目錄資料準備:根據檔案著錄規則的要求，規範檔案中目錄的內容。包括確定文件目錄的描述項、字段長度和內容要求。案卷的標題、文件名、所有人、起止頁碼、頁數等有錯誤或不規範的，應當修改。
解除綁定:如果沒有解除綁定，對於影響掃描工作的文件，應該解除綁定。移除裝訂時，應註意保護文件不受損壞。
區分掃描文檔和非掃描文檔:根據需要區分同壹文件中的掃描文檔和非掃描文檔。常見單據的區分原則是:不相關的重復單據要剔除，原件可以掃描。
紙制品？頁面修整:對破損嚴重、無法直接掃描的文件先進行技術修復，對有褶皺、凹凸不平、影響掃描質量的原件先進行相應處理。
文件整理登記:制作並填寫紙質文件數字化處理交接登記表，詳細記錄文件整理後每個文件的起始頁碼和頁碼。
裝訂:掃描工作完成後，已裝訂好的文件應根據文件保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，要註意保持文件的排列順序不變，做到安全、準確、不遺漏。