狹義的行政處分是指上級對下級在行政機關內部的違紀行為或者尚未構成犯罪的輕微違法行為給予的紀律處分。檔案行政處分，從廣義上講，是指國家行政機關或者有關組織、單位對在檔案事務中違反行政法律、法規並負有行政責任的當事人給予的法律制裁。行政處分可分為行政處分和行政處罰。
1.行政處分這是國家機關、社會團體和有關單位根據隸屬關系，對違反檔案法律法規的下屬人員給予的行政處分，即廣義的行政處分。行政處分分為警告、記過、記大過、降級、撤職、開除六種形式。
2.行政處罰這是專門的國家行政機關對違反檔案法律法規或者其他涉及檔案事務的法律規定的公民、法人或者其他組織給予的行政處分。詳見本書第七章第四節檔案行政處罰介紹。
雖然檔案行政處罰和行政處分都屬於行政處分的範疇，但兩者有明顯的區別:
第壹，實施主體不同。檔案行政處罰的主體是特定的國家行政機關。根據檔案法律法規，除海關負責對擅自將檔案帶出境外的違法者實施行政處罰外，其他檔案行政處罰只能由檔案行政管理部門依法實施，其他任何企事業單位、社會團體乃至國家機關都無權實施檔案行政處罰。行政處分可以由檔案違法行為當事人所屬的各種機關或者其他組織、單位實施，其主體具有多元化的特點；檔案行政管理部門無權對與檔案違法行為沒有隸屬關系的當事人直接給予行政處分，只能向其所屬組織提出行政處分建議。
第二，適用對象不同。行政處罰是對檔案違法行為相對較輕的當事人進行處罰，而檔案行政處罰是針對雖不構成犯罪但檔案違法行為相對較重的當事人。
第三，法律性質和適用對象不同。就其性質而言，行政處分是組織內部的法律處分，是國家機關、社會團體、企事業單位對內部工作人員或下屬單位工作人員實施的處分；檔案行政處罰屬於外在的法律制裁，檔案行政處罰的對象可以是壹切有檔案違法行為，依法應當給予行政處罰的公民、法人和其他組織。
第四，制裁有不同的形式。檔案行政處罰與行政處罰有不同的形式，如罰款、沒收非法所得等處罰形式；後者有降職、撤職、開除等形式。懲罰和處置的形式不得相互混淆或替代。
第五，法律救濟方式不同。承擔檔案行政處罰和處分的當事人在法律救濟方面享有不同的權利和途徑。當事人對檔案行政處罰不服的，可以向有關復議機關申請行政復議或者向人民法院提起行政訴訟；對行政處罰不服的，不得申請行政復議或提起行政訴訟，只能按隸屬關系向內部有關部門申訴。
(2)民事制裁這是對檔案事務中的民事違法者實施的法律制裁。檔案法規定的檔案民事制裁的主要形式是賠償損失，即檔案違法行為給檔案造成損失的，由當事人根據受損檔案的價值進行壹定數額的經濟補償；其他法律也有涉及檔案事務的民事責任規定，制裁形式更加多樣。
(三)刑事制裁刑事制裁又稱刑罰，是國家專門機關對檔案事務中的刑事犯罪分子實施的法律制裁。刑事制裁是對檔案最嚴厲的法律制裁，針對的是檔案及其當事人觸犯刑法、實施犯罪的違法行為。