檔案數字化是信息時代的必然要求。數字化檔案管理建設應重視檔案管理軟件的選擇。壹個好的檔案管理軟件對於檔案管理人員完成各項檔案管理工作往往會事半功倍，不僅可以提高經濟效益，還可以大大提高辦公效率。
要實現檔案管理的數字化，最關鍵的壹個動作就是將紙質檔案，如各種文字、圖表、聲像等，通過掃描錄入的方式存入計算機數據庫，而要實現這個動作，壹是需要相關的硬件，二是需要計算機軟件。相關硬件是計算機設備、掃描設備、數碼相機等。計算機軟件是專門為檔案管理而設計的檔案管理軟件。
通用文件管理軟件的作用
1，根據國家檔案局最新發布的文件歸檔規則設計，專業性強，權威性高，操作簡單，已在多個行業成功應用。
2.主要包括回執管理、書寫管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護、操作輔助八大模塊，涵蓋資料登記、歸檔、檢索借閱、文件傳遞等日常工作。，規範了工作流程，大大提高了工作效率。
3.支持保存各種格式的電子文件，如word、excel、掃描文件等。，還支持保存電子路徑，可以直接打開目標文件夾、文件或網頁。
4.文件模板可以根據不同的輸入文件進行定制。
5.可以利用每天輸入的數據自動收集文件內容，方便省心。
6.內置完整打印格式可自定義，支持登記簿連續打印，類似銀行打印存折，最終每頁打印為整頁。
7.可以設置多個用戶，根據工作需要為每個用戶設置不同的權限，提高了系統數據的保密性和安全性，滿足了各種文件的管控需求。
8.可以通過局域網或廣域網上的其他計算機註冊和檢索數據，並授權相關用戶直接打開註冊的電子文檔。