檔案描述規則的標準描述

檔案著錄是檔案館和實驗室編制檢索工具時，對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。它是獲取文件中蘊含的情報信息的主要途徑，也是決定文件檢索工具質量的重要因素。規則的制定為建立和完善全國統壹的檔案檢索系統，建立地方和全國目錄中心，逐步實現電子計算機檢索創造了條件。

規則的主要內容:①引言，說明制定的目的、原則和適用範圍。(2)名詞術語，定義所涉及的基本名詞術語的概念。③說明項，包括10大項，如標題及責任人、正文項、分類及保管期限、時間、載體形式、檢驗及編號等，以及若幹小項。(4)識別符號，其指定用於記錄項目和內容的六種標識符。⑤描述格式，規定和說明描述項在項中的排列順序和表達方式。文件級格式如圖1所示，文件級格式如圖2所示。⑥項目的詳細描述，對描述項目中的每壹項逐壹解釋，詳細說明，並舉例說明。此外，規則還對描述項目的詳細程度、使用的字符、載體類型標識和描述來源等作了壹些規定。