如何建立知識產權分類管理檔案

1.檔案管理是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目與檔案檢索、檔案統計、檔案編輯與研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供與利用。2.文件材料結案移交檔案館時，應按照以下原則進行收集:檢查文件材料的正文和附件是否齊全，如有不足，應立即追查和分類。文件的辦理手續是否齊全，如有遺漏，應退回本部門補充。與案件無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經濟部門。3.文件排列1。中文直寫文檔采用右裝訂原則，中文橫寫或外文文檔采用左裝訂原則。2、右邊裝訂的文件及其附件應對準右上角，左邊裝訂的則對準左上角整齊釘好。3.如果文件有褶皺、損壞或不平整，應進行修剪、切割和折疊，使其均勻壹致。4.三孔線配件(易拆易抄)4。文件分類1。檔案分類應根據案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、類別、子類別進行分類。先分科室，再根據案件性質分幾類，再在同壹類下分幾個子類。2.檔案分類要實用。情況較多的，前款所述第三級不夠的，可以在第三級後增加第四級“罰款類別”。如果情況不多，只能用“部門”和“大類”或“小類”。3.同壹“小類”(或子類)的病例應裝訂在壹個文件夾內。案件多，壹個文件夾不夠的，分數在兩個文件夾以上，小類(或子類)後加“卷”數，供參考。4.每個案卷的封面內頁都要設置“目錄”，歸檔時要按順序對案卷進行編號和記錄，原則是每個案卷都要有壹個“目錄”號。5.檔案號的表示如下:A1A2-b 1b 21c 21-e 1e 2，a 1 a2為經濟部門代碼，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1是文件卷號，E1E2是文件內容。6.有些文件還可以根據時間給它起壹個名字，比如外部文件、公司內部文件、財務信息、工商變更信息、章程變更信息等。5.檔案名稱和編號1，各級檔案分類都要起壹個名稱，要簡明扼要，本著充分表達檔案內容性質的原則，並有壹定的範圍，不能含糊。2、各級分類、卷數和內容，均用十進制阿拉伯數字表示；其數字的使用取決於病例的數量和增長。3.各級檔案分類名稱確定後，應編制壹份“檔案分類號表”，即將各級分類名稱及其代表號按壹定順序排列，便於查閱。4、各級檔案分類號應預留壹定數量的缺口，以備將來機構擴大或業務激增時，隨時補充。5.各級檔案分類名稱及其代表人物壹經確定，不得隨意修改。如需修改，應事先仔細討論，並擬出新舊檔案分類號對照表，以免混淆。第六個文件號設置為1。如果是新案件，應根據“檔案分類號表”設置案卷號，查明案件的類別及其卷號和目錄順序。2.屬於前案的，應當對前案的案卷號進行標識，並編制相同的編號。3、案卷號按照壹案壹號的原則，遇有壹案描述幾件事或壹案分多類的情況，應先確定主要類別，編好案卷號。4、案卷號應從左至右編制，案卷右側裝訂，案卷號應填在案卷首頁的左上角；左裝訂填在右上角。7.歸檔和文件清理1。歸檔文件應按目錄號順序以活頁形式裝訂在相關類別的文件夾內，目錄號根據實際需要用“見紙”標明，以便閱讀。2.卷宗夾背面應標明卷宗夾所載案件的分類號和名稱，以供查閱。8.保存期限文件的保存期限如下:1。永久存儲:(1)公司章程；(二)股東名冊；(三)組織規則和實施細則；(四)董事會和股東大會記錄；(五)財務報表；(6)政府機構的批準文件；(七)財產權屬證明和其他債權憑證；(8)工程設計圖紙；(九)經批準永久保存的其他文件。2.10年保存:(1)預決算；(二)會計憑證；(3)商業計劃信息；(4)經批準保存10年的其他文件。3.五年保存:(1)到期或終止合約；(2)其他已批準5年的文件。4.保存1年:結案後不需要長時間保存。5.規章制度由規章制度管理部門永久保存，只要有效，使用部門就應保存。在1清理9個文件。檔案管理人員要隨時擦拭檔案架，保持檔案清潔，防止蟲蛀腐爛。每年更換時，應按規定清理壹次。如果儲存期限已過，它可能會被銷毀。銷毀前應報總經理批準，必要時報主管辦公室，並在目錄備註欄註明銷毀日期。2.如果部分保存期限已過的文件經核實仍有保存參考價值，檔案保管員應在其留存文件上註明第五聯“收(送)件通知單”，並在第五聯註明部分銷毀日期。十、電子文檔企業管理最好將所有信息掃描，做成電子文檔。文件目錄與紙張壹致，易於查找。