《規則》的頒布實施，實質上是對文件歸檔方法的改革，其核心是簡化文件歸檔程序，因此只適用於單位整理的文件和檔案。本標準適用於各級機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他類別的文件可以參照執行。
歸檔，是指機關、團體、企事業單位的文件處理部門在文件材料輸入後，根據其形成過程中的自然規律和特點，對具有查找和保存價值的文件材料進行分類、整理、編目並移交給檔案館或檔案工作人員的過程。
文件和檔案的分類方法:
1，保管期限-年度分類，即歸檔文件先按保管期限分類，每個保管期限按年度分類。
2、保管期限-年份-問題分類，即將應歸檔的文件材料按保管期限分類，每個保管期限按年份分類，再按年份下的問題分類。
3.問題-年-保存期分類，即歸檔文件先按問題分類，每個問題按年分類，再按年下的保存期分類。
4.年份-保管期限分類，即先將歸檔文件按年份分類，再按各年份下的保管期限分類。
5.年-組織-儲存期的分類，這是最常用的分類方法。首先將歸檔的文件按年份分類，然後按部門分類，最後按保管期限分類。