按照法定的原則、程序和規定的制度移交和接收檔案，是檔案館、檔案室補充檔案資源的最基本形式。其基本內容包括兩個方面:①各級國家機關和各類社會團體檔案館接收其業務部門和文件處理部門按規定移交歸檔的文件；(2)各級各類檔案館根據國家法律和有關規定接收現機關和撤銷機關的檔案。接收範圍和要求:①檔案館接收具有保存價值的各種類別和載體的檔案，包括科技檔案、會計檔案等特殊檔案，錄音帶、錄像帶、照片等特殊載體的檔案；各級檔案館接收本級機關、團體及其所屬單位具有長期保存價值的檔案，以及與檔案有關的材料。不同國家的檔案館保存檔案的範圍是不壹樣的。有的國家檔案館只接受具有永久保存價值的檔案，有的也接受定期保管的檔案。中國省級以上檔案館接收在歸檔單位保管20年左右的具有永久保存價值的檔案，省轄市(地、州、盟)檔案館、縣級檔案館接收在歸檔單位保管10年左右的檔案；(3)檔案與檔案室正常接收檔案，要求齊全並按規定歸檔，入庫檔案應遵循全宗族、全宗族不可分散的原則，保持原宗族的完整性和相關宗族的聯系。
收集散落在各機關、部門、個人和國外的有價值的歷史檔案及相關資料，是檔案收集中不可或缺的補充手段，可分為非強制性和強制性兩種。壹般在協商的基礎上，通過復制、交換、捐贈、有償轉讓等方式將檔案集中到檔案館。在特殊情況下，集體和個人所有的檔案對國家和社會具有保存價值或者需要保密，保管條件惡劣或者因其他原因被認為嚴重損壞、不安全的，國家可以收購或者征購，或者代為保管。
壹般來說，押金是通過協議將檔案存放在檔案館。保管檔案的單位或者個人不喪失其所有權，並享有優先利用權和決定是否允許他人利用的權利。在博物館、圖書館、紀念館等單位保存下來的，也是檔案的文物或者圖書資料，壹般由自己管理。