2.根據相關章程進行篩選。壹般來說，沒有當前或以後參考、使用或執行價值的文件，是不需要保存的。此類文件可先剔除銷毀，剩余文件可根據機關單位對檔案歸檔管理的具體要求進行篩選。
3.劃分類別和級別。篩選工作完成後，檔案管理人員可以按照所屬部門名稱對檔案進行橫向分類，然後按照上下級隸屬關系進行縱向排列。不能密級的檔案可以酌情與本部門的檔案並排歸檔。
4.確定儲存期。所有能夠影響實體整體情況及其職能的文件都需要永久保存。剩余的歸檔文件可以根據其價值的影響持續時間和相關規章制度保存足夠長的時間，不能過早銷毀。