[摘要]
檔案工作的根本目的是開發檔案信息資源，為經濟建設服務。
檔案利用是實現這壹目標的直接途徑。因此，檔案利用是檔案業務的中心環節，在整個檔案工作中占有極其重要的地位。
[關鍵詞:]
檔案；提供使用；要求；小路
檔案的提供和利用是檔案館(室)通過壹定的方式和方法，提供檔案供使用者利用，為社會主義各項事業服務的工作，也稱檔案利用。
其內容基本包括兩部分:壹是準備檔案檢索工具，介紹和報告檔案館(室)所存檔案的內容和組成，做好提供和利用的準備工作。
二是通過各種途徑和方式提供檔案服務於壹切社會工作，這是目前檔案利用的核心。
壹、檔案利用工作的要求
1.有正確的服務理念和良好的服務態度。
服務是檔案工作的基本屬性之壹，是檔案工作賴以生存和發展的根本原因。
因此，檔案工作者應樹立服務理念，改變檔案服務的被動局面。
變妳上門服務的被動服務為主動尋求信息的主動服務，同時努力提高服務水平；服務態度端正，熱情、主動、負責，熟悉自己的服務對象，立足自己的服務市場，深入了解用戶需求，及時、準確、有效地為用戶提供有價值的檔案信息。
2、充分研究和了解社會需求，熟悉圖書館(室)檔案。
(1)職能機構辦公人員使用需求
適應其承擔的業務任務。
他們往往需要使用有業務指導的文件，他們的使用需求往往是針對某個特定的文件，具有很強的特異性。
由於具體工作非常復雜，這類用戶的需求往往具有明顯的隨機性，對利用時間有嚴格的要求。
(二)中央書記處工作人員的使用需求。
它具有很強的系統性和綜合性。
因為這類用戶要幫助領導制定計劃、決策、組織生產、協調工作，就必須掌握大量系統的回溯性檔案信息資料。
(3)領導引導需求。
表現出以下兩個突出的特點:
①他們對檔案信息利用的需求具有集中的特點。
比如向上級匯報時，需要查看歷年的基本數字和處理壹些重要問題的信息材料。
這種需求不能用原始檔案直接滿足，而是需要檔案員或秘書對檔案信息進行加工提煉；
(2)領導者的文件需求具有間接性特征。
大多數領導受工作時間限制和檔案相關信息分散的影響，往往不能親自去檔案館，而是通過文秘人員間接實現自己的需求。
因此，檔案館工作人員應主動了解和掌握相關領導的需求動態，結合本單位的工作或生產計劃和任務，為這類用戶提供及時、準確、系統的檔案信息服務。
(4)基層管理者對檔案信息的需求。
基層管理人員主要從事業務管理和事務性工作。
其利用特點如下:
(1)需要具體、詳細、實用的信息，能對具體工作有所幫助。
檔案工作者應編制詳細的檢索工具，以方便查詢。
②需要管理對象的相關信息，範圍相對固定，如會計人員使用會計檔案，銷售人員使用銷售檔案。
③企業內部信息主要是經常性使用，檔案人員要註意其利用規律，有針對性地開展工作。
(5)對科研人員檔案的需求
①願意使用原始材料；(2)召回率比較高；③時間相對寬松。
(6)工程技術人員檔案要求
從檔案信息的性質來說，它要求檔案具有很強的針對性和具體的內容，如找到壹個具體的圖表、數據、報告等。從檔案信息內容看，更關註專利文獻和標準化資料，要求同類課題、同類項目或同行業的最新信息；在時間的使用上，要求快速及時。
熟悉館藏是檔案工作者的基本功，也是開展好服務的前提。
熟悉館藏，就是熟悉檔案館(室)保管的檔案的內容、組成、數量和庫房位置；熟悉各全宗文件的形成和排列以及全宗與組之間的有機聯系；熟悉各全宗文件的使用價值。
尤其是那些重點全宗、珍貴檔案，更是要“如數家珍”。
3、正確處理基礎工作和利用工作的關系。
檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和檢索是整個檔案工作的基礎，利用工作是在此基礎上為社會提供檔案服務的環節。
基礎工作為工作的使用提供物質保障，創造工作條件。
沒有基層工作，就不可能開展利用工作。
利用工作直接反映了檔案工作的目的和方向。
體現了基礎工作的成績，也對基礎工作提出了要求。沒有使用工作，基礎工作就失去了存在的意義和工作目標。
因此，我們必須妥善處理它們之間的關系。不僅要重視基礎工作，還要重視信息技術的運用。我們既不能重視它的使用，也不能輕易重用它。
4.正確處理利用和保密的關系。
從根本上說，檔案的提供、利用和保密都是為了充分發揮檔案在度和社會中的積極作用。
保密的目的也是為了更好地利用檔案信息資源。
保密只是在壹定程度上限制檔案的利用，而隨著社會的發展和環境條件的變化，檔案保密的層次、範圍和對象也在不斷變化；為了妥善處理兩者的關系，首先要理清思路，消除長期以來流行的“左”傾錯誤思想“乘人之危，保險保密”；相反，檔案開放後“沒有秘密可以保護”的思想傾向也是很有害的。
其次，要及時研究和審查檔案內容，依法開展檔案解密和降密工作，減少利用和審核的繁瑣程序，方便檔案利用者的正常利用。
檔案在什麽情況下可以利用，在什麽情況下需要保密和控制，必須服從黨、國家和人民的根本利益。在這個前提下，兩者應該是有機統壹的。
二、檔案提供和利用的方式
1.通過提供原始檔案，滿足檔案用戶的使用需求，開設閱覽室，讓檔案用戶查閱自己需要的原始檔案。但相對珍貴的原始檔案和容易損壞的歷史檔案，不宜通過這種方式直接提供給相關檔案使用者。
檔案壹般不外借給圖書館使用。
但在壹些特殊情況下，為了照顧黨政領導的方便或有必要使用原件作證時，也可以臨時借出。
檔案的借閱和利用要有嚴格的制度，要經過壹定的審批程序。出借期限不宜過長，必要時控制數量。
借閱檔案要認真清點，借閱單位要對檔案的保密和安全負責，確保按時歸還。
檔案收回時，應認真清點、核對，並做好記錄和簽字。
2、文件復制服務。
檔案復制制作與分發服務是指檔案館根據檔案使用者的合理需求，以原始檔案或現有檔案復制件為基礎，通過復制、摘抄等方式提供檔案復制件的壹種服務方式。
制作檔案復制件時，要嚴格控制珍貴、易損檔案的復制；臨摹要經過壹定的審批程序，臨摹後要對照原件認真校對；如有必要，還應註明檔案復印件的來源，並加蓋檔案館印章。
此外，檔案館應明確規定制作和發放復制件的範圍和審批權限。
3.通過提供檔案信息加工產品，可以滿足檔案用戶的利用需求。
編纂大事記、組織沿革、基本人物收集、會議簡介、專題總結、年鑒、圖集、科技成果簡介、出具檔案證明、編纂各類檔案史書。
4.檔案展覽和展示
檔案展覽展示服務是指檔案收藏部門通過按壹定主題展示檔案原件或復制件，系統地揭示和介紹檔案館藏中檔案的內容和組成部分的壹種特定服務模式。
5、出具檔案證明服務。
檔案證明是指檔案館根據有關檔案利用者的查詢和申請，為核對檔案中某些事實的記載而提取、編制的書面證明材料。
制作和發放檔案證書是檔案收集部門提供檔案利用服務的方式之壹。
壹些單位和公民為了解決、處理或研究實際工作中的壹些問題，往往需要檔案館向其提供相關的檔案信息，以便對檔案館中有關事項的原始記錄進行核實、查證。
在這種情況下，檔案館(室)可以根據他們的合法申請或查詢，為他們提供發放和分發檔案的認證服務。
6、文件目錄信息服務
檔案目錄是檔案使用者和檔案館(室)之間的重要橋梁
只有借助於壹定的文件目錄信息，文件用戶才能成功地實現其利用需求。
由於檔案信息的特殊性，許多館藏必須在檔案館(室)采取壹定的服務方式，以消除檔案用戶的需求障礙，促進其利用需求的產生和實現。
實踐表明，印刷、出版、交換檔案目錄是解決問題、提高館藏檔案利用率的有效服務方式。
檔案工作者在檔案工作中，可以在了解社會利用需求特點和發展趨勢的基礎上，有計劃地發布檔案目錄、索引、指南等檔案信息資料，有效幫助檔案用戶了解館藏檔案信息資源狀況，引導檔案用戶順利查找檔案。
參考資料:
[1]張。檔案利用的第二次革命[J]。檔案學通報，2005，01。