1.貫徹“預防為主，防治結合”的方針，做好防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲“八防”，確保檔案安全。
2.每年春秋兩次更換防蛀防黴藥物，來年進行除塵，並進行壹次檔案檢查。如果發現檔案被蟲蛀、發黴、老化，要及時做好詳細記錄，並采取相應的補救措施。
3、倉庫應安裝遮陽簾，嚴禁使用明火。每年檢查壹次電源和電氣設備，確保倉庫內電路暢通和安全使用。
4.嚴禁吸煙、攜帶易燃易爆物品、水果、食物等雜物。
5.配備與檔案相適應的消防器材(滅火器)，由專人管理，並定期檢查，按要求更換。因失職造成檔案因火災遭受損失的，按有關規定追究責任。
6、控制倉庫內的溫度和濕度(溫度14-24攝氏度，溫度45-60度。)。並連續記錄溫度和濕度。如有誤差，及時啟動除濕機和空調，調節倉庫內的溫度和濕度。
7.檔案室及其檔案櫃的鑰匙應由專人保管，不得錯放或丟失。進出檔案室應鎖好門窗。未經許可，非檔案人員不得擅自進入檔案庫房查閱檔案，只能在檔案閱覽室查閱檔案，防止檔案被盜。
8.檔案人員調離或因公外出，必須與其繼任者填寫交接登記表，辦理交接手續後方可離校。
二、檔案管理-管理-員崗位責任制
1.認真學習宣傳、貫徹上級有關檔案工作的方針、政策和法規以及我校檔案管理和工作制度實施辦法，努力學習檔案業務技術，不斷提高自身和政治業務水平。
2、認真做好文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作，做到分類科學、組卷合理、期限確切、書寫和裝訂規範。
3.指導和監督各部室、組和文件的形成、積累和整理，按要求及時上交檔案和進館。
4、按照"七防"的要求，集中統壹管理本校各類檔案。
5、認真做好檔案信息的開發利用工作，做好臺帳，做好編研工作，對校內外查閱檔案的同誌要熱情周到，及時記好“查借檔案登記簿”，定期編檔案利用效果實例。
6、根據上級的規定，做好檔案的統計、鑒定和處理工作。
7、嚴格遵守檔案保密紀律，保守秘密，保守秘密。
法律依據:《中華人民共和國檔案法》第六條主管全國檔案事業，對全國檔案事業實行統籌規劃、組織協調、統壹制度、監督指導。
縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，對本行政區域內的機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作進行監督和指導。
鄉、民族鄉、鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，並對所屬單位的檔案工作進行監督和指導。