按件整理是指按文件材料形成和加工的基本單位進行整理。壹般來說，壹份文件，壹幅圖畫或照片，壹盤錄音帶或錄像帶，壹個手表簿或證書，壹面旗幟和壹個獎杯都是壹個。按件分類的檔案基本存儲單位是件，最後要放入檔案盒。
文件材料的正本和定稿視為壹件，正文和文件處理單為壹件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發文頭文件和領導批示簽註等。)，轉發件和被轉發件為壹件，正文和附件為壹件，正本和副本為壹件，各卷報告、名冊、圖集和出版物為壹件。
整理文件有兩種方式:以文件為單位整理和以文件為單位整理。把文件作為壹個單位組織起來就是立卷，也就是把文件材料在形成和加工過程中按照它們之間的聯系組合成文件。所謂案卷，就是壹組緊密相關的文件的組合。按文件排序的文件的基本存儲單位是文件。
檔案整理的概念和範圍:
1，文件排列的概念
檔案整理是指對檔案進行分類、組合、整理、編號、編目、建立全宗等過程。，它們處於無序狀態，需要進壹步組織起來，形成有序的體系。檔案整理的基本要求是遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限。
檔案分類的原則是以各單位的全部檔案為對象，根據其基本功能，結合檔案的內容、形成特點和載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規範化，便於檔案的科學管理和開發利用。
2.歸檔文件的範圍
本機關工作活動中形成的具有檢索和保存價值的所有文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、書籍、照片、錄音、錄像、電腦光盤、實物和本機關編印的出版物等。，處理後必須分類保存，以便於儲存和利用。