物的多樣化、印刷技術和信息通信技術的發展,本指導方針大約每五年重新予以審視,進行必要的修正。
在這個資料收集的指針中,該館首次使用了電子出版物數據庫等詞匯,表明電子化的浪潮越來越波及圖書館以及國會館適應這種形勢要求的姿態。1995年該館依據資料收集的指針作成收集工作的指南資料收集方針書,1997年作為補充版策定了面向21世紀的藏書緊急整備計劃,制定關西館(暫稱)、國際兒童圖書館(原支部上野圖書館)應收集的資料,外國資料、電子出版物整備的基本方針與實施計劃。 現行的出版物呈繳制度
日本現行的出版物呈繳制度是在1948年2月9日頒布的《國立國會圖書館法》中確立的。該法在規定了國會館設立的目的、任務、組織機構的同時,也規定了國內的出版物須向該館呈繳,並對呈繳出版物的範圍和數量、呈繳的義務人、呈繳的免除、國會館對呈繳義務人的補償以及違法的處罰等進行了規範,由此確立了日本的出版物呈繳制度。
近幾年,隨著信息技術的發展,電子出版物顯著增加,加以收集和保存便成為國會館迫切的課題。面對在呈繳制度創立之初無法想象的CD-ROM、DVD等電子媒體大量出現的狀況,2000年4月7日,日本制定並頒布法律,對國立國會圖書館法作了部分修正。即呈繳制度在時隔50年之後進行了修訂。並於同年10月1日開始施行。 主要有以下內容:
·呈繳出版物的範圍·
圖書;小冊子;連續出版物;樂譜;地圖;電影膠片;錄音制品、以印刷及其他方法復制而成的文書或圖畫;唱片;通過電磁方法以及通過人的知覺無法認識的方法記錄文字、圖像、聲音或程序的物品。
作為應當向國立國會圖書館呈繳的出版物,新修訂的呈繳制度增加了通過電磁方法以及通過人的知覺無法認識的方法記錄文字、圖象、聲音或程序的物品。將這些固定在有形物上的電子化媒體出版物稱之為封裝(package)型電子出版物。
·呈繳的義務人·
國家機關及地方政府、公***團體出版物的發行者和民間出版物的發行者。
·呈繳出版物的數量·
國家機關、地方公***團體等的出版物發行時直接向國立國會圖書館呈繳最多不超過30部,以供館內使用、與外國政府出版物的交換及其他國際性交換。由館長根據需要決定都道府縣出版物呈繳5部以下、市(含特別區)出版物呈繳5部以下、街村出版物呈繳3部以下的具體數量。
為文化遺產的保存及其利用,民間團體及個人發行的出版物,在出版物發行的30日以內,向國立國會圖書館呈繳內容完整的最佳版1部。
·呈繳的免除·
按照機密處理的、以及公文格式的和過於簡易的國家機關出版物;再版出版物與前版或初版內容沒有增減或變更,並且前版或初版已呈繳或捐贈、遺贈。
暫時免除電影膠片的呈繳。
·國會館對呈繳義務人的補償·
國會館對依法進行民間出版物呈繳的義務人支付相當於通常所需費用的補償金。補償金是實施呈繳所需各項費用的累加,包括1、出版費用(圖書及錄音制品定價的4成以上6成以下;膠片攝影資料定價的5成以上7成以下;盲文出版物的4成以上8成以下;連續出版物的4成以上5成以下。2、郵寄出版物所需的最低費用3、為呈繳所需的所有事務代理費用4、包裝費用。
·以捐贈方式的呈繳·
國會館將定期編制的全日本出版物目錄(載有捐贈出版物的)免費郵寄給捐贈者或捐贈者的繼承人。
·違法的處罰·
對無正當理由不履行呈繳義務的發行者,處以出版物零售定價5倍以下滯繳金。如果發行者是法人,則處罰對象是法人代表。 國家機關出版物(政府出版物)
由國家機關、地方公***團體等的出版物發行者直接向國立國會圖書館呈繳。政府各省廳和最高裁判所發行的出版物通過設在各自機關的屬國會館的35個支部圖書館進行收集。每周1次由在各支部圖書館間的巡回聯絡車向本館呈繳。其他政府機構、地方公***團體、國家和公立大學等出版物每次發行時通過郵寄呈繳。
民間出版物
1、通過經銷途徑呈繳
