淵源據史書記載，我國明代以前，檔案與文書的稱謂並無區別，包括典、卷、策、簡牘、文書、書簿、案卷、卷、案簡。“檔案”壹詞始於清代，在康熙十九年(1680)的《府誌》中有所記載，在康熙四十六年楊彬撰寫的《劉辯略》中有所說明。按照漢字的本義，文件是橫木框架，指存放東西的架子；案例就像壹個小表，它被擴展到案例文件以處理壹個事件。檔案，即存放在架子上的文件，仍然有其形象和內在意義，並被賦予新的科學意義。檔案的外來詞，所有歐美語言都來源於希臘文和拉丁文archivum，文字和讀音都非常相似。它們的本義是行政機關所在地，後指存放公文或其他文件的地方，後指存放在這些地方的檔案。它是壹個多義詞，可以解釋為檔案、檔案、檔案等，所以在使用時往往需要加以限定或解釋。
檔案剛產生的時候，壹直有不同的觀點，其中比較有代表性的觀點是階級社會產品論和原始社會產品(或稱社會產品)論。前者認為文字和國家機關的出現成為檔案產生的必要條件；後者認為檔案起源於國家形成之前的原始社會時期。從已知的歷史事實和研究成果來看，檔案並非產生於人類之初，而是人類社會發展到壹定階段的文明產物。世界各地發現的最早用文字系統記錄人們實踐活動的檔案，多為國家出現後的歷史文物，如中國的甲骨或龜甲上的檔案、兩河流域的泥板檔案、埃及的紙莎草檔案等。文字發明之前的非文字性筆記的原始形式(如結繩、刻契等)是否具有檔案性質，還有待進壹步調查研究。
特色檔案不同於壹般的歷史文物或歷史文獻。(1)它是由現實中使用的文獻轉化而來的原始歷史記錄，因其具有記錄性和獨創性的特點而不同於壹般的歷史文物。②是各種機關、組織和個人在其特定的社會活動中積累起來的記錄群體體，檔案之間存在著必然的歷史聯系。因此，檔案管理必須尊重檔案來源與內容之間的內在聯系，維護檔案系統的歷史風貌，以發揮檔案信息系統的獨特作用。(3)由於檔案是原始的歷史記錄，而且大部分是原始的孤本，更加可靠，特別珍貴，這就對檔案的保護和利用提出了特殊的要求。④檔案的種類和形式豐富多彩，範圍相當廣泛。壹些歷史悠久、性質或載體特殊的檔案，往往與文物、圖書資料有壹定的轉化關系或部分重疊關系，因此收藏在博物館、圖書館、紀念館等單位。
長期以來，各國學者對檔案的特征和定義有不同的看法。就檔案概念的內涵和構成要素而言，基本上有兩種觀點:①強調具有永久保存價值並保存在檔案館等特定場所的歷史文獻是檔案。例如，在國際檔案理事會主持下編纂的《檔案術語詞典》(1984)將檔案定義為“選定或未選定的不活躍文件，供其創建者或其職能繼承人自用，或因其檔案價值而由適當的檔案館保存”。②有壹定保存價值的歷史文獻，無論保存在哪裏，都是檔案，不考慮永久保存價值、保存地點等因素。例如，法國檔案法(1979)規定:“任何自然人或法人，任何國家機關或組織，或任何私人機構或部門，不論其形成日期、形成方式和材料，均為檔案。”我國規定，各種需要短期、長期或永久保存的歷史文件，無論是保存在機關檔案館或國家檔案館，還是保存在個人手中，都屬於檔案。就檔案概念的屬關系而言，檔案的定義大致有三種情況:①歷史記錄或原始記錄為屬概念，在我國已較為普遍；(2)以文件為概念，國際上比較通用；③以信息或信息材料、信息載體為通稱概念，近年來有發展趨勢。