工作總結必須表達具體內容。承載這些內容的載體有很多，常用的有四種。壹種是描述性文字，這是最常見的載體。第二個是數據，用充滿活力的方式描述工作成果，比文字更有說服力。三是圖表，可以更直觀地表達數據之間的相關性，指出趨勢，形象地描述情況。
第四，分析，通過邏輯結構的分解，或者各種分析工具的運用，分解現狀，追溯原因，預測未來。可以說，沒有分析的工作總結會顯得單薄蒼白。在做書面描述時，要使用恰當的術語，盡量使用公司的常用詞。意思相同的話是溝通的基礎，是建設公司企業文化的基礎。
總結報告的形式和數據來源
常見的形式有Word文檔、PPT文檔、Excel文檔、影音文件等。Word文檔壹般比較適合需要長篇敘述和定性描述的摘要，也是比較傳統的形式。PPT文檔摘要的特點是易讀、簡潔、要點突出、報告結構清晰、重點明確、邏輯層次清晰。Excel文檔摘要的特點是內容模塊的排列直觀清晰，易於壹紙表述，數據表可直接分析。
工作總結的數據來源很多，但在寫報告時，往往會面臨缺乏數據支撐的困境。壹般來說，至少可以從四個方面找到數據。第壹，日常記錄是累積數據，比如累計出錯次數。二是信息系統，屬於統計數據，三是項目工作，屬於項目數據。四是預算和支出，不僅包括財務預算，還包括人員或其他物質資源的預算。