通常,日本出版流通渠道的形式是出版社委托書籍經銷商和零售書店發售,通過經銷商配售給全國的零售書店,3個月後收回售出的書款,剩下的書也由經銷商送還。因此,從1953年起,對民間團體及個人發行的出版物,國會館委托日本出版經銷協會通過2家圖書經銷商ト-ハン株式會社(東販,原名東京出版販賣株式會社)和日本出版販賣株式會社(日販)以半年為單位,輪流承擔收集新版圖書代為發行者呈繳業務。對接收的新版書,每周2次向國會館呈繳。以此種方式呈繳的約占全館呈繳的民間出版物總量的65%。針對由於種種原因造成漏繳的情況,國會館與日本出版經銷協會、東販以及日販***同協商,1991年開始通過這2家經銷商向全國的出版物發行者散發宣傳品,督促呈繳。為了改善以往用傳統的手工作業調查經銷商新版圖書來確認漏繳的狀況,1992年國會館引入並實施通過經銷途徑的呈繳本調查、兼有復本書的選書、訂購、接收業務機械化系統 BACCAS(Book Acquisition and Checking Computer Assisted System)。由東販和日販提供出版和呈繳本情報,系統確認漏繳, 1998年該系統升級為可以管理所有民間出版物的系統國內出版物收集管理系統。新系統可以將各經銷商的情報聯機讀取,從而大大提高了查漏催繳的效率,迅速掌握呈繳的情況。
2、其它民間出版物的呈繳
不通過日本出版經銷協會代辦呈繳的地方出版物、直接發售的出版物、自費出版物、各團體的出版物,由發行者直接呈繳。但由於沒有象東販和日販那樣代為呈繳的組織,發行者對呈繳義務也不壹定完全清楚,所以國會館采取了以下做法:
對地方出版物,委托地方和小型出版物流通中心代理呈繳業務。以每月2次的頻率進行收集。此外還依靠都道府縣圖書館提供的該地區出版物信息以及讀者、各圖書館、本館職員提供的信息進行督促呈繳。
對自費出版物,由於大多為歌集、文集、自傳和回憶錄,其出版制作大部分由出版服務商承攬。因此,國會館請各出版服務商將其經手的出版物代為委托者呈繳。
3、唱片的呈繳
主要經加盟日本唱片協會的各公司呈繳,1991年已有27家。現在以呈繳CD為主。
4、連續出版物的呈繳
大部分由發行者直接呈繳。
5、電子出版物的呈繳
在新的呈繳制度實施之前,加盟日本電子出版協會(JEPA)的各公司的出版物,由該協會進行呈繳,主要以書目、辭典類為主。目前國會館正在與發行者、著作權者探討新的呈繳制度規定的作為呈繳對象的封裝型電子出版物 呈繳的途徑及補償金等問題,以建立適應電子出版物發行渠道的呈繳方法。
對於民間出版物,法律規定國會館應給呈繳者補償金,並對各類出版物明確了具體的額度。但國會館在實施中進行了簡化,原則上補償圖書銷售價格的50%,再加上郵寄費和包裝費等。
國會館通過以上的呈繳方式進行國內出版物收集達到相當可觀的數量。以1999年度圖書為例,該館新入藏日文圖書146,702冊;呈繳的政府出版物圖書31,290冊,民間出版物圖書101,085冊,呈繳的圖書占90%。 憲政資料 收藏了日本自19世紀後葉以來的近代政治發展史的文獻資料和日本近代政治家、外交家、軍事家及其官吏和實業家等日本近代政治人物所收藏的日記、書信、備忘錄草稿和辦公文件等,計23萬件。此外還有太平洋戰爭後日本被占領時期聯合國司令部的全部重要文件計3000萬頁的縮微膠片。
法令、議會資料 包括日本在內的30個國家的國會議事錄和約100個國家的政府公報、法令集、判例集、條約等重要資料。其中日本資料16萬冊,外國資料19萬冊。
科技資料 除收藏國外科技期刊25,500種外,還收集PB、AD報告,原子能與能源報告、外國博士論文、學會出版物以及標準等。
地圖資料 收藏有40萬張地圖。其中有日本明治時代至今由官方制作的地形圖、地質圖、航海圖和地形圖。還有住宅圖26,000張。
音樂資料 收藏約45萬張唱片,占日本收藏之首。
有關日本的西文資料 即外國人著述的有關日本的資料。其中包括16世紀初期基督教傳教士的報告書。
古籍圖書 除收藏日本古籍2.5萬冊外,還收藏許多中國歷代特別是清朝的文獻、族譜及地方誌。
亞洲資料 收藏了36萬冊亞洲、中東、北非地區有關政治、經濟、歷史和文化等方面的資料。中朝文資料占主要部分。有中文圖書25萬冊、期刊2,800種、報紙230種。
3.館藏數量
截至到2000年3月,國立國會圖書館的藏書量為:
圖書7,312,178 冊 (日文圖書5,153,408冊; 西文圖書 2,158,770冊 )。
連續出版物163,097種(國內期刊102,796種,報紙6,906種; 國外期刊51,877種,報紙1,518 種)。
非書資料為縮微膠卷278,126卷; 縮微膠片6,412,923 張; 唱片455,430張; 光盤15,258張; 國內博士論文36萬份;文書類253,070件; 報紙剪輯資料2,009,226張; 地圖419,049張。