(壹)編制目錄
實際上，地質數據的相關信息都存儲在檢索工具中，包括地質數據信息的主要內容和管理特點。它可以起到介紹和搜索地質數據的作用，是從海量地質數據中快速找到所需目標數據的搜索工具。
在地質數據管理中，搜索工具具有以下功能:
首先是紐帶的作用。對於擁有大量館藏的檔案，用戶不知道是否有他們要尋找的目標信息，也不知道相關信息在館藏中的確切位置。搜索工具需要在地質數據和用戶之間建立壹個特定的“紐帶”來連接它們之間的供求關系。有人稱之為打開地質資料“寶庫”的鑰匙。
二是溝通互動。用戶可以借助檢索工具了解地質資料的分布、內容、形成時間和作者，檢索工具也是地質檔案之間的交流工具。兄弟庫可以通過檢索工具了解館藏交換情況，也可以通過檢索工具收集用戶對地質資料管理的反饋。
第三是管理角色。可以借助檢索工具掌握采集的實際情況，根據檢索工具編制統計年報和統計相關報表數據。
匯編地質數據檢索工具，其主要工作在兩個方面:目錄匯編和數據描述。數據描述可以索引和記錄某壹地質數據的標題、部分內容和相關管理特征，並存儲在檢索工具中，是檢索工具中的信息單元，也是參考線索。檢索工具通常分為目錄、索引和指南(也稱為館藏介紹)。現在的檢索工具壹般都是通過數據庫管理的設計來完成的，也就是俗稱的“機檢目錄”。強大而快速。使用數據庫進行檢索和實施管理的人員，壹般會編寫系統操作說明，指導使用數據庫檢索地質數據。
(2)地質資料描述
地質資料描述揭示了地質資料的內容特征和基本信息表現，反映了地質資料的主要內容和形式，比內容描述和關鍵詞更具體、更抽象。目前，國家對地質資料描述的內容、標引和詞匯都有統壹的規範和標準。
1.運動描述
描述項是指地質資料的主要描述項，包括標題與責任描述項、類型、體裁與語言項、分類與保管項、時間項、特殊細節項、載體形態項、副標題項、註釋與主題項、檢查與編號項九項。
2.記錄事件
描述大項下有小項，9大項下有34個小項。
標題和責任說明包括:標題(標題包括標題、並列標題、副標題和標題說明、文號)、責任人(責任人包括形成單位、編輯和審批機關)和附件。
類型、語言、語言分為:類型、語言、語言。
分類存放項目包括:分類、保護期、存放期、原存放單位和場所、實物存放單位和場所。
時間項包括:地質資料形成時間或提交時間、起止日期、審批時間、提交時間。
具體包括:投資主體和地理坐標。
承運商表單項目包括:承運商類型、數量、單位和規格。
該子項下沒有更多的子項。
筆記和摘要項分為筆記和摘要項。
檢查編號項目包括:分類號、檔案代碼、檔案號、行政區劃代碼、電子文件號、主題詞、關鍵詞。
在地質數據的描述中也使用了標識符，相對於文件管理略有增加。壹般來說，就業標識符大多用於檢索卡在人工檢索，而很少用於計算機檢索和數據庫。如果要檢查索引或標識符，請參考DA/T23-2000地質資料文件詳細描述規則。