歸檔材料應完整、齊全、優化。
完整是指門類齊全，無論是內容還是載體。
完整性意味著歸檔的材料應該是完整的，沒有缺陷的。
優化是指只有在數量足夠的基礎上才要求質量優化，並且有特點。
加強檔案的調查和指導
各機關、團體、企業事業單位的檔案機構依法統壹管理本單位的檔案。壹方面，負責對本單位各部門文件材料的收集、整理和歸檔工作進行業務指導，並對所屬機構的檔案工作進行監督和指導；另壹方面，檔案管理部門要采取多種措施，通過各種渠道加強調查，加強民間特色檔案的收集，推進檔案資源建設，豐富館藏內容，改善館藏結構，及時接收應接收的檔案入館。
維護整個氏族的不可分割性
全總是壹個黨建單位形成的全部檔案，與壹個單位的活動密切相關，所以活動中形成的各類文件材料必然有內在聯系。為了保證文件的完整性，在收集檔案時必須堅持全宗族不能分散的原則，壹個單位形成的檔案要集中在壹個檔案室，不能人為分散。
加強檔案工作的規範化
檔案載體和文字材料應符合檔案保護和裝訂的要求。應使用符合耐久性要求的書寫材料，嚴禁使用純藍色墨水、紅色墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書寫材料。備案材料中有電子文件的，應當與相應的紙質文件壹並備案